Ewidencja ma być prowadzona według klasyfikacji wydatków strukturalnych

W ciągu kilku ostatnich lat zmieniały się zasady ewidencjonowania i klasyfikowania wydatków strukturalnych, a także wzór sprawozdania z ich wykonania RB-WS. Również ostatnie zmiany rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont, które mają zastosowanie po raz pierwszy do sprawozdań sporządzanych za 2012 rok, nieco zmodyfikowały sposób ujmowania w ewidencji jednostek sektora finansów publicznych wydatków strukturalnych.

Z czym są związane

Pojęcie wydatków strukturalnych oraz potrzeba ich rejestrowania pojawiły się w jednostkach sektora finansów publicznych po przystąpieniu Polski do Unii Europejskiej, gdyż są one związane z polityką regionalną Unii. Jej celem jest dążenie do spójności regionalnej, czyli dążenie do niwelowania różnic między biednymi a bogatymi regionami Unii. Służą temu fundusze europejskie (fundusze strukturalne), z których korzystać mogą państwa członkowskie, pod warunkiem sfinansowania części wydatków z funduszy krajowych. Jest to bezwzględny obowiązek państwa korzystającego z funduszy strukturalnych, które musi wykazać, na jakie cele i w jakich kwotach sfinansowało z własnych funduszy część wydatków ponoszonych w ramach funduszy strukturalnych. Stąd właśnie potrzeba rejestrowania i mierzenia wydatków strukturalnych w jednostkach sektora finansów publicznych.

Definicja

Wydatkiem strukturalnym jest każdy wydatek, który został poniesiony w związku z realizacją celu (projektu, działania, zadania) wskazanego i opisanego w klasyfikacji wydatków strukturalnych, która została wydana przez ministra finansów w drodze rozporządzenia.

Cele (zadania, działania), na które wydatki stanowią wydatki strukturalne, są związane przede wszystkim:

w z rozwojem technologicznym, wspieraniem innowacyjności i przedsiębiorczości,

w budową społeczeństwa informacyjnego,

w rozwojem transportu i infrastruktury energetycznej, w tym z wykorzystywaniem alternatywnych źródeł energii,

wochroną środowiska,

wrozwojem turystyki i promowaniem regionu,

wrewitalizacją obszarów wiejskich i miejskich,

wzwiększaniem zdolności adaptacyjnych pracowników, przedsiębiorstw i przedsiębiorców, a także poprawą dostępu do zatrudnienia,

wpoprawą jakości kapitału ludzkiego,

winwestowaniem w infrastrukturę społeczną.

Wydatkami strukturalnymi są tylko wydatki ponoszone na cele wskazane w klasyfikacji wydatków strukturalnych (w tym wyżej wymienione), pod warunkiem że są ponoszone z krajowych środków publicznych.

Krajowymi środkami publicznymi w jednostkach sektora finansów publicznych są: środki budżetowe, środki własne jednostki, otrzymane dotacje, otrzymane przez jednostkę pożyczki i kredyty, inne środki (np. darowizny gromadzone na wydzielonych rachunkach bankowych w niektórych jednostkach).

Pomimo szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych i ich funkcjonowania w sektorze publicznym od kilku lat ciągle pojawiają się wątpliwości, czy dany wydatek można uznać za strukturalny czy też nie.

Wątpliwości te są uzasadnione, ponieważ nie tylko sam cel determinuje, czy wydatek jest strukturalny, ale także to, co dokonanie tego wydatku wnosi do jednostki oraz jej otoczenia. Wydatkami strukturalnymi są bowiem tylko te wydatki, które oprócz tego, że ponoszone są na cele wymienione w klasyfikacji - także wnoszą do jednostki pewną nową jakość (jego skutkiem jest np. zwiększenie liczby sprzętu będącego w dyspozycji jednostki, bądź też wymianę sprzętu na sprzęt sprzyjający środowisku, np. zwykłego na energooszczędny), a także służy społeczeństwu.

Nic więc dziwnego, że często kwalifikowanie wydatków do wydatków strukturalnych sprawia problem, ponieważ ten sam wydatek, np. zakup komputera, w jednej jednostce będzie wydatkiem strukturalnym, a w innej nie. Zależy to od okoliczności, celu poniesienia wydatku, a przede wszystkim efektu, jaki jednostka i społeczeństwo w jego skutek uzyska.

W tabeli przedstawiono przykłady wydatków będących i niebędących wydatkami strukturalnymi, które pokazują istotę wydatków strukturalnych.

