Urzędnicy chętnie rozmawiają z firmami

Od ponad roku zamawiający, którzy chcieliby poszerzyć wiedzę na temat planowanej inwestycji, mogą już w sposób jawny konsultować się z wykonawcami. Pozwala to im jeszcze przed wszczęciem formalnego przetargu zorientować się, jakie rozwiązania są dostępne na rynku. Możliwość tę przewiduje art. 31 ust. 1a-1c ustawy - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.).

Na pierwszy rzut oka statystyka mogłaby sugerować, że narzędzie to jest rzadko wykorzystywane.

- Od 16 marca 2013 r., kiedy możliwe stało się publikowanie w formularzu ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych informacji o zastosowaniu dialogu technicznego, do końca 2013 r. z tej formy konsultacji skorzystano w 275 postępowaniach. Częściej poprzedzano dialogiem technicznym zakup usług - w 111 przypadkach, rzadziej dostaw, a najrzadziej robót budowlanych - wylicza Anita Wichniak-Olczak, dyrektor departamentu informacji, edukacji i analiz Urzędu Zamówień Publicznych.

Trzeba jednak pamiętać, że dane te dotyczą tylko tańszych zamówień, poniżej progów unijnych. Tymczasem dialog techniczny jest przeznaczony przede wszystkim dla bardziej skomplikowanych i droższych projektów. Na ich temat nie ma jednak danych.

- Znakomita większość dialogów organizowana jest przez zamawiających sektorowych. Powód jest prosty: w przeciwieństwie do zamawiających klasycznych, nie mogą oni stosować dialogu konkurencyjnego, a więc trybu, który opiera się na konsultacjach. Najczęściej dialog jest wykorzystywany przy zagadnieniach teleinformatycznych - zauważa Artur Wawryło z Centrum Obsługi Zamówień Publicznych.

Jest on jednak wykorzystywany także przy innych inwestycjach. Jeden z urzędów sprawdzał w nim, czy bardziej opłaca się zainwestować w oświetlenie LED czy zwykłe, chociaż energooszczędne; biblioteka przed remontem sprawdzała, w jaki sposób zabezpieczyć księgozbiór biblioteki. Takie konsultacje poprzedziły też kilka przetargów na wywóz śmieci.

- Mimo że dialog techniczny miał w zamyśle mieć zastosowanie głównie przy skomplikowanych inwestycjach, warto skorzystać z niego również przy prostszych zamówieniach. Pozwoli to na bieżące śledzenie zmian na rynku, wprowadzanych przez konkurujących ze sobą wykonawców - ocenia Małgorzata Dębczyńska-Zachacz, kierownik sekcji zamówień publicznych wojskowego oddziału gospodarczego w Zgierzu.

Skuteczne rozwiązanie

Jak po ponad roku funkcjonowania oceniają ten instrument praktycy?

- Dialog techniczny okazał się dużym sukcesem. Już wcześniej można było organizować podobnego typu spotkania sektora publicznego i prywatnego, ale brak uregulowań prawnych w tym zakresie odstraszał niektórych zamawiających. Teraz zarówno zamawiający, jak i potencjalni wykonawcy wiedzą, jaki jest cel konsultacji i ich przebieg, co na pewno ułatwia współpracę - mówi Witold Jarzyński, prawnik w kancelarii Magnusson, redaktor naczelny pisma "Zamawiający. Zamówienia Publiczne w Praktyce".

- Dzięki dialogowi zamawiający może bez ponoszenia dodatkowych nakładów finansowych przygotować przetarg w taki sposób, aby z jednej strony jak najlepiej odpowiadał jego potrzebom, a z drugiej był również korzystny dla wykonawców, którzy później nie zadają już tyle pytań do specyfikacji - dodaje.

Małgorzata Dębczyńska-Zachacz myśli podobnie.

- W tym roku po raz pierwszy zastosowaliśmy taką formę. Uważam, że to świetne narzędzie w sytuacji, gdy zamawiający ma problemy z opisaniem przedmiotu zamówienia czy też właściwym określeniem i sprecyzowaniem warunków umowy - dzieli się swoimi doświadczeniami.

Eksperci zwracają jednak uwagę, że jest to narzędzie wciąż mało znane, także uczestnikom przetargów.

- Część wykonawców, gdy się mówi o tej instytucji po raz pierwszy, nie widzi różnicy pomiędzy dialogiem technicznym a konkurencyjnym. Zdarza się, że przedsiębiorcy nawet nie zdają sobie sprawy z tego, że ten pierwszy istnieje w przepisach - ocenia Piotr Trębicki, radca prawny w kancelarii Czublun Trębicki.

- Tymczasem to doskonałe narzędzie dla zamawiających do zapoznania się z faktycznymi możliwościami rynku, a dla wykonawców oficjalny sposób na zaprezentowanie oferowanych przez siebie rozwiązań - dodaje.

