Trzeba ustalić zasady oceny próbek towarów

Prawo do żądania przedstawienia próbek oferowanych towarów nie może prowadzić do ograniczenia konkurencji lub naruszenia zasady równego traktowania wykonawców. Zamawiający określając wymóg załączenia do oferty próbek oferowanego przez wykonawcę asortymentu (np. materiałów biurowych) powinien dokładnie określić zasady ich dołączania oraz zasady zwrotu po zakończeniu przetargu.

Wymóg przedstawienia próbek oferowanych towarów nie może stanowić warunku udziału w postępowaniu. Możliwe jest żądanie próbek jako elementu oferty, który potwierdza zgodność oferowanego asortymentu z wymogami specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zatem brak próbek może prowadzić do odrzucenia oferty - nie może natomiast stanowić podstawy do wykluczenia wykonawcy z udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne.

W praktyce najczęściej zamawiający wymagają aby wykonawcy załączali próbki oferowanego towaru w przypadku gdy przedmiotem zamówienia jest dostawa:

● materiałów opatrunkowych,

● materiałów biurowych,

● środków czystości,

● wykładzin, materiałów tapicerskich.

Zamawiający musi precyzyjnie określić, w jaki sposób, jaką metodą będzie weryfikował próbki oferowanych produktów w odniesieniu do poszczególnych cech produktu zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia. Sam fakt żądania próbek nie wskazuje wprost na zakres i sposób ich badania w toku oceny ofert.

Potwierdza to np. wyrok (sygn. akt: UZP/ZO/0-226/07), w którym Zespół Arbitrów rozpatrywał odwołanie wykonawcy odrzuconego z udziału w przetargu ponieważ w ocenie zamawiającego załączył próbki nie spełniające wymogów. Przedstawione próbki były bowiem oznaczone etykietą, która wskazywała, że można je wykorzystywać jedynie w celu prezentacji. Zamawiający uznał na tej podstawie, że nie może sprawdzić ich w stosownej terapii i odrzucił ofertę. Zespół Arbitrów po rozpoznaniu sprawy uznał, że nie było podstaw do odrzucenia oferty. W wydanym wyroku Zespół Arbitrów podkreślił, że zamawiający, mając zamiar dokonania testów przydatności oferowanego towaru na podstawie przedstawionych w ofertach próbek, powinien w sposób precyzyjny wskazać zamiar przeprowadzenia testów poprzez zamieszczenie stosownej informacji w treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Podobnie w wyroku UZP/ZO/0-2438/06 Zespół Arbitrów nie uwzględnił argumentów odwołującego, który podnosił, iż załączone do oferty próbki są niezgodne z treścią SIWZ, ponieważ dany asortyment nie jest opisany w katalogach producenta próbki.

W ocenie składu orzekającego w żadnym wypadku dowodem na niezgodność dostarczonych próbek z treści SIWZ nie mogą być internetowe katalogi producenta. Okoliczność, że w takim katalogu nie występuje produkt o określonych parametrach nie oznacza, że taki produkt nie jest lub nie będzie produkowany dla potrzeb realizacji danego zamówienia. Zatem jeżeli próbki potwierdzają spełnianie parametrów określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie ma powodów do odrzucenia oferty.

Marek Okniński