Warto łączyć i usprawniać wydziały

●

– Centra usług wspólnych to forma organizacji działań, która została zaadaptowana w sektorze publicznym na bazie doświadczeń sektora prywatnego. To organizacja, która konsoliduje tzw. funkcje wsparcia: księgowość, administrację, IT czy kadry. Funkcje te są skoncentrowane w jednym miejscu i świadczą usługi na rzecz innych podmiotów czy jednostek organizacyjnych. W Polsce i innych krajach w sektorze prywatnym ten model ma zastosowanie m.in. w przypadku grup kapitałowych lub firm wielodziałowych. Ponadto w wielu krajach w sektorze publicznym model centrum usług jest już teraz wykorzystywany w samorządach i innych instytucjach.

●

– Aby w ramach ograniczonego budżetu, jakim operują samorządy, realizować zadania publiczne w sposób bardziej efektywny. To, co się uda zaoszczędzić, konsolidując funkcję księgową czy kadrową, można zainwestować w realizację innych działań, np. w obszar obsługi obywatela, wydłużając czas pracy biura obsługi klientów.

●

– Generalnie jest tak: jeśli mamy księgowość lub kadry w różnych miejscach, najprawdopodobniej każde ma odmienny system finansowo-księgowy, brak jest standaryzacji dokumentów, brak jest jednolitego sposobu postępowania. W przypadku konsolidacji wszystko można zmienić i osiągnąć niezłe efekty. Dodatkowo mamy efekt skali, który umożliwia realizowanie tego samego, ale po dużo niższych kosztach. Nie bez znaczenia jest także uzyskanie możliwości lepszej kontroli tego, w jaki sposób są wydatkowane pieniądze publiczne.

●

– Nie ma tu żadnej generalnej zasady – wszystko zależy od wielkości centrum i kreatywnego podejścia osób, które zarządzają samorządami. Można sobie wyobrazić, że CUW działa na poziomie gminy i obsługuje jednostki organizacyjne gminy. Można też stworzyć jedno centrum, które obsługuje kilka gmin, co daje jeszcze większe efekty.

●

– Należy zacząć od przygotowania studium wykonalności, które powinno odpowiedzieć na pytania: w jaki sposób centrum usług wspólnych będzie działało, jakich zmian i w jakim okresie trzeba dokonać po stronie organizacyjnej czy informatycznej, a na koniec policzyć, ile to będzie kosztowało, i sprawdzić, czy taka zmiana przyniesie oczekiwane rezultaty. Bez studium wykonalności samorząd nie jest w stanie podjąć świadomej decyzji, czy warto zrealizować tego typu centrum.

●

– Forma organizacyjno-prawna CUW jest dowolna. W praktyce może to być jednostka wewnętrzna w ramach gminy lub spółka prawa handlowego. Projekt można także zrealizować w ramach partnerstwa publiczno-prywatnego, lecz PPP nie działa jeszcze w Polsce tak, jak byśmy sobie tego życzyli, więc dwa pierwsze rozwiązania mogą być zastosowane. Wybór zależy tu od strategii gminy.

●

– Według mojej wiedzy, nie ma takich centrów – jesteśmy na początku drogi. Zachętą do działania w tym kierunku są jednak przykłady z gospodarek europejskich i światowych (głównie Wielkiej Brytanii, Szwecji, Holandii, Portugalii, Stanów Zjednoczonych, Australii). Wszędzie tam w sektorze publicznym CUW są organizowane. W szczególności chciałbym się powołać na przykład miasta Sztokholm, w którym oczekuje się, że uruchomienie centrum usług w obszarze księgowości i kadr da oszczędności rzędu 28 proc. kosztów ich utrzymania.

●

– W zasadzie administracja centralna, samorządy i instytucje życia publicznego (typu: policja, służby więzienne, banki centralne) organizują centra usług dla różnego rodzaju funkcji wsparcia. Takie centrum w Surrey Council w Wielkiej Brytanii było najlepszym CUW w Europie w 2006 roku. Obsługuje ono podległe jednostki administracyjne w zakresie usług księgowo-kadrowych i administracji zakupowej. Dodatkowo prowadzi call-center, które obsługuje wszystkich petentów samorządu.

Fot. Arch.

Jacek Szwarc, menedżer w Deloitte (Grupa Rozwiązań Finansowych)