Cele muszą być realistyczne i precyzyjnie określone

W opublikowanym ostatnio komunikacie (nr 9) minister finansów określił standardy definiowania celów dla jednostek sektora finansów publicznych w zadaniowym planie wydatków na rok 2010. Ministrowie i szefowie urzędów centralnych muszą więc formułować cele do zadań zgodne ze standardami określonymi w komunikacie. Dobór odpowiednich celów ma podstawowe znaczenie dla skutecznego funkcjonowania budżetu zadaniowego. Prawidłowo sformułowane cele muszą spełniać określone cechy, czyli muszą być: precyzyjne, konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne, realistyczne oraz określone w czasie. Minister finansów zwrócił uwagę, że cele formułowane na podstawie tych cech nakazuje stosować również Komisja Europejska (metodyka SMART).

Cele są jednym z niezbędnych elementów budżetowania zadaniowego, bowiem to do nich przyporządkowywane są mierniki, które mają pokazywać, czy cel został zrealizowany oraz czy realizując zadanie, osiągnięto założony efekt. W pierwszej kolejności cele powinny być adekwatne, a więc dopasowane do specyfiki zadania. Zgodnie z komunikatem ministra finansów chodzi o adekwatność do uwarunkowań społeczno-gospodarczych. Cele muszą więc być zgodne z możliwościami gospodarczymi kraju. Minister precyzuje dalej, że dysponent musi brać pod uwagę m.in. oczekiwania społeczne, możliwości podmiotów, które będą realizowały zadania, oraz czynniki zewnętrzne, które mogą mieć wpływ na realizację. Zaznaczyć należy, że chodzi nie tylko o możliwości finansowe podmiotów, ale także organizacyjne, kadrowe czy techniczne. Jeśli nawet na dane zadanie przeznaczone zostaną znaczne środki finansowe, a cel zostanie sformułowany niezgodne z wymogami technicznymi, w rezultacie cel może zostać niespełniony.

Budżetowanie zadaniowe jest oparte m.in. na planowaniu wieloletnim. W związku z tym dysponenci środków powinni patrzyć na zadania, które należy zrealizować nie tylko w danym roku budżetowym, ale również w perspektywie najbliższych dwóch, trzech lat. Dysponenci, określając cele, muszą więc brać pod uwagę cele strategiczne kraju wynikające ze Strategicznego Planu Rządzenia oraz Strategii Rozwoju Kraju. Nie zawsze jednak będzie to możliwe, gdyż w dokumentach tych znajdują się cele przekraczające okres dwóch, trzech lat. W takiej sytuacji, jak wynika z komunikatu, należy formułować cel, który będzie jednym z etapów realizacji celu wieloletniego zapisanego w dokumentach strategicznych.

W komunikacie minister finansów określił sześć standardów, które muszą być brane pod uwagę przy określaniu celów. Po pierwsze, muszą być one istotne (to znaczy obejmować najważniejsze obszary działalności dysponenta i jednocześnie uwzględniać cele rządu określone w dokumentach strategicznych).

Cele muszą być również precyzyjne i konkretne, czyli odnosić się do wyniku realizacji zadań i podzadań (muszą być określone tak, aby wskazywały na efekt, który ma zostać osiągnięty). Przy formułowaniu celu nie można bowiem wskazywać na działania, jakie mają zostać podjęte. Cel musi być jasny oraz powinien zawierać opis przedmiotu lub stanu rzeczy, które mają być wynikiem realizacji zadania lub podzadania. Dysponenci powinni zatem opisywać stan, który ma powstać po realizacji zadania lub podzadania.

Cele muszą być także spójne, czyli – jak czytamy w komunikacie – zapewniające wzajemną zgodność celów w ramach hierarchii struktury budżetu zadaniowego. Oznacza to, że cel zadania nie może być sprzeczny z celem podzadania. Co więcej, w nazwie podzadania nie należy powtarzać nazwy zadania.

Kolejną cechą celów jest mierzalność. Chodzi o to, aby cel był możliwy do osiągnięcia oraz aby można go było zmierzyć za pomocą mierników. To one pokazują bowiem, czy w wyniku realizacji zadania został osiągnięty cel. Innymi słowy: miernik pokazuje, czy osiągnęliśmy zamierzony efekt. Jeśli nie da się zmierzyć celu, to znaczy, że cel należy sformułować inaczej. Przykładowo: jeśli celem jest zapewnienie dostępu do internetu we wszystkich urzędach miast i gmin, łatwo zmierzyć (sprawdzić), czy cel został zrealizowany.

Cele muszą być jednak określone w czasie, czyli muszą informować, kiedy zadanie ma być zrealizowane. Przykład z zapewnieniem dostępu do internetu nie określa jednak czasu realizacji, co jest błędem. Stwierdzając, że celem jest zapewnienie dostępu do internetu we wszystkich urzędach miast i gmin, należy dodać, w jakim czasie chcemy cel osiągnąć – np. do 2012 roku. Dzięki temu w roku 2013 będzie wiadomo, czy cel został zrealizowany.

Ostatnim standardem, o którym mowa w komunikacie, jest realność. Chodzi o to, aby cel był sformułowany tak, aby był możliwy do spełnienia. Przy jego formułowaniu powinny być brane pod uwagę także ryzyka, jakie mogą być związane z jego realizacją. Z drugiej strony, nie należy formułować celów, które na pewno, bez żadnego wysiłku, zostaną zrealizowane. Chodzi bowiem o to, aby osiągnąć postępy w dziedzinie, której cel dotyczy.