Beneficjent na zakupach - wszystko trzeba udokumentować

Wymagania wyszczególnione zostały przede wszystkim w dwóch podstawowych dokumentach programowych: Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (obecnie obowiązującą jest wersja z 24 grudnia 2012 r.) oraz Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (obecnie obowiązująca wersja z 14 sierpnia 2012 r.).

Beneficjenci zaliczani do jednostek sektora finansów publicznych zobligowani są do stosowania ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (dalej: p.z.p.). Pozostali beneficjenci stosują z kolei zasadę konkurencyjności. Zgodnie z p.z.p. nabywanie towarów i usług, których wartość przekracza równowartość złotową 14 000 euro netto (bez VAT, kurs obowiązujący od 1 stycznia 2012 r.: 1 euro = 4,0196 zł), dokonywane jest z zastosowaniem wskazanych w ustawie trybów. Ten sam pułap wydatków obowiązuje dla jednostek spoza sektora finansów publicznych - każdy zakup przekraczający równowartość 14 000 euro netto musi być dokonywany z zastosowaniem zasady konkurencyjności (nie dotyczy to personelu zarządzającego projektem oraz zadań wykonywanych przez personel, z którym beneficjent współpracował w sposób ciągły lub powtarzalny co najmniej rok przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu).

Zapytanie w trzy miejsca

Stosowanie zasady konkurencyjności wymaga wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców zamówienia. Konieczne jest również jego upublicznienie w postaci ogłoszenia na stronie internetowej.

Zapytanie musi zawierać w szczególności opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny oferty, informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty, sposób przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oraz termin na złożenie oferty. Nie może on wynosić mniej niż 10 dni roboczych od dnia ogłoszenia.

Po otrzymaniu zwrotnie ofert dokonywany jest wybór najkorzystniejszej na podstawie ustalonych kryteriów. Wybór musi zostać udokumentowany protokołem, który ma zawierać informacje określone w wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Rozdział 3, Podsekcja 3.1.3.1). Beneficjent musi również wysłać informację o wyniku postępowania do każdego z wykonawców, którzy złożyli ofertę.

Zasadę konkurencyjności uznaje się za spełnioną w sytuacji otrzymania co najmniej jednej ważnej oferty (dopuszczalne są forma elektroniczna i faks). Zasada konkurencyjności nie pozwala na udzielanie zamówienia podmiotom powiązanym kapitałowo lub osobowo, chyba że w drodze rozesłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych dostawców beneficjent nie otrzymał żadnej oferty zwrotnej. W tej sytuacji jednak wymagana jest zgoda instytucji będącej stroną umowy (najczęściej odpowiedniej instytucji pośredniczącej, z którą zawarta została umowa na realizację projektu).

Na koniec omawiania tej zasady warto dodać, że dopuszczalny jest wzrost zamówienia udzielonego z zastosowaniem zasady konkurencyjności już w trakcie jego realizacji - do wysokości 50 proc. wartości zamówienia pierwotnego - bez konieczności ponownego stosowania zasady konkurencyjności.

Efektywne zarządzanie

Prócz powyższych wymogów beneficjenci zobligowani są również do stosowania przy nabywaniu towarów i usług zasady efektywnego zarządzania finansami. Zakupy powyżej 20 000 zł netto (bez VAT) winny być dokonywane po rozeznaniu rynku, które polega na porównaniu cen u co najmniej trzech potencjalnych dostawców/wykonawców i udokumentowaniu tego procesu (np. wydruki ze stron, e-maile, w przypadku notatki służbowej wymagane jej podpisanie przez obie strony).

W przeciwieństwie do zasady konkurencyjności zasada efektywnego zarządzania finansami spełniona jest wyłącznie w sytuacji posiadania co najmniej trzech ważnych ofert (odpowiedzi potencjalnych dostawców). Nie występuje tu jednak konieczność upublicznienia zapytania w formie ogłoszenia (jest to oczywiście dopuszczalne).

Bez zawyżania

Jedna z zasad PO KL wskazuje, że kwalifikowalny jest tylko taki wydatek, który spełnia wymogi racjonalności i efektywności, tzn. nie jest zawyżony w stosunku do cen i stawek rynkowych. Ocena racjonalności wydatków w budżecie dokonywana jest przez eksperta już na etapie wyboru projektu do dofinansowania. Jeśli poziom planowanych środków finansowych przeznaczonych na zakup danej usługi czy dostawy przekracza przyjęte ceny rynkowe, to ekspert zaneguje pozycję w budżecie lub też wskaże ją do negocjacji (obniżenia) przed podpisaniem umowy na realizację projektu.

