Samorządy szanują art. 220 k.p.a.

● Anna Jarzębska, zastępca naczelnika wydziału funduszy europejskich i rozwoju Urzędu Miasta Częstochowy

W przypadkach wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych i uprawnień transportowych, tj. licencji, zezwoleń i zaświadczeń, nie żądamy nigdy dokumentów innych niż przewidziane ustawą. Oczywiście sprawdzamy w KRS lub CEIDG, czy wskazane we wniosku dane przedsiębiorcy są zgodne z danymi w rejestrach. W myśl art. 33 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej domniemywa się, że dane wpisane do CEIDG są prawdziwe. Jeżeli są jednak błędne, to może je poprawić pracownik gminy, o ile błąd leży po jego stronie, lub można dokonać tego na wniosek przedsiębiorcy.

● Patryk Pulikowski , biuro komunikacji i dialogu obywatelskiego Urzędu Miasta Olsztyna

Jeżeli w przepisach nie ma wprost wyrażonego nakazu żądania od interesanta potwierdzenia pewnych faktów poprzez złożenie zaświadczenia czy oświadczenia, to takich dokumentów w nie wymagamy. W indywidualnych przypadkach urząd może oprzeć postępowanie o dane z własnych rejestrów, które - jak się okazuje - zawierają błędy. Błędy takie są jednak prostowane w oparciu o inne rejestry urzędowe, w tym centralne. Nie zmusza się u nas interesanta do donoszenia kolejnych dokumentów na potwierdzenie tez stojących w sprzeczności do danych rejestrowych.

● Waldemar Winter , dyrektor wydziału uprawnień komunikacyjnych w Urzędzie Miasta Bydgoszczy

Aktualne przepisy, na podstawie których wydział uprawnień komunikacyjnych realizuje swoje zadania, nakładają na nas obowiązek wymagania od obywatela niektórych zaświadczeń i kopii dokumentów. Zatem żądanie niezbędnych zaświadczeń, oświadczeń lub kopii dokumentów wynika wprost z przepisów, które zobowiązani jesteśmy stosować zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 6 k.p.a. - stanowi ona, że organy administracji publicznej działają zgodnie z prawem. Jednocześnie chcę podkreślić, że informacje, których wymaganie nie zostało określone przepisami, a są niezbędne do należytego prowadzenia postępowań administracyjnych, pozyskujemy sami. W tym celu korzystamy z posiadanych programów informatycznych i rejestrów: ŹRÓDŁO, RATUSZ - RISS, CEPiK, CEIDG, księgi wieczyste, a także współpracując z innymi podmiotami administracji publicznej. Dane pobrane z tych baz danych uznawane są za wiarygodne i stanowią podstawę do dalszego prowadzenia postępowania.

● Agnieszka Gergont , rzecznik prasowy Urzędu Miasta Bolesławiec

Nasz organ podatkowy w prowadzonych postępowaniach podatkowych pozyskuje niezbędne informacje z dostępnych w formie elektronicznej rejestrów prowadzonych przez inne podmioty publiczne, takich jak: CEPiK, CEIDIG, księgi wieczyste, rejestr gruntów i budynków i co do zasady nie żąda ich od podatników. W sprawach z zakresu ewidencji ludności, dowodów osobistych i urzędu stanu cywilnego, jeśli dane w rejestrach państwowych (PESEL, RDO, BUSC) zawierają inne dane, niż podaje obywatel, wówczas sami występujemy do właściwego urzędu o ich sprawdzenie i ewentualnie poprawienie. Oprócz dowodu osobistego nie żądamy od obywatela żadnych dodatkowych dokumentów. Wyjątkiem są sprawy meldunkowe. Właściciel meldując osobę do swojego lokalu, przedstawia dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu, co wynika z art. 28 ust. 2 ustawy z 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 388 ze zm.).

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości natychmiast kontaktujemy się, najczęściej telefonicznie, z innymi urzędami i wyjaśniamy sprawy.

