Korzystasz z unijnej dotacji, nie wybierzesz dostawców z wolnej ręki

Ponieważ środki unijne są funduszami publicznymi, to ich wydawanie powinno odbywać się w sposób jawny, przejrzysty i z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji. Dotyczy to nie tylko takich aspektów procesu wdrażania funduszy unijnych jak np. organizacja konkursu, ale także etapu wyboru dostawców czy wykonawców prac. O ile dla samorządowców konieczność przestrzegania ściśle określonych procedur wyboru partnerów nie jest niczym nowym, to warto wiedzieć, że obostrzenia w tym zakresie dotyczą także przedsiębiorców. Dlatego warto sobie uświadomić, że firma, która wydaje unijne pieniądze, nie powinna tego robić dowolnie.

Kwestia wyboru dostawcy jest regulowana w umowie o dofinansowaniu inwestycji, jaką podpisuje każdy przedsiębiorca, któremu udało się wygrać wyścig po pieniądze z UE.

Przedsiębiorcy zobowiązani do stosowania ustawy - Prawo zamówień publicznych, powinni przeprowadzić pełną procedurę przetargową zgodnie z przepisami tejże ustawy (patrz ramka). Będą to jednak przypadki sporadyczne. O wiele częściej spotykany jest obowiązek stosowania procedury wyboru dostawcy bądź wykonawcy w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę. Najczęściej przyjmowanym rozwiązaniem jest wysłanie zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych dostawców bądź wykonawców. Po otrzymaniu ofert należy sporządzić protokół z wyboru, który powinien zawierać porównanie nadesłanych ofert oraz uzasadnienie wyboru konkretnej oferty pod kątem kryteriów ustalonych przez spółkę.

Przyjrzyjmy się dokładniej obowiązkom, które na beneficjentów przedsiębiorców nakłada umowa o dofinansowanie. Jako przykład weźmiemy bardzo popularne działanie 4.4 w Programie Innowacyjna Gospodarka, w ramach którego firmy mogły pozyskać środki na innowacyjne inwestycje w najnowocześniejsze światowe technologie. Umowy, które były podpisywane w ramach konkursów, które odbyły się w 2008 r. mówią, że "beneficjent jest zobowiązany do przedstawienia co najmniej trzech ofert (w rozumieniu art. 66 kodeksu cywilnego), ważnych na dzień dokonania zakupu lub złożenia zamówienia, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych dostawców towarów, usług, robót budowlanych związanych z realizacją inwestycji".

Rok później do umowy zostały wprowadzone kolejne zapisy, które w bardziej szczegółowy sposób omawiały zasady wyboru dostawców. Zgodnie z nimi "beneficjent jest zobowiązany do przedstawienia co najmniej trzech ofert ważnych na dzień dokonywania zakupu lub złożenia zamówienia, złożonych przez potencjalnych dostawców towarów, usług czy robót budowlanych (o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych dostawców towarów, usług czy robót budowlanych) w odpowiedzi na zapytanie ofertowe skierowane do nich przez beneficjenta. Zapytanie ofertowe zawierające opis przedmiotu zakupu, kryteria oceny ofert oraz termin składania ofert beneficjent jest zobowiązany do zamieszczenia na swojej stronie internetowej (o ile posiada taką stronę) oraz w swojej siedzibie w miejscu publicznie dostępnym".

Dodatkowo, jeśli mimo wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych dostawców towarów, usług czy robót budowlanych beneficjent otrzyma tylko jedną ofertę, uznaje się zasadę konkurencyjności za spełnioną, pod warunkiem udokumentowania wysłania przez przedsiębiorcę zapytania ofertowego, zgodnie z powyższymi zasadami. Natomiast w sytuacji, w której na rynku nie istnieje trzech potencjalnych dostawców, przedsiębiorca powinien złożyć stosowne oświadczenie. Wówczas zgodnie z umową będzie mógł wybrać dostawcę bez stosowania powyższej procedury.

Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, która odpowiada za działanie 4.4 w Programie Innowacyjna Gospodarka, zaleca swoim beneficjentom, by zapytanie ofertowe zawierało:

● opis zamówienia,

● opcjonalnie informacje na temat przebiegu realizacji zlecenia, które mogą być istotne do jego wykonania,

● termin realizacji robót/dostawy urządzeń/ usług,

● termin składania ofert,

● kryteria, jakie zastosuje beneficjent przy wyborze,

● miejsce wykonania usług /dostarczenia urządzeń,

● miejsce składania ofert,

● oczekiwany zakres kształtu oferty (patrz ramka).

Wybór ofert powinien zostać udokumentowany protokołem z wyboru dostawców/usługodawców, który powinien skrótowo opisywać przebieg procesu ofertowego, czyli odpowiadać na pytania, kiedy wysłano zapytania ofertowe, do jakich podmiotów, od kogo oferty wpłynęły i w jakim terminie. Jednak przede wszystkim powinien zawierać szczegółowe uzasadnienie powodów wyboru danego wykonawcy. Jeżeli w zapytaniu ofertowym określono kryteria wyboru oferenta, to w uzasadnieniu wyboru beneficjent powinien szczegółowo odnieść się do danej oferty.

Uwaga! W przypadku kiedy beneficjent kieruje zapytania ofertowe, a następnie dokonuje zakupu robót, towarów, usług od podmiotów powiązanych osobowo lub kapitałowo, może to rodzić podejrzenie wystąpienia konfliktu interesów. Wówczas firma jest zobowiązana do udokumentowania, że przy wyborze kierowała się wspomnianą wcześniej zasadą uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości.

Mariusz Gawrychowski

mariusz.gawrychowski@infor.pl

@RY1@i02/2011/135/i02.2011.135.130.0003.001.jpg@RY2@

Fot. Materiały prasowe

Andrzej Pelczar | prezes spółki OPTeam

Korzystając z unijnych funduszy, podobnie jak inni beneficjenci musimy dostawców i podwykonawców wybierać w jawny sposób - np. w ramach konkursu ofert. W większości przypadków firmy i tak przy składaniu zamówień sprawdzają kilka ofert, by wybrać z porównywalnej jakości najtańszą. Nie jest to trudne, choć czasem wydłuża czas realizacji projektu.

Trzeba pamiętać, aby spełnić te wymogi, by potem nie mieć kłopotów z rozliczeniem dotacji. Wybór konkretnej oferty musi być udokumentowany protokołem. To, jakie są warunki wyboru dostawców, jest za każdym razem opisane w umowie dotyczącej konkretnego programu.

Nasza firma realizowała i realizuje obecnie wiele projektów, które otrzymały unijne dofinansowanie, m.in. w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka czy Sektorowego Programu Operacyjnego Wzrost Konkurencyjności Przedsiębiorstw. Korzyści z ich realizacji w postaci funduszy na rozwój i nowych doświadczeń zdecydowanie przewyższają ewentualne trudności związane z formalnymi wymogami dotyczącymi przygotowania wniosku i wymaganych później dokumentów.

Zgodnie z ustawą - Prawo zamówień publicznych przedsiębiorstwo zobowiązane jest do stosowania tej ustawy, jeśli łącznie spełnione są następujące warunki:

● ponad 50 proc. wartości zamówienia jest finansowane ze środków publicznych lub przez podmioty wymienione w ustawie (np. jednostki sektora finansów publicznych);

● wartość zamówienia jest równa lub większa niż kwoty określone w rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów w sprawie kwot wartości zamówień i konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich;

● przedmiotem zamówienia są roboty budowlane w zakresie inżynierii lądowej lub wodnej, budowy szpitali, obiektów sportowych, rekreacyjnych lub wypoczynkowych, budynków szkolnych, budynków szkół wyższych lub budynków wykorzystywanych przez administrację publiczną lub usługi związane z takimi robotami budowlanymi.

Co powinna zawierać oferta od wykonawcy/dostawcy:

● pełną nazwę oferenta;

● adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu oraz numer NIP;

● informacje techniczne o oferowanych urządzeniach, zakresie usług itp.;

● cenę oferty (wyrażona w jednostkach pieniężnych, którą kupujący jest obowiązany zapłacić wykonawcy za przedmiot zamówienia z uwzględnieniem podatku od towarów i usług VAT). Istotne jest aby cena uwzględniała wykonanie wszystkich prac i czynności oraz zawierała wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia (m.in. wszelkie koszty związane z montażem);

● termin ważności;

● oferta powinna być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do występowania w obrocie prawnym w imieniu oferenta, przy czym podpis musi być czytelny lub opisany pieczęciami imiennymi.