Sprawozdanie tylko w formie elektronicznej

Ustawa - Prawo zamówień publicznych zobowiązuje wszystkich zamawiających, którzy w 2015 r. udzielali zamówień publicznych, do sporządzenia rocznego sprawozdania z udzielonych zamówień. Obejmuje ono również umowy barterowe, w których wykonawca za zrealizowane usługi, dostawy lub roboty budowlane uzyskuje od zamawiającego jakąś korzyść majątkową. Wysokość otrzymanego w rozliczeniu barterowym wynagrodzenia musi być uwzględniona w treści składanego sprawozdania.

Sprawozdanie przesyła się do Urzędu Zamówień Publicznych drogą elektroniczną za pośrednictwem strony internetowej www.uzp.gov.pl, na której umieszczony jest formularz, którego wzór określa rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 13 grudnia 2013 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz.U. z 2013 r. poz. 1530).

W sprawozdaniu obowiązują poniższe zasady.

● Jeżeli w umowie określono jedynie ceny jednostkowe (bez podania wartości całkowitej umowy), za wartość zamówienia należy przyjąć iloczyn przewidywanej ilości lub zakresu usług (np. roboczogodziny) oraz ceny jednostkowej określonej w umowie.

● W przypadku umów na czas nieoznaczony za wartość umowy przyjmuje się wartość ustaloną z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania zamówienia w sprawozdaniu za rok zawarcia umowy.

● Zamówienie, w którym dopuszczono składanie ofert częściowych i zawarto więcej niż jedną umowę, należy traktować jako jedno postępowanie i na potrzeby określenia wartości umów należy zsumować ceny netto (bez podatku od towarów i usług) określone w zawartych umowach.

● W razie umowy ramowej należy podać jedynie jej całkowitą wartość. W sprawozdaniu nie należy uwzględniać wartości zamówień udzielonych na podstawie umowy ramowej.

Za zamówienia objęte obowiązkiem sprawozdawczym należy uznać te, w których doszło do podpisania umowy w dniach 1 stycznia - 31 grudnia 2015 r.

W sprawozdaniu uwzględnia się również umowy, które zostały zawarte w roku objętym sprawozdaniem, ale ich realizacja została przewidziana na lata następne. W wartości udzielonych zamówień uwzględnia się kwoty, na jakie zostały zawarte umowy, a nie rzeczywiste zaangażowanie zamawiającego. Jeżeli np. zamawiający udzielił zamówienia na usługi ochrony na lata 2015-2016, w sprawozdaniu należy wskazać kwotę realizacji całego zamówienia (wynikającą z zawartej umowy), a nie tylko wysokość faktur zapłaconych w roku 2015.

W sprawozdaniu nie uwzględnia się postępowań unieważnionych oraz ogłoszonych w 2014 r., ale niezakończonych podpisaniem umowy do dnia 31 grudnia 2014 r.

Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania wymaga, aby sprawozdanie zawierało w swojej treści informację o zamówieniach, które zostały udzielone z wyłączeniem obowiązku stosowania procedur określonych ustawą p.z.p., na podstawie przepisu art. 4 pkt 1-3, 6 i 10-13, art. 136-138. Zakres przekazywanych danych jest ograniczony do łącznej wartości i liczby zamówień, a w przypadku zamówień poniżej progu, od którego uzależnione jest stosowanie ustawy p.z.p. (art. 4 pkt 8), tylko do ich łącznej wartości.

Obowiązek sporządzania sprawozdań z udzielonych zamówień publicznych obejmuje również zamawiających, którzy w 2015 r. udzielali wyłącznie zamówień o wartości do 30 tys. euro. Nie są objęte obowiązkiem sprawozdawczym zamówienia, które zostały udzielone na podstawie wyłączeń zawartych w art. 4 pkt 8a, art. 4 pkt 8b i art. 4 pkt 8c ustawy p.z.p.

Z obowiązku sporządzenia sprawozdania wszyscy zamawiający muszą wywiązać się do 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie (zgodnie z art. 98 ust. 2 ustawy p.z.p.). Jest to termin zawity, tzn. nie podlega przedłużeniu, np. ze względu na liczbę udzielonych zamówień lub inne powody po stronie podmiotów zobowiązanych do złożenia sprawozdania.

Nieprzekazanie sprawozdania w wymaganym terminie zostanie przez jednostki kontrolujące zamawiającego potraktowane jako naruszenie przepisów ustawy - Prawo zamówień publicznych.

Marek Okniński