W jaki sposób rozliczyć nadpłacone składki ZUS w księgach rachunkowych jednostki budżetowej (płatnika) w danym roku

Jesteśmy jednostką budżetową. Została u nas stwierdzona nadpłata składek ubezpieczeniowych dotycząca bieżącego roku i jest ona zaliczona w tym roku. Jak powinniśmy takie zdarzenie zaewidencjonować zgodnie z przepisami?

W świetle rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości, do ewidencji rozrachunków publicznoprawnych, w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, służy konto 229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne. Po stronie Wn konta 229 ujmuje się należności oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, zaś po stronie Ma - zobowiązania, spłatę i zmniejszenie należności z tytułu rozrachunków publicznoprawnych.

Saldo konta 229 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań.

Stwierdzona nadpłata składek ubezpieczeniowych dotycząