SONDA. Ile miast, tyle sposobów radzenia sobie z opłatami

● HANNA SURMA, rzecznik prasowy prezydenta Poznania i Urzędu Miasta Poznania

W urzędzie miasta kwestia pobierania opłaty za udostępnienie informacji publicznej została uregulowana w zarządzeniu wewnętrznym. Jeżeli urząd ma ponieść dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia informacji publicznej lub koniecznością przekształcenia informacji, to może pobrać z tego tytułu opłatę. W przypadku gdy wysokość opłaty jest niższa niż koszty upomnienia ogłoszone w rozporządzeniu ministra finansów z 11 września 2015 r. w sprawie wysokości kosztów upomnienia skierowanego przez wierzyciela do zobowiązanego przed wszczęciem egzekucji administracyjnej, urząd nie pobiera opłaty. Koszty postępowania egzekucyjnego ustala wydział realizujący wniosek w porozumieniu z wydziałem finansowym. W przypadku sporządzania kopii dokumentów lub ich zapisu na cyfrowym nośniku danych pochodzącym z zasobu urzędu, których wartość jest wyższa od kosztów, jakie urząd poniósłby z tytułu wszczęcia postępowania egzekucyjnego o uiszczenie przez wnioskodawcę kosztów nośnika, pobiera się opłatę odpowiadającą rzeczywistym do poniesionych przez urząd kosztom kopiowania lub cyfrowego nośnika danych. Opłata może również obejmować koszty osobowe (pracy), pod warunkiem że przygotowanie informacji wymaga pracy dodatkowej i są to koszty wykraczające poza standardowe koszty funkcjonowania pracownika na stanowisku realizującym wniosek w wydziale. Dodatkowe koszty osobowe ustala wydział organizacyjny na wniosek dyrektora wydziału realizującego wniosek.

● MICHAŁ PIOTROWSKI, inspektor w wydziale promocji, informacji i komunikacji społecznej UM Gdańska

Mimo że art. 15 ustawy o dostępie do informacji publicznej daje podmiotowi udostępniającemu informację publiczną na wniosek możliwość pobrania opłat w wysokości odpowiadającej dodatkowym kosztom, Urząd Miejski w Gdańsku realizując politykę otwartości z założenia nie pobiera opłat za jej przygotowanie.

● ANNA STRZELCZYK-FRYDRYCH,

referat komunikacji społecznej UM Bydgoszczy

Zgodnie z orzecznictwem oraz doktryną w Urzędzie Miasta Bydgoszczy obowiązuje indywidualne podejście do rozpatrywanych wniosków o udostępnienie informacji publicznych. Urząd nie nalicza opłat z tytułu kosztów osobowych pracowników, anonimizacji, zużytej energii elektrycznej, tonera do ksera, znaczków itd. Za koszty dodatkowe uznaje się odpłatne zlecenia zadań poza urząd, np. udostępnienie kopii projektu budowlanego lub dokumentacji budowlanej bardzo często wymaga jej rozszycia oraz ponownej oprawy - czynności tych nie wykonuje urząd, lecz są one zlecane wyspecjalizowanym podmiotom.

● MAGDALENA JACHIM, rzecznik prasowy UM Sopot

Urząd Miasta Sopotu co do zasady nie praktykuje naliczania opłat z tytułu dodatkowych kosztów poniesionych w związku z udostępnieniem informacji publicznej. Jeśli jednak przygotowanie informacji wymaga poniesienia znaczących kosztów (najczęściej w związku z przygotowaniem dużej liczby kserokopii), to sporządzamy kalkulację w celu obciążenia tym kosztem wnioskującego. Również gdy przygotowanie informacji wymaga szczególnego nakładu pracy, który może wpłynąć negatywnie na terminową realizację zadań podstawowych nałożonych na pracownika wyznaczonego do przygotowania żądanej informacji, kalkulujemy koszt osobowy. Kalkulacja ta wynika bezpośrednio z wynagrodzenia osoby zaangażowanej w przygotowanie materiałów i jest pochodną czasu niezbędnego do wykonania przez tegoż pracownika przedmiotowych prac w czasie ponadnormatywnym.

● BARBARA CHODACZEK-SAGAN , naczelnik Biura Prezydenta i Rady Miasta w UM w Gliwicach

Kwestię naliczania opłat za informację publiczną reguluje zarządzenie organizacyjne prezydenta. Jeśli w związku z udostępnieniem informacji publicznej urząd ma ponieść dodatkowe koszty, związane ze sposobem udostępnienia informacji lub z koniecznością przekształcenia informacji publicznej w formę wskazaną we wniosku, może pobrać od wnioskodawcy opłatę w wysokości odpowiadającej tym kosztom. Przyjmuje się, że opłatę wynikającą z dodatkowych kosztów nalicza się i pobiera, jeżeli jej wysokość przekraczałaby trzykrotność wartości opłaty pobieranej przez operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe, za traktowanie przesyłki listowej jako przesyłki poleconej. Informacja o obecnej wysokości opłat jest dostępna w Portalu Intranetowym Miasta w module Urząd/Koszty udostępniania informacji publicznej. Opłaty nalicza się za: wydruk/ksero, skan dokumentu, płyty CD, płyty DVD. Do opłat nie wlicza się jednak kosztów osobowych pracowników urzędu.

● KAMILA KĘDZIERSKA , p.o. kierownik referatu ds. organizacyjnych i informacji publicznej wydział organizacji i nadzoru UM Krakowa

W odniesieniu do kosztów pracy podnoszone jest w doktrynie zastrzeżenie, że jeśli dokonywanie czynności związanych z przetwarzaniem lub przekształcaniem informacji należy do zakresu obowiązków urzędników, to trudno mówić o kosztach dodatkowych czy też nadzwyczajnych. Zasadniczo w naszym urzędzie nie pobiera się dodatkowych opłat za przesłanie odpowiedzi wnioskodawcom - zdecydowana większość informacji wysyłana jest w formie elektronicznej, zgodnie z żądaniami wnioskodawców. Urząd nie obciąża także wnioskodawców kosztami pracy pracowników, którzy przygotowują odpowiedzi na wnioski o informację publiczną w ramach swoich obowiązków służbowych.

● BOGUSŁAWA FRUGA , zastępca dyrektora wydziału organizacyjno-prawnego w Starostwie Powiatowym w Bochni

Nie zlecaliśmy do tej pory firmom zewnętrznym usług dotyczących kserowania lub anonimizacji dokumentów i nie wliczaliśmy też kosztów osobowych pracowników urzędu. Jeżeli w wyniku pozyskiwania informacji publicznej pojawią się dodatkowe koszty, to należy pobrać od wnioskodawcy opłatę w wysokości odpowiadającej tym kosztom.

● BEATA KRZYŻANOWSKA , rzecznik prasowy prezydenta Lublina

W urzędzie miasta nie są naliczane i pobierane opłaty stanowiące dodatkowe koszty przygotowania i udostępnienia informacji publicznej. Ponadto naliczenie opłaty za udostępnienie informacji publicznej wiąże się z koniecznością jej wyegzekwowania. W literaturze przedmiotu można spotkać pogląd, że z uwagi na konstrukcję prawną przepisu dającego podstawę do naliczenia opłaty nie jest jasne, według jakich przepisów prowadzić jej egzekucję, tj. czy według ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji czy też kodeksu postępowania cywilnego.

Oprac. Paweł Sikora