Jak gminy przekazują dane o meldunkach

Ewidencja ludności jest prowadzona w systemie teleinformatycznym przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych w formie zbioru PESEL, wojewodę w formie wojewódzkich zbiorów meldunkowych oraz organy gminy w formie gminnych zbiorów meldunkowych. Organy te są zobowiązane do wzajemnego przekazywania danych, które są zawarte w prowadzonych przez nie zbiorach meldunkowych oraz w zbiorze PESEL. Sposób przekazywania informacji jest uregulowany w rozporządzeniu ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu PESEL, które obowiązuje od 1 stycznia 2011 roku.

Jeśli w danej gminie melduje się osoba na pobyt stały, gmina ma obowiązek powiadomić o nowym miejscu zameldowania gminę, w której osoba ta była zameldowana poprzednio. W takim zawiadomieniu powinny zostać zamieszczone następujące dane: imię, nazwisko, nazwisko rodowe, imiona i nazwiska rodowe rodziców, data i miejsce urodzenia, PESEL, adres nowego miejsca zameldowania na stałe, data zameldowania, nazwa i seria dokumentu stwierdzającego tożsamość oraz nazwa organu, który wydał ten dokument. Gmina nowego miejsca zamieszkania po otrzymaniu takiego zawiadomienia jest zobowiązana do przekazania gminie nowego miejsca zameldowania danych osobowych zameldowanej osoby. Ponadto w przypadku osoby, która wstąpiła w związek małżeński, gmina przekazuje również informacje dotyczące związku małżeńskiego. Natomiast w przypadku zameldowania na pobyt czasowy, który trwa dłużej niż trzy miesiące, gmina dokonująca zameldowania również musi przekazać dane osobowe meldującej się osoby oraz adres miejsca pobytu czasowego i czas jego trwania. Informacje te są przekazywane gminie właściwej ze względu na miejsce stałego pobytu. Jeśli dana osoba nie ma miejsca stałego pobytu, to informacje przekazuje się gminie właściwej ze względu na miejsce ostatniego stałego pobytu. Gmina, która dokonuje wymeldowania z miejsca pobytu czasowego przed upływem czasu zgłoszonego przy zameldowaniu, informuje o tym fakcie gminę, w której osoba jest zameldowana na stałe.

Przekazanie między gminami informacji o zameldowaniu na pobyt stały albo czasowy trwający ponad trzy miesiące oraz informacje o wymeldowaniu następuje przy wykorzystaniu z wydruku z systemu teleinformatycznego. Wydruk taki jest opatrzony pieczęcią organu oraz podpisem i pieczęcią upoważnionego pracownika. Na przekazanie danych gmina ma 4 dni robocze. Ponadto przekazywanie informacji pomiędzy organami ewidencyjnymi może się odbyć dzięki wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. W takim przypadku termin na przekazanie wynosi do dwóch dni roboczych. Gminy muszą zachować ostrożność, przekazując dane, ponieważ zgodnie z przepisami powinny być one przekazywane w sposób, który uniemożliwia do nich dostęp osobom nieupoważnionym.

ewelina.stepien@infor.pl

Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 27 grudnia 2010 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz.U. z 2010 r. nr 257, poz. 1742).