Księgowanie

Każda jednostka sektora finansów publicznych ma obowiązek rejestrować wydatki strukturalne. Wynika to z art. 39 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), który mówi o tym, że wydatki klasyfikuje się zgodnie z klasyfikacją wydatków budżetowych określoną przez ministra finansów w drodze rozporządzenia, ale również według dodatkowej klasyfikacji określającej kody wydatków strukturalnych. Ponadto rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa i innych jednostek sektora finansów publicznych zobowiązuje do takiego prowadzenia rachunkowości i zbudowania zakładowego planu kont, aby jednostka miała możliwość sporządzania sprawozdań budżetowych, a do takich niewątpliwie należy sprawozdanie z wykonania wydatków strukturalnych RB-WS.

W myśl zasad jednostki sektora finansów publicznych mają dwie możliwości ujmowania wydatków strukturalnych:

ww ewidencji bilansowej w postaci analityki do konta 130 "Rachunek jednostek budżetowych" (subkonto wydatków);

ww ewidencji pozabilansowej na wyodrębnionym koncie.

Analityka do 130

Ze względu na swój szczególny charakter, wydatki w jednostkach sektora publicznego ewidencjonowane są z dużą szczegółowością, dlatego zazwyczaj ewidencja analityczna do konta 130 "Rachunek bieżący" w zakresie wydatków jest dość rozbudowana. Jeśli jest taka możliwość, jednostka oprócz standardowej analityki w przekroju podziałek klasyfikacji budżetowej może również ustalić dodatkowy poziom analityki do konta 130 właśnie według klasyfikacji wydatków strukturalnych.

Wydatki strukturalne ujmowane są wtedy w ewidencji bilansowej, przy wprowadzaniu dowodów księgowych stwierdzających wydatki odnosi się je również od razu na właściwy symbol konta analitycznego odpowiadający określonym wydatkom strukturalnym.

Należy tu zaznaczyć, że klasyfikacja wydatków strukturalnych różni się od klasyfikacji wydatków budżetowych. Wydatki budżetowe określane są czterocyfrowym symbolem liczbowym, natomiast wydatki strukturalne kodem składającym się z cyfry rzymskiej oznaczającej obszar tematyczny wydatków strukturalnych oraz dwóch cyfr arabskich oznaczających rodzaj wydatków. [przykład 1]

Pozabilansowo

Drugim sposobem ewidencjonowania wydatków strukturalnych jest ujmowanie ich na koncie pozabilansowym. W rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont do tego celu wskazane zostało konto 975 "Wydatki strukturalne", jednak z wraz z ostatnią zmianą rozporządzenia zmienił się jego opis, co nie pozostaje bez wpływu na politykę rachunkowości jednostki.

Znacznie uproszczono opis konta 975. Przede wszystkim zaznaczono, że służy ono ewidencji wartości zrealizowanych wydatków strukturalnych, ponieważ za wydatki strukturalne dokonane w danym roku jednostka może uznać tylko wydatki faktycznie poniesione, udokumentowane opłaconą fakturą lub innym równoważnym dokumentem księgowym. Nie można więc uznać i zaewidencjonować jako wydatku strukturalnego w danym roku, jeśli jego płatność nastąpi w innym okresie sprawozdawczym. [przykład 2 i 3]

Zmienione rozporządzenie, w przeciwieństwie do poprzednich zapisów, nie wskazuje również zasad ujmowania wydatków strukturalnych na stronach Wn i Ma konta 975, przy czym jednostka może tu pozostać przy starych zasadach. Jednak nawet wtedy konto pozabilansowe 975, jeśli jest stosowane, i tak wymaga dodatkowego uregulowania w zakładowym planie kont jednostki, ponieważ zasady (co po stronie Wn co po Ma) nie wynikają już bezpośrednio z rozporządzenia, ponadto jednostka musi określić, czy wydatki strukturalne będą ewidencjonowane każdorazowo, czy np. okresowo na podstawie wewnętrznych dowodów księgowych. Poniżej podano dwa przykłady opisu konta 975 w zakładowym planie kont. [przykład 4 i 5]