Natomiast ustawa z 25 marca 2011 r. o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców wprowadziła zmiany w ustawach, na których oparte są zadania realizowane w referacie centrum wspierania przedsiębiorczości Urzędu Miasta Bolesławiec. Zgodnie z przepisami zaświadczenia zastąpiono oświadczeniami. I tak np. przy wydawaniu licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką zaświadczenie o niekaralności z KRK zastąpiono oświadczeniem o niekaralności składanym na gotowym formularzu.

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości natychmiast kontaktujemy się - najczęściej telefonicznie - z innymi urzędami (ZUS, KRUS oraz urzędami skarbowymi) i wyjaśniamy sprawę.

● Dariusz Czapla, referat prasowy wydziału komunikacji społecznej w Urzędzie Miasta Katowice

Urząd stara się ograniczać do minimum wymagania co do dokumentów. We wszystkich przypadkach, w których to możliwe, zastępuje dokumenty oświadczeniami. Dodatkowe dokumenty wymagane są tylko w przypadkach bezpośrednio wynikających z aktualnych ustaw i przepisów wykonawczych. Wymagań co do dokumentów nie pozostawia się uznaniu poszczególnych urzędników.

● Aleksandra Szatkowska, rzecznik prasowy w Urzędzie Miejskim w Bytomiu

Dokumenty są wymagane tylko w przypadku jednoznacznych wymogów ustawowych. I tak choć w księgach wieczystych można sprawdzić, kto jest właścicielem lokalu, to przepisy dotyczące ewidencji ludności nakazują osobie dokonującej zameldowania w danym lokalu przedłożyć do niego tytuł prawny. Podobnie w celu uzyskania koncesji na sprzedaż alkoholu w danym lokalu. Z kolei wydział geodezji do prowadzenia postępowania w sprawie podziałów nieruchomości ma obowiązek żądać dokumentu stwierdzającego tytuł prawny do nieruchomości.

Ustawodawca nie wprowadził ułatwień wynikających z faktu, że w przypadku miast na prawach powiatu kompetencje wójta i starosty skupione są w jednym organie - prezydencie.

Jeśli strona dołączy wydruk z Centralnej Bazy Ksiąg Wieczystych, jest on akceptowany. Z kolei w wydziale architektury mamy problem dotyczący głównie zaświadczeń. Chodzi np. o sytuacje, gdy ustawodawca do wniosku składanego do starosty wprost nakazuje dołączenie określonego zaświadczenia wydawanego przez wójta. Niestety ustawodawca nie wprowadził tu żadnych ułatwień lub wyjątków, mimo iż w przypadku miast na prawach powiatu, jak np. Bytom, kompetencje wójta i starosty skupione są w jednym organie - prezydencie. Sporadycznie i wyjątkowo mogą też zachodzić sytuacje, gdy niezbędne jest uwiarygodnienie przez stronę faktów, które nie zostały ujawnione w dostępnych rejestrach, a wiedza co do aktualnego stanu rzeczy jest konieczna do przeprowadzenia postępowania. Zdarzają się też przypadki niepełnych lub nieprawidłowych danych w rejestrze PESEL. Jeżeli są one rozbieżne z rejestrem mieszkańców, staramy się w porozumieniu z innymi gminami i instytucjami ustalić, jakie powinny być prawidłowe zapisy. Jeśli wyjaśnienie rozbieżności wymaga udziału klienta, jest on informowany, jakie działania powinien podjąć i jakie dodatkowe dokumenty dostarczyć.

● Ewa Trzcińska , sekretarz miasta Zielona Góra

Nasz urząd generalnie nie żąda dokumentów na potwierdzenie faktów, do których ma dostęp. Jeśli jednak interesant podczas składania wniosku jest w posiadaniu wydruków, zostają one dołączone do akt. Ich brak jednak nie skutkuje niezałatwieniem sprawy, bo w takiej sytuacji pracownik urzędu sam sięga do dostępnych rejestrów, co niestety powoduje to jednak znaczne wydłużenie czasu obsługi interesantów. Ponadto pracownicy przy realizacji zadań wykorzystują rejestry PESEL, mieszkańców i dowodów osobistych. Nie żąda się zaświadczeń ani innych dokumentów na potwierdzenie danych zawartych w tych rejestrach. W przypadku wątpliwości co do prawidłowości danych, w szczególności aktualności informacji o obywatelstwie osób zamieszkałych od wielu lat za granicą, dokonuje się ustaleń we własnym zakresie w oparciu o rejestr danych o nabyciu i utracie obywatelstwa lub dokumenty źródłowe naszego urzędu lub innych. Część spraw załatwianych jest w trybie czynności materialno-technicznej w obecności interesanta (od ręki) - np. zameldowanie, natomiast część w trybie postępowania administracyjnego. Zgodnie z art. 28 ust 2 ustawy z 24 kwietnia 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 722) osoba zgłaszająca zameldowanie zobowiązana jest do okazania dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do lokalu. Nie żąda się dokumentu jedynie w przypadkach wskazania przez osobę numeru księgi wieczystej. W takich sytuacjach urzędnik sprawdza dane we własnym zakresie.

● Bartłomiej Kucharczyk , rzecznik prasowy prezydenta Włocławka

Pracownicy wydziału komunikacji na potwierdzenie stanu prawnego, faktów lub informacji, które znane są organowi z urzędu lub są możliwe do ustalenia na podstawie posiadanych ewidencji lub rejestrów, nie żądają zaświadczeń lub oświadczeń. Dają wiarę rejestrom lub sami zwracają się do innego organu celem potwierdzenia określonych faktów. Pracownicy prowadząc postępowanie administracyjne w szczególnych przypadkach, gdy np. występują trudności w ustaleniu faktów mających wpływ na rzetelność przeprowadzenia postępowania, zwracają się do wnioskodawcy o przedłożenie innych, będących w jego posiadaniu, dokumentów, które potwierdzają dyskusyjne kwestie nieujęte w rejestrach. Strona może również złożyć wniosek do innego organu rejestrującego za pośrednictwem naszego organu w celu uzyskania odpowiednich zaświadczeń.

Pracownicy, prowadząc postępowanie administracyjne, w szczególnych przypadkach, gdy np. występują trudności w ustaleniu faktów mających wpływ na rzetelność przeprowadzenia postępowania, zwracają się do wnioskodawcy o przedłożenie innych dokumentów, będących w jego posiadaniu.

● Jan Machowski , kierownik referatu ds. informacji medialnej w biurze prasowym Urzędu Miasta Krakowa

Jeżeli ustawodawca w przepisach szczególnych do k.p.a. uregulował obowiązek przedstawienia do wglądu lub dołączenia do akt dokumentów lub zaświadczeń potwierdzających stan faktyczny lub prawny, to organ prowadzący postępowanie nie powinien rezygnować z tego żądania. Jeżeli przepisy szczególne nie regulują powyższej kwestii, wówczas wydział spraw administracyjnych urzędu miasta na podstawie art. 220 k.p.a. pobiera we własnym zakresie wymagane informacje z dostępnych rejestrów i ewidencji (np. księgi wieczyste, KRS, ewidencja gruntów i budynków).

W postępowaniach prowadzonych w wydziale ewidencji pojazdów i kierowców w przypadku wystąpienia jakichkolwiek wątpliwości czy rozbieżności dotyczących stanów faktycznych lub prawnych, informujemy o tym stronę postępowania. Nieaktualności, rozbieżności w rejestrach mogą wynikać z niewywiązywania się przez strony z nałożonych na nie ustawowych obowiązków (np. zawiadomienie organu o zbyciu pojazdu w terminie 30 dni). Dostrzegalny jest brak synchronizacji rejestrów (CEP, ELUD, ŹRÓDŁO). Jeśli pojawia się konieczność uzupełnienia materiału zgromadzonego w prowadzonym postępowaniu administracyjnym o niezbędne dokumenty, które są niemożliwe do uzyskania przez organ, strona jest o tym zawiadamiana. Kontaktujemy się także z innymi urzędami, instytucjami (sądy, prokuratura, policja), w celu potwierdzenia danego faktu. ©℗

Oprac. Paweł Sikora