Jak wyceniać materiały w jednostce budżetowej na dzień bilansowy, tj. 31 grudnia

Rzeczowe składniki aktywów obrotowych wycenia się według wartości wynikającej z ewidencji, pomniejszonej o odpisy aktualizujące ich wartość w przypadku wystąpienia okoliczności wskazujących na utratę ich wartości handlowej lub użytkowej.

Określając politykę rachunkowości, zgodnie z postanowieniami art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości jednostka może stosować pewne uproszczenia, pod warunkiem że nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na jasne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego.

W dniu zakupu

Jednostki budżetowe mogą również stosować uproszczone zasady ewidencji materiałów i towarów drogą odpisania ich w koszty działalności w dniu zakupu.

Materiały można wyceniać w cenach zakupu, cenach nabycia lub stałych cenach ewidencyjnych. Należy jednak pamiętać, że wycena w cenach zakupu jest możliwa, jeżeli koszty zakupu nie są zbyt wysokie.

W trakcie roku obrotowego, w celu uproszczenia procedury wyceny materiałów, można stosować stałe ceny ewidencyjne, wyceniając zarówno przychody, jak i rozchody materiałów z magazynu według tych cen.

Należy pamiętać, że jeśli do wyceny materiałów wybierze się stałe ceny ewidencyjne, to ustala się je na cały rok i w tym czasie są one niezmienne dla poszczególnych asortymentów.

Używanie stałych cen ewidencyjnych, nakłada jednak na jednostkę obowiązek ustalenia w księgach rachunkowych odchyleń między cenami rzeczywistymi a ewidencyjnymi. Jeżeli rzeczywista cena zakupu jest wyższa od stałej ceny ewidencyjnej, to odchylania od cen ewidencyjnych są debetowe, natomiast w sytuacji odwrotnej - odchylenia są kredytowe.

Bezpośrednio w ciężar kosztów

Zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości jednostki zobowiązane są do wyceny na dzień bilansowy składników aktywów obrotowych według cen nabycia lub kosztów wytworzenia nie wyższych od ich cen sprzedaży netto.

Cena nabycia w rozumieniu art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości to cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegającemu odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego. W przypadku importu powiększona o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, a obniżona o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika aktywów, a w szczególności przyjętego nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny - jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu.

W sytuacji przyjęcia przez jednostkę budżetową rozwiązania polegającego na odnoszeniu kosztów zakupów materiałów bezpośrednio w ciężar kosztów na dzień bilansowy należy ustalić stan materiałów niezużytych.

Wprowadzona do ksiąg rachunkowych wartość zapasów materiałów zmniejszy koszty, które są zaewidencjonowane na koncie 401.

Materiały, których wartość została odpisana w momencie zakupu bezpośrednio w koszty, a które nie zostały zużyte w trakcie roku obrotowego, ustala się w drodze spisu z natury tych składników i wycenia według cen nabycia lub zakupu - nie wyższych jednak od cen ich sprzedaży netto na dzień bilansowy (art. 28 ust. 1 pkt 6 oraz art. 34 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości).

Wycena tego zapasu odbywa się zazwyczaj według ceny z ostatnich faktur.

W praktyce występują sytuacje, w których nie wszystkie materiały zakupione w trakcie roku budżetowego, szczególnie te o niskiej wartości, zostaną zużyte (lub wydane do zużycia) na dzień 31 grudnia. Aby uniknąć problemów związanych z rozliczaniem niezużytych materiałów, a w efekcie nieprawidłowości w prowadzonej ewidencji właściwe wydaje się ujęcie w polityce rachunkowości zapisu, dzięki któremu nie będzie konieczności dokonywania przeksięgowania wartości nie zużytych materiałów i ewidencjonowania na koncie 310 - Materiały, wartości np. pięciu ryz papieru do drukarek. [ramka]

Ujęcie księgowe

Wartość materiałów wynikających ze spisu z natury należy ująć pod datą 31 grudnia następująco: strona Wn konta 310 - Materiały, strona Ma konta 401 - Zużycie materiałów i energii.

Na początku następnego okresu sprawozdawczego lub bezpośrednio przed ustaleniem nowego stanu materiałów oraz jego wyceną powinno nastąpić rozliczenie w ciężar kosztów wartości materiałów ustalonej na koniec poprzedniego okresu. Zapis księgowy jest wówczas następujący: strona Wn konta 401 - Zużycie materiałów i energii, strona Ma konta 310 - Materiały.

Należy pamiętać także o przyjęciu zasady korekty kosztów na koniec okresu sprawozdawczego o zmianę stanu (wartości) zapasu materiałów w stosunku do ich stanu z końca okresu poprzedzającego. Księgowanie będzie wtedy następujące:

- kwota zwiększająca wartość zapasu: strona Wn konta 310 - Materiały, strona Ma konta 401 - Zużycie materiałów i energii,

- kwota zmniejszająca wartość zapasu: strona Wn konta 401 - Zużycie materiałów i energii, strona Ma konta 310 - Materiały.

Zapis w polityce rachunkowości

"Nie dokonuje się korekty zapisów na koncie 401 o wartości niezużytych na dzień bilansowy materiałów, jeśli wartość ustalonych zapasów nie przekracza kwoty 3500 zł (dotyczy jednego asortymentu)".

Małgorzata Pelc

 specjalistka z zakresu finansów publicznych

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330). Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).