Wątpliwości pozostały

Przy uchwalaniu przepisów o dialogu technicznym można było usłyszeć głosy, że jest to nic innego, jak legalizacja ustawiania przetargów pod kątem wybranych firm. Zwolennicy nowego rozwiązania odpierali te zarzuty, zwracając uwagę, że zamawiający zawsze konsultowali się z przedsiębiorcami, czasem przeglądając ich foldery reklamowe, czasem dzwoniąc i podpytując incognito o ofertę, a czasem po prostu prowadząc zakulisowe rozmowy. Nowe przepisy umożliwiają rozmowy przy otwartej kurtynie, w sposób przejrzysty i jawny.

Zamawiający muszą bowiem informować o przeprowadzeniu dialogu technicznego. Mają obowiązek umieścić o nim dane w protokole z postępowania: o podmiotach, które w nim uczestniczyły i o jego wpływie na opis przedmiotu zamówienia, specyfikację lub warunki umowy.

- Należy także pamiętać o tym, że przeprowadzenie dialogu przed właściwym postępowaniem nie legalizuje działań zamawiającego w samym postępowaniu, np. jeśli chodzi o opis przedmiotu zamówienia, który nie może utrudniać uczciwej konkurencji - podkreśla Artur Wawryło.

A jak jest w praktyce? Nikt dotychczas nie zarzucił nikomu, że dialog był prowadzony w sposób nieczysty.

- Czasem jednak mam wątpliwości, czy nie jest on swego rodzaju listkiem figowym, który ma przykryć próbę opisania przedmiotu zamówienia pod konkretne rozwiązanie. Spostrzegam bowiem, że nie chodzi o realne poszukiwanie wiedzy o tym, co oferuje runek - przyznaje Piotr Trębicki.

Nadmierny formalizm

Największy problem sprawia jednak samo zorganizowanie dialogu. Przepis jest bardzo lakoniczny: stanowi jedynie, że dialog prowadzi się z zachowaniem uczciwej konkurencji i równego traktowania potencjalnych wykonawców i oferowanych przez nich rozwiązań. Z jednej strony to jego zaleta, gdyż nie narzuca sztywnych norm, z drugiej jednak zamawiający nie zawsze wiedzą, co im wolno, a czego nie.

- Niestety, część z nich nadmiernie formalizuje procedurę dialogu. W skrajnych przypadkach ogłoszenie, regulamin dialogu, formularze wniosków o dopuszczenie do udziału w nim zawierają setki stron. To zaprzeczenie celu wprowadzenia dialogu. Miał on służyć do sprawnego i bezkosztowego pozyskiwania wiedzy z rynku - ocenia Artur Wawryło.

- Równie niepokojące jest stosowanie procedur prekwalifikacji uczestników dialogu. Zawęża się w ten sposób grono wykonawców, a przecież celem dialogu powinno być pozyskanie jak najbardziej kompleksowej wiedzy z rynku - dodaje.

Przykład prekwalifikacji można znaleźć w ostatnim dialogu, przeprowadzonym przez Pocztę Polską w związku z planowanym zamówieniem na zaawansowany system informatyczny. Do dialogu nie mogły zakwalifikować się firmy, które posiłkują się cudzym doświadczeniem (chociaż przepisy pozwalają na ich start już we właściwym przetargu) oraz konsorcja.

Czym uzasadnić te warunki?

- Dialog techniczny jest sposobem komunikacji z wykonawcami, który ma dać zamawiającemu wiedzę o planowanym przedmiocie zamówienia, warunkach finansowych i umownych. Zakaz posiłkowania się doświadczeniem podmiotów trzecich zmierzał do zakwalifikowania do dialogu wykonawców, którzy posiadają wiedzę i doświadczenie w wykonywaniu dużych wdrożeń i mogą podzielić się z zamawiającym najbardziej użytecznymi dla niego informacjami - tłumaczy wprowadzenie ograniczeń Maciej Gawroński, radca prawny z warszawskiego biura kancelarii Bird & Bird, która przygotowywała warunki dialogu dla Poczty Polskiej.

- Przepisy pozostawiają zamawiającemu sporo swobody. Nie ma on obowiązku dopuszczenia do dialogu konsorcjów, nie musi brać pod uwagę potencjału podmiotów trzecich, na który powołuje się potencjalny wykonawca. Nie ma też wymogu, aby w dialogu wzięły udział wszystkie zainteresowane podmioty, co w przypadku dużych postępowań mogłoby doprowadzić do tego, że dialog trwałby kilka miesięcy - dodaje.

Jego zdaniem procedura w tym przypadku nie była więc nadmiernie sformalizowana, a prekwalifikacja niezbędna.

- Kryteria doboru firm miały na celu rozmowę z wykonawcami mogącymi przekazać najwięcej na temat oferowanych rozwiązań. Sprawdziło się to znakomicie w odniesieniu do większości zgłoszonych wniosków. Uzyskaliśmy bardzo dobry wsad merytoryczny - przekonuje Maciej Gawroński.

Najczęściej dialog techniczny stosowany jest w zamówieniach teleinformatycznych

@RY1@i02/2014/100/i02.2014.100.18300060a.803.jpg@RY2@

Przy małych zamówieniach dialog niepopulrny

Sławomir Wikariak

 slawomir.wikariak@infor.pl