Efektywność zarządzania kluczem do wyborczego sukcesu

Samorząd terytorialny to istotny element polskiego ustroju politycznego. Niestety, niejednokrotnie na tym kończy się postrzeganie roli, jaką odgrywa. Dotyczy to zarówno polityków czy osób sprawujących władzę jak i mieszkańców. Wydaje się, że z im większym samorządem mamy do czynienia, tym prawidłowość ta staje się bardziej widoczna i powszechna. Sprowadzanie sołectw, gmin, powiatów do pola interakcji pomiędzy ugrupowaniami politycznymi czy też tylko do funkcji istotnego w społeczeństwie lokalnego zakładu pracy, kontrahenta rynku usług komunalnych, powoduje, że nie zauważamy innych funkcji, które samorządy te powinny spełniać.

Życie społeczności lokalnej jest determinowane wieloma decyzjami podejmowanymi przez decydentów, np. dotyczącymi: podatków, inwestycji, gospodarki komunalnej, komunikacji miejskiej, kultury, sportu, zdrowia, architektury czy pomocy społecznej. Gwarantem realizacji oczekiwań danej społeczności jest zmiana sposobu sprawowania władzy lokalnej z rządzenia na zarządzanie. Tylko w takiej perspektywie możliwy jest współudział w procesach decyzyjnych szerokich grup społecznych (tzw. empowerment) oraz powszechne stosowanie obiektywnych metod i wskaźników pozwalających na zmierzenie realizacji celów. Te zaś umożliwiają dokonanie samooceny organizacji, która staje się podstawowym elementem skutecznego planowania, wdrażania i kontroli wyników.

Ze szczególną uwagą

Obecnie od władz samorządowych wymaga się, aby ich działania były efektywne (chodzi o wielkość zaspokojonych potrzeb społeczności lokalnej, czas i jakość realizacji celów, i przede wszystkim ekonomiczne wydatkowanie środków publicznych). Większość przesłanek efektywnego zarządzania w administracji można odszukać w teorii New Public Management (NPM) czy też Public Governance (PG). Z punktu widzenia teoretyka i praktyka zarządzania w administracji zwróciłbym szczególną uwagę na:

wwłaściwe wyznaczanie celów, sposobów i kontroli ich realizacji,

wdopuszczenie do udziału w wyznaczaniu celów społeczności lokalnej,

wzwiększenie zainteresowania urzędników i mieszkańców poszukiwaniem najefektywniejszych sposobów realizacji celów,

wwprowadzenie obiektywnych wskaźników pomiaru efektywności działania władzy lokalnej,

wmonitorowanie wyników i analiza długookresowego oddziaływania na mieszkańców,

wosiąganie doskonałości w świadczeniu usług,

wszybkość działania w załatwianiu problemów mieszkańców,

wstałą edukację kadry urzędniczej, planowanie ścieżek kariery zawodowej, wartościowanie pracy i motywowanie,

wwprowadzenie elastycznych metod pracy i realne, a nie pozorne, otwarcie na najlepszych kandydatów startujących w konkursach na stanowiska urzędnicze,

woutsourcing jak największej liczby zadań i ograniczanie wielkości urzędu,

wpoprawność legislacyjną i zrozumiałość stanowionego prawa miejscowego.

Dostrzeżenie powyższych elementów zarówno przez szefów komórek organizacyjnych urzędów, jak i kadrę niższego szczebla pozwoli na zwiększenie efektywności globalnej. Zmieni się również perspektywa wyznaczanych kierunków działań - na wadze zyska orientacja na zapobieganie problemom a nie ich rozwiązywanie, wykorzystywanie potencjału urzędu, podejmowanie działań zmierzających do rozwoju aktywności gospodarczej i społecznej. W konsekwencji nastąpi wzrost zaufania do władzy, a ten czynnik ma podstawowe znaczenie w przy kolejnych wyborach samorządowych.

Zadbać o dobrobyt

Jednym z ważniejszych elementów, na które należy zwrócić uwagę, jest społeczne postrzeganie warunków i jakości życia. Dobrobyt mieszkańców danego środowiska lokalnego uzależniony jest od rozwoju gospodarczego i ekonomicznego strefy, stwarzania warunków do rozwoju biznesu. W tym celu oczekuje się od zarządzających jednostkami samorządowymi trafnej aktywizacji posiadanych zasobów, m.in. nieruchomości, surowców, sprzętu technicznego, materiałów i technologii, kapitału finansowego. Istotna staje się również umiejętność wykorzystania przewag, takich jak: położenie, funkcjonowanie stref ekonomicznych, kapitał ludzki i społeczny. Dzięki takiemu działaniu władzy wykonawczej i uchwałodawczej łatwiejsze jest tworzenie nowych miejsc pracy i platformy współpracy publiczno-prywatnej.

W obecnej sytuacji przy stosunkowo wysokim bezrobociu obserwujemy, iż czynnik jakim jest dostęp do pracy, staje się podstawowym kryterium wyboru miejsca zamieszkania oraz fluktuacji ludności. Pochodną tego jest konieczność nawiązania współpracy między władzą lokalną a ośrodkami akademickimi, gdyż te zabezpieczają jakościowo dobry kapitał ludzki. Dlatego ważnym elementem działań samorządu powinno być kreowanie warunków do rozwoju uczelni. Dopiero łączne istnienie tych dwóch elementów determinuje wartość trzeciego czynnika, jakim jest płaca. Ponadprzeciętne zarobki ludności lokalnej zawsze powodują rozwój strefy. Wpływa to na rozwój małych podmiotów gospodarczych.

Grupą czynników o nieco słabszej, ale nadal istotnej sile oddziaływania na omawiane zjawisko jest dostępność, koszt i jakość dóbr dostarczanych lub świadczonych przez samorząd. Edukacja, sport, zdrowie, transport miejski, usługi komunalne, zapewnienie bezpieczeństwa publicznego, stanowią o jakości życia społeczności lokalnej i przez to wpływają na ocenę skuteczności rządzenia. Zrównoważony ich rozwój oraz zapewnienie równego dostępu do nich świadczy o wysokiej skuteczności zarządzania.

Rekomendacje

Warto więc dokonać przeglądu stanu efektywności urzędu, biura, wydziału. Sprawdzić, jak urząd funkcjonuje. Należy zwrócić uwagę na te kwestie, które dotyczą aspektów natury ekonomicznej i zarządczej. Chodzi o takie elementy jak:

wpolityka podatkowa - stosowanie preferencyjnych stawek w dzielnicach uboższych i o niższym poziomie rozwoju pozwoli w krótkim czasie na rozwój, poza granicami śródmiejskich dzielnic, alternatywnych centrów. Polityka taka wzmacnia rozwój biznesów lokalnych, powstawanie nowych miejsc pracy, wpływa na poprawę szybkości i trafności w zaspokajaniu potrzeb,

wefektywność działania - należy skoncentrować się na poszukiwaniu złotego środka między efektywnością ekonomiczną a jakością dostarczanych dóbr i usług. Należy przeorientować sposób ich kontraktowania stawiając na efekt działania a nie samo działanie,

wnagradzanie innowacyjności - należy wdrożyć standardy aktywizacji pracowników oraz społeczności lokalnej w celu pozyskania informacji o skutecznych i tanich rozwiązaniach specyficznych problemów konkretnego samorządu. Działanie takie pozwala uzyskać metody, które w codziennej pracy urzędu nie miałyby szans ujrzeć światła dziennego. Wzmocnieniem dla takiego stylu zarządzania jest ustalenie jasnych zasad wynagradzania za zgłoszone i wdrożone pomysły,

wfinansowanie rozwiązań wydajnych - mówimy tu o wydajności ekonomicznej, liczbie zaspokojonych potrzeb, liczbie ludzi, na których oddziałuje produkt czy usługa, zasięgu oddziaływania etc. Pomysłem na efektywne zarządzanie takim potencjałem jest tworzenie banków wydajności, udzielanie grantów czy pożyczek na realizację zgłaszanych rozwiązań - warunkiem jest wykazanie konkretnych oszczędności,

wskuteczne zarządzanie majątkiem - wprowadzanie do zarządzania wystandaryzowanych i porównawczych wskaźników służących ocenie działalności jednostek samorządowych i konsekwentne badanie efektywności zaangażowanego majątku do uzyskiwanych celów, pozwala to optymalizować działania. Przy tej okazji należy zwrócić uwagę na potrzebę upłynniania majątku nie biorącego udziału w budowaniu wzrostu gospodarczego strefy. Jest to pożądane w kontekście kierowania strumieniem kapitałowym na realizację najefektywniejszych projektów,

wpreferencje dla biznesu - należy wprowadzać rozwiązania ułatwiające funkcjonowanie przedsiębiorców na terenie samorządu. Zwróćmy uwagę na sprawność obsługi inwestorów, łatwość i szybkość uzyskiwania pozwoleń, ustanawianie preferencyjnych czynszów na lokale gminne dla biznesów w fazie rozwoju, odroczone płatności podatków lokalnych. Elastyczne podejście do tych zagadnień pozwala na kreowanie nowego życia gospodarczego i społecznego na zarządzanym terenie,

wrealność kosztów działania - brak u urzędników świadomości powstawania kosztów bezpośrednich i pośrednich dotyczących obsługi ich biura, wydziału, stanowiska pracy jak i ich samych, powoduje bezrefleksyjne nadużywanie zasobów. Podjęcie działań zmierzających do prowadzenia budżetów zadaniowych oraz analizy kosztów działalności powstałych w związku ze świadczeniem wzajemnym usług między poszczególnymi komórkami urzędu, wpłynie na racjonalne gospodarowanie środkami oraz kadrą. Świadomość poszczególnych komórek organizacyjnych w tym zakresie należy wzmocnić i nagradzać wszelkie działania urzędników zmierzające do generowania oszczędności finansowej w ramach urzędu, np. tworzenie grup przetargowych, wprowadzanie elektronicznego a nie papierowego obiegu dokumentów, kontrolę kosztów wytworzenia dobra lub usługi przez j.s.t. w stosunku do podmiotów zewnętrznych,

wwprowadzenie budżetów obywatelskich - partycypacja społeczności lokalnej w wyznaczaniu kierunków działania władzy lokalnej jest niezbędnym elementem konsensusu społecznego i skutecznego zarządzania. Przeniesienie części praw i obowiązków na np. rady osiedla wpływa na lokalny wybór realizowanych inwestycji, sposób ich wykonania czy wybór wykonawcy. Uzyskujemy tym sposobem lepszą komunikację z mieszkańcami, a przez to akceptację dla działań władzy.

Zarządzający w samorządzie terytorialnym powinni mieć świadomość, że zapewnienie skutecznego i efektywnego sprawowania urzędu gwarantuje w efekcie przedłużanie mandatu uzyskanego od wyborców. Krajowa polityka ma jedynie wpływ na największe ośrodki samorządowe, ale i tam sympatie polityczne w perspektywie czasu zostaną zastąpione rzetelną oceną jakości zarządzania i wpłyną na jakość życia w danym społeczeństwie lokalnym.

Dariusz Kacprzak

ekspert ds. samorządu terytorialnego