W stosunku do należności wątpliwych dokonuje się odpisu aktualizującego

Przy sporządzaniu próśb o potwierdzenie salda w jednostce budżetowej przeprowadzono analizę należności i stwierdzono, że w kilku przypadkach prawdopodobnie nie uda się ich odzyskać. Czy jednostka ma obowiązek dokonać w stosunku do nich odpisu aktualizacyjnego? Jakie kryteria musi spełniać należność, aby takiego odpisu dokonać? Jak zaksięgować odpis? Co zrobić, kiedy po dokonaniu odpisu należność zostanie ściągnięta?

Tak, jednostka ma obowiązek dokonać odpisu aktualizującego w stosunku do należności, co do których wiadomo, że nie zostaną ściągnięte lub też są co do tego uzasadnione wątpliwości.

Zobowiązuje do tego art. 28 ust. 7 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym należności wycenia się nie rzadziej niż na dzień bilansowy w kwocie wymaganej zapłaty z zachowaniem zasady ostrożności, czyli z uwzględnieniem należności wątpliwych.

Za należności wątpliwe uznaje się takie, co do których zachodzi prawdopodobieństwo, że nie zostaną zapłacone w terminie i w pełnej wysokości, ale nie można ich jeszcze uznać za nieściągalne. Za wątpliwe uznaje się należności:

wod dłużników postawionych w stan likwidacji lub upadłości, [przykład 1]

wkwestionowanych przez dłużnika (należności spornych), [przykład 2]

wprzeterminowane o znacznym prawdopodobieństwie nieściągalności,

wsporne, co do których zachodzi prawdopodobieństwo niewygrania sprawy lub przypuszczenie, że należności trudno będzie ściągnąć mimo wyroku na korzyść jednostki, [przykład 3]

wod dłużników, którzy mają już niezapłacone należności, do których dokonano już odpisu aktualizującego.

Może się zdarzyć sytuacja, że po dokonaniu odpisu aktualizującego należność zostanie uregulowana lub też jednostka uzyska podstawy i podejmie decyzję o umorzeniu takiej należności. [przykład 4, 5] Wielkość odpisu aktualizującego może również wzrosnąć w związku ze zwiększeniem się wątpliwej należności. Sposób księgowania takich operacji ilustrują przykłady. Odpis aktualizujący należności księguje się w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych.

PRZYKŁAD 1

Likwidacja

Jednostka budżetowa ma należności od odbiorcy, który nie uregulował ich od kilku miesięcy mimo monitów i ponagleń. Z ustaleń wynika, że firma odbiorcy została zlikwidowana i zachodzi duże prawdopodobieństwo, że pozostały majątek nie wystarczy na zaspokojenie roszczeń dłużników (jest ich więcej, w tym dłużnicy, na rzecz których środki będą przekazywane w pierwszej kolejności, tj. ZUS, US). W takim przypadku jednostka powinna dokonać odpisu aktualizującego.

PRZYKŁAD 2

Spór w sądzie

Jednostka budżetowa naliczyła należność odbiorcy z tytułu zawartej umowy. Odbiorca nie uznał należności i skierował sprawę do sądu, twierdząc, iż została naliczona bezpodstawnie. Przed sądem odbiorca przedstawił argumenty, których nie przedstawił wcześniej jednostce budżetowej, a które pozwalają przypuszczać, iż wyrok zapadnie z korzyścią dla wnioskodawcy (odbiorcy), a zarachowana przez jednostkę należność zostanie uznana za nienależną. W tej sytuacji jednostka powinna dokonać odpisu aktualizującego.

PRZYKŁAD 3

Bezskuteczna egzekucja

Jednostka budżetowa posiada należność, co do której zostało przeprowadzone postępowanie sądowe (dłużnik nie uregulował należności), a następnie na podstawie korzystnego dla jednostki wyroku zostało przeprowadzone postępowanie egzekucyjne. W jego wyniku należność nie została odzyskana, a komornik poinformował o bezskuteczności egzekucji ze względu na to, że dłużnik nie posiada majątku, z którego można by jej dokonać. W tej sytuacji jednostka powinna:

1) dokonać odpisu aktualizacyjnego, jeśli nadal zamierza próbować egzekwować należność,

2) rozważyć możliwość umorzenia należności w myśl obowiązujących przepisów.

PRZYKŁAD 4

Brak kwestionowania

W księgach rachunkowych jednostki widnieje nieuregulowana (przeterminowana o 2 tygodnie) należność od odbiorcy X. Odbiorcy naliczono odsetki oraz wysłano prośbę o potwierdzenie salda na kwotę należności głównej wraz z odsetkami. 28 grudnia otrzymano potwierdzenie salda na wskazaną kwotę (należności z odsetkami). W tej sytuacji jednostka nie powinna dokonywać odpisu aktualizacyjnego tej należności, ponieważ kontrahent jej nie kwestionuje, potwierdza jej istnienie oraz zasadność wraz odsetkami, nie ma więc podstaw do uznania jej z wątpliwą.

PRZYKŁAD 5

Wynajem

Jednostka na 31 grudnia posiadała należności w ogólnej kwocie 12 685 zł z tytułu zawartych umów, np. na wynajem pomieszczeń. Należności na kwotę 3800 zł uznano za wątpliwe i dokonano w stosunku do nich odpisu aktualizującego na 31 grudnia. W styczniu następnego roku jedna z należności (na kwotę 650 zł) została przez kontrahenta uregulowana, a inną (na kwotę 120 zł) umorzono. Kolejna należność uległa zwiększeniu o kwotę naliczonych odsetek 38 zł, przy czym odsetki te również zostały uznane za wątpliwe.

Ewidencja:

@RY1@i02/2013/227/i02.2013.227.00800030d.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Odpis aktualizujący należności na 31 grudnia 3800 zł: strona Wn konta 761 - Pozostałe koszty operacyjne, strona Ma konta 290 - Odpisy aktualizujące należności;

2a. Wpływ należności uznanej za wątpliwą 650 zł: strona Wn konta 130 - Rachunek bieżący jednostki, strona Ma konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami;

2b. Zmniejszenie odpisu aktualizującego w związku z uregulowaniem wątpliwej należności 650 zł: strona Wn konta 290 - Odpisy aktualizujące należności, strona Ma konta 760 - Pozostałe przychody operacyjne;

3a. Umorzenie należności 120 zł: strona Wn konta 761 - Pozostałe koszty operacyjne, strona Ma konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami;

3b. Zmniejszenie odpisu aktualizującego w związku z umorzeniem wątpliwej należności 120 zł: strona Wn konta 290 - Odpisy aktualizujące należności, strona Ma konta 760 - Pozostałe przychody operacyjne.

4a. Naliczenie odsetek za nieterminową zapłatę należności 38 zł: strona Wn konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, strona Ma konta 760 - Pozostałe przychody operacyjne;

4b. Zwiększenie odpisu aktualizującego w związku ze zwiększeniem się wątpliwej należności 38 zł: strona Wn konta 761 - Pozostałe koszty operacyjne, strona Ma konta 290 - Odpisy aktualizujące należności.

@RY1@i02/2013/227/i02.2013.227.00800030d.802.jpg@RY2@

Magdalena Rypińska dyrektor sądu, długoletnia główna księgowa

Magdalena Rypińska

dyrektor sądu, długoletnia główna księgowa

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.). Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).