Dlaczego warto stosować zamówienia elektroniczne

Ustawa - Prawo zamówień publicznych przewiduje dwie procedury elektronicznego udzielenia zamówienia: aukcję elektroniczną oraz licytację elektroniczną.

Aukcja czy licytacja?

Aukcja elektroniczna nie stanowi trybu udzielenia zamówienia publicznego, tylko jest procedurą, którą zamawiający może, po dokonaniu oceny złożonych ofert, wykorzystać do obniżenia ceny realizacji zamówienia. Natomiast licytacja elektroniczna to tryb udzielenia zamówienia publicznego, z którego zamawiający może skorzystać, gdy wartość zamówienia nie przekracza progów unijnych określonych w art. 11 ust. 8 ustawy - Prawo zamówień publicznych.

Elementem wyróżniającym zamówienia elektroniczne jest procedura wyboru wykonawcy, która przewiduje wykorzystanie elektronicznej platformy aukcyjnej, na której prowadzony jest wybór wykonawcy danego zamówienia publicznego. System platformy aukcyjnej umożliwia składanie kolejnych ofert (postąpień) w postaci elektronicznej. Składane przez wykonawców oferty podlegają automatycznej klasyfikacji na podstawie ceny, a także innych mierzalnych kryteriów.

W toku udzielanego zamówienia platforma aukcyjna przekazuje na bieżąco wszystkim wykonawcom informacje o pozycji złożonych przez nich ofert, liczbie wykonawców biorących udział w aukcji/licytacji elektronicznej, a także o cenach złożonych ofert, z tym że do momentu zamknięcia aukcji/licytacji elektronicznej nie ujawnia informacji umożliwiających identyfikację wykonawców.

Bezpośrednio po zamknięciu aukcji/licytacji elektronicznej zamawiający podaje, pod ustalonym w ogłoszeniu o zamówieniu adresem internetowym, nazwę (firmę) oraz adres wykonawcy, którego ofertę wybrano.

Co to daje?

Decydując się na zastosowanie procedur zamówień elektronicznych przewidzianych ustawą - Prawo zamówień publicznych, zamawiający uzyskuje wiele korzyści związanych z taką procedurą udzielanego zamówienia.

Najistotniejsze to:

● zniesienie ryzyka formalno-prawnego związanego z niezgodnym z ustawą - Prawo zamówień publicznych wyborem trybu udzielenia zamówienia publicznego,

● przyspieszenie procedur: wybór najkorzystniejszej oferty dokonuje się automatycznie podczas trwania aukcji/licytacji,

● usprawnienie przepływu informacji,

● transparentność wyboru wykonawcy,

● powszechny dostęp wykonawców do zamówienia,

● zminimalizowanie ryzyka popełnienia błędów związanych z przygotowaniem oferty i obliczeniem ceny wykonania zamówienia,

● ograniczenie zjawisk korupcyjnych,

● obniżenie kosztów realizacji zamówienia,

● uznanie organizacji za dążącą do aktywnego funkcjonowania w środowisku elektronicznym,

● możliwość uzyskania ceny korzystniejszej niż wstępnie założona w ofercie wyjściowej złożonej w formie tradycyjnej.

Opierając się na danych opublikowanych przez Urząd Zamówień Publicznych, warto wskazać na kolejną istotną zaletę, jaką bezsprzecznie są coraz wyższe oszczędności finansowe przy praktycznie zerowych nakładach - platforma udostępniana jest bezpłatnie na stronie www.uzp.gov.pl

W okresie od 1 stycznia do 17 lipca 2012 r. na platformie aukcji elektronicznych Urzędu Zamówień Publicznych przeprowadzono 313 aukcji. Dzięki zastosowaniu aukcji przy wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający uzyskali oferty w sumie o 115 252 077,47 zł tańsze od ofert pisemnych składanych w postępowaniach. Średnia oszczędność dla wszystkich aukcji przeprowadzonych w tym okresie to 15,2 proc. Najwyższa uzyskana podczas aukcji oszczędność wyniosła 15 185 082,17 zł (22,34 proc.).

W tym samym okresie na platformie licytacyjnej zostało przeprowadzonych 165 licytacji. Suma oszczędności liczonych w stosunku: pierwsza oferta złożona w postępowaniu do ceny oferty najkorzystniejszej wyniosła 17 836 393,86 zł. Ceny ofert uzyskanych w wyniku licytacji były średnio o 24,09 proc. niższe niż ceny ofert złożonych w chwili otwarcia licytacji.

Największą oszczędność odnotowano w postępowaniu na zakup wraz z dostawą papieru. W tym postępowaniu zaoszczędzono kwotę 2 437 800 zł.

Marek Okniński