Oznaczenie dowodu

Oprócz zapisów w zakładowym planie kont kierownik każdej jednostki sektora finansów publicznych musi wskazać osobę, która będzie dokonywała kwalifikowania wydatków do wydatków strukturalnych, oraz wskazać sposób wskazywania (oznaczania) wydatków strukturalnych na dowodach księgowych. [przykład wzoru] Zazwyczaj zakwalifikowania wydatku do właściwego obszaru i kodu wydatków strukturalnych dokonuje osoba upoważniona przez kierownika jednostki do kontroli merytorycznej dowodów księgowych. Jest to zasadne ze względu na to, że dokonujący kontroli merytorycznej posiada szczegółową wiedzę o celu i okolicznościach dokonania wydatku. Aby zapewnić prawidłowy zapis na kontach wydatków strukturalnych, konieczne jest oznaczenie na dowodzie księgowym, czy ujęte na nim wydatki i w jakich kwotach są wydatkami strukturalnymi (wraz z podaniem klasyfikacji). W tym celu stosuje się adnotacje bądź pieczęcie umieszczane na dokumentach. [przykład pieczęci]

W przypadku wzoru drugiej pieczęci (adnotacji) praktyczniejszym i godnym polecenia rozwiązaniem jest zapisanie w wewnętrznych regulacjach (np. instrukcji obiegu i kontroli dokumentów), że brak adnotacji o wydatkach strukturalnych na dokumencie oznacza, że wymienione w nim wydatki nie stanowią wydatków strukturalnych.

Niezaliczane

Przy kwalifikowaniu wydatków jako wydatków strukturalnych należy pamiętać, że są takie, które się do nich nigdy nie zaliczają. Przede wszystkim wydatków strukturalnych nie stanowią wydatki sfinansowane ze środków Unii Europejskiej. Wydatkami strukturalnymi nie są również: koszty prowizji i odsetek ponoszone w ramach zobowiązań finansowych, ujemne różnice kursowe (przy wdrażaniu i realizacji projektu), kary, grzywny, koszty procesów i realizacji postanowień sądowych, podatek Vat podlegający zwrotowi, wydatki na bieżące utrzymanie i funkcjonowanie (opłaty za media, koszty zakupu materiałów i usług służących bieżącej działalności itp.), wydatki remontowe (remont - odtworzenie).

PRZYKŁAD 1

Klasyfikacja

II.13 (Obszar II "Społeczeństwo informacyjne" kod 13 "Usługi i aplikacje dla obywateli (e-zdrowie, e-administracja, e-edukacja, e-integracja itp.)

Przykłady wydatków w tym obszarze to:

- wydatki na oprogramowanie umożliwiające składanie pism i wniosków drogą elektroniczną,

- wydatki na utworzenie portalu informacyjnego,

- wydatki na utworzenie elektronicznego biura obsługi klienta.

PRZYKŁAD 2

Prenumerata

Jednostka zamówiła prenumeratę czasopisma specjalistycznego, które właśnie ukazało się na rynku na rok 2013, za który otrzymała fakturę i dokonała zapłaty w bieżącym roku.

Wydatek ten jest wydatkiem strukturalnym roku 2012, gdyż wtedy został faktycznie (kasowo zrealizowany), mimo iż usługa dostarczania pisma będzie realizowana w roku 2013.

PRZYKŁAD 3

Komputery

Jednostka zakupiła sprzęt komputerowy w grudniu 2011 r., który otrzymała również w grudniu wraz z fakturą. Jednak na mocy zawartej umowy oraz upoważnienia otrzymanego od dysponenta wyższego stopnia płatność nastąpiła w styczniu 2012 r. Sprzęt jest przeznaczony na wyposażenie nowych stanowisk pracy, więc wydatek jest wydatkiem strukturalnym. Jako taki zostanie zaewidencjonowany w roku 2012 i wykazany w sprawozdaniu za ten rok, gdyż wtedy został faktycznie (kasowo) zrealizowany.

Zakup komputera w ramach wymiany zużytego sprzętu	Zakup komputera na nowe stanowisko pracy
Malowanie pomieszczeń biurowych	Malowanie pomieszczeń biurowych zaadaptowanych z gospodarczej części budynku na poszerzenie działalności jednostki, np. utworzenie w urzędzie nowego wydziału
Zakup dysku do komputera w ramach naprawy sprzętu (poprzedni dysk uległ zużyciu)	Zakup dysku zewnętrznego do komputera w celu zwiększenia możliwości przechowywania danych
Aktualizacja używanego oprogramowania komputerowego	Zakup nowego oprogramowania komputerowego
Odnowienie prenumeraty czasopism fachowych	Zakup czasopism fachowych dotychczas nie prenumerowanych w jednostce
Okresowe szkolenie pracowników z zakresu BHP	Szkolenie pracowników dające im nowe umiejętności
Zakup sprzętu w ramach wymiany sprzętu zużytego	Zakup sprzętu - wymiana na sprzęt nowej generacji: energooszczędny i przyjazny środowisku
Zakup zaktualizowanej publikacji fachowej, np. nowego kodeksu pracy	Zakup nowej publikacji, podnoszącej kompetencje pracownika, np. dotyczącej rozliczania czasu pracy nowej grupy zawodowej
Opłaty związane z utrzymaniem strony internetowej.	Budowa i rozbudowa strony internetowej
Wymiana zużytego pieca c.o.	Wymiana pieca c.o. w związku ze zmianą sposobu ogrzewania na przyjazny środowisku