Dlatego właśnie na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu istotne jest, by wszelkie wydatki planowane w kwotach przekraczających stawki rynkowe dokładnie wyjaśniać (pod szczegółowym budżetem). Może się bowiem zdarzyć, że planujemy w ramach projektu przykładowo zakup oprogramowania, które zostanie opracowane specjalnie na nasze potrzeby (indywidualne, niestandardowe zlecenie), co uzasadniać będzie wyższą niż średnia cenę rynkową. Bez wpisania takich wyjaśnień i wskazania celowości nabycia towaru lub usługi w kontekście działań projektowych oraz założonych do osiągnięcia celów ekspert nie może uznać wydatku za racjonalny. Innym przykładem może być zakup komputera za 12 000 zł - na pierwszy rzut oka wydatek jest zawyżony. Jednak uzasadnienie, że będzie to komputer o wysokich parametrach (i podanie tych parametrów) wraz ze specjalistycznym oprogramowaniem, a całość stanowi zakup niezbędny, by zrealizować cel projektu, pozwoli ekspertowi zdecydować o racjonalności takiej pozycji w budżecie.

Warto dodać, że nieuprawnione jest wskazywanie w budżecie projektu jako jednostki miary kompletu - bez podania, co wchodzi w jego skład, oraz wskazania składowych cen jednostkowych. Wydatki określone w budżecie jako komplet uniemożliwiają właściwą ocenę racjonalności takiej pozycji budżetowej i mogą być negowane przez eksperta na etapie oceny wniosku.

Zatrzymać cennik

Realizując projekt, musimy ciągle pamiętać, że każdy nabywany przez nas produkt czy usługa musi nadal spełniać wymogi racjonalności. Nawet jeśli na etapie wyboru projektu ekspert nie uznał ceny danej usługi lub towaru za zbyt wygórowaną, nie oznacza to, że na dalszym etapie wartość ta nie może zostać zakwestionowana. Może to mieć miejsce na etapie rozliczania wniosku o płatność lub też w momencie kontroli projektu.

Dlatego nie tylko do zakupów powyżej 20 000 zł netto warto mieć dokumenty będące dowodem na racjonalność naszego wyboru. Do najczęściej wykorzystywanych dowodów należą wydruki z cenników, porównywarek internetowych czy też korespondencja z potencjalnymi dostawcami. Pomogą nam one udowodnić, że dokonaliśmy rozeznania rynkowego i wybraliśmy ofertę najkorzystniejszą, tj. spełniającą stawiane wymogi i racjonalną kosztowo.

Kłopotliwe podwyżki

W trakcie realizacji projektu często się zdarza, że w momencie zakupu towaru lub usługi okazuje się, iż zmieniła się cena w stosunku do budżetu planowanego przez nas na etapie tworzenia wniosku na realizację projektu. Beneficjenci nie zawsze są pewni, czy wolno im w tej sytuacji dokonać zakupu w wartościach przewyższających wskazane w budżecie wartości. Zgodnie z dokumentami programowymi nie ma możliwości zwiększania cen w odniesieniu do personelu projektu (nie tylko wskazanego w zadaniu Zarządzanie projektem, lecz także w odniesieniu do zadań merytorycznych), a także wartości cross financingu.

Pozostałe zamówienia i usługi co do zasady mogą być nabywane w cenach nieznacznie odbiegających od ustaleń w budżecie projektu. Zrozumiała jest bowiem zmiana cen w ciągu kilku, a często kilkunastu miesięcy, które upłynęły od napisania projektu do jego realizacji. Musimy jednak pamiętać, by wydatek spełniał wymóg racjonalności i efektywności (relacja nakład/rezultat) oraz by nie przekroczyć limitów dopuszczalnych zmian finansowych w obrębie zadania. W niektórych przypadkach wskazany jest kontakt z instytucją pośredniczącą celem utwierdzenia się w przekonaniu, że wydatek na etapie rozliczania wniosku o płatność nie zostanie uznany za niekwalifikowany.

Nabywanie towarów i usług musi zostać odpowiednio udokumentowane. W tym celu warto pod fakturą zarchiwizować również dokumenty uzupełniające - przykładowo do faktur dokumentujących zakup sprzętu może to być protokół z jego odbioru, do nabywanych usług gastronomicznych w czasie szkoleń - lista obecności potwierdzająca liczbę wydanych posiłków, do udokumentowania zrealizowania usługi dydaktycznej - lista obecności wraz z jednym egzemplarzem materiałów dydaktycznych przekazywanych uczestnikom np. w formie prezentacji itp.

@RY1@i02/2013/103/i02.2013.103.08800080a.803.jpg@RY2@

Ewa Nowińska pracownik Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach, członek komisji ocen projektów w Narodowym Centrum Badań i Rozwoju

Ewa Nowińska

pracownik Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach, członek komisji ocen projektów w Narodowym Centrum Badań i Rozwoju