 

Konto 975 służy do ewidencji wydatków strukturalnych w jednostkach, w których ewidencja wydatków strukturalnych nie jest uwzględniona w ewidencji analitycznej prowadzonej do kont bilansowych. Na stronie Wn konta 975 ujmuje się wartość zrealizowanych wydatków strukturalnych według klasyfikacji wydatków strukturalnych. Na stronie ma konta 975 ujmuje się wartość wydatków strukturalnych.	Konto 975 służy do ewidencji wartości zrealizowanych wydatków strukturalnych w jednostkach, w których ewidencja wydatków strukturalnych nie jest uwzględniona w ewidencji analitycznej prowadzonej do kont bilansowych. Ewidencja prowadzona jest według klasyfikacji wydatków strukturalnych w celu wykazania tych wydatków w odpowiednim sprawozdaniu.

Przykład pieczęci (adnotacji)

Wzór 1

Wydatek zakwalifikowano do wydatku strukturalnego

W wysokości .............................................zł

Obszar ......................Kod ...........................

....................... ..............................

(data) (podpis)

Wzór 2

Wydatek nie stanowi wydatku strukturalnego.

Przykład wzoru powierzenia obowiązków

..................., dnia ......................

Na podstawie przepisów art. 4 ust. 5 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) powierzam Panu/Pani

......................................... zatrudnionemu na stanowisku ...............................................

(imię i nazwisko) (wskazanie stanowiska)

w ................................................... obowiązki w zakresie kwalifikowania ponoszonych

(nazwa jednostki)

przez jednostkę wydatków strukturalnych zgodnie z zasadami przyjętymi w regulacjach wewnętrznych.

.........................................................

(podpis kierownika jednostki)

Przyjmuję ......................................................

(podpis pracownika)

PRZYKŁAD 4

Zapis w zakładowym planie kont

Konto 975 służy do ewidencji wartości zrealizowanych wydatków strukturalnych.

Na stronie Wn tego konta ujmuje się kwoty faktycznie poniesionych wydatków strukturalnych, ustalonych na podstawie dowodów źródłowych.

Zapis po stronie Wn dokonywany jest na podstawie dowodu księgowego stwierdzającego dokonanie wydatku strukturalnego (przy wprowadzaniu dowodu do ewidencji bilansowej jednocześnie dokonuje się zapisu na koncie 975).

Po stronie Ma ujmuje się wartość zrealizowanych wydatków strukturalnych. Zapisu po stronie Ma dokonuje się raz w roku, na dzień 31 grudnia (roczna wartość poniesionych wydatków strukturalnych).

Na koniec roku konto nie wykazuje salda.

Do konta 975 prowadzi się ewidencję analityczną w podziale na obszary i kody zgodne z klasyfikacją wydatków strukturalnych.

PRZYKŁAD 5

Opis 975

Konto 975 służy do ewidencji zrealizowanych wydatków strukturalnych.

Poniesione wydatki będące wydatkami strukturalnymi ewidencjonuje się po stronie Ma tego konta w okresach miesięcznych (na ostatni dzień każdego miesiąca) na podstawie wewnętrznego zestawienia poniesionych wydatków strukturalnych za dany miesiąc.

Na koniec roku konto wykazuje saldo Ma oznaczające wysokość poniesionych przez jednostkę wydatków strukturalnych, które ujmowane jest w sprawozdaniu RB-WS. Saldo to nie podlega przeniesieniu na kolejny rok obrotowy (na pierwszy dzień roku obrotowego konto 975 wykazuje zawsze saldo 0).

@RY1@i02/2012/244/i02.2012.244.00800020k.802.jpg@RY2@

Magdalena Rypińska kierownik finansowy, długoletnia główna księgowa

Magdalena Rypińska

kierownik finansowy, długoletnia główna księgowa

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 10 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz.U. nr 44, poz. 255). Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. nr 128, poz. 861 z późn. zm.). Rozporządzenie ministra finansów z 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. nr 20, poz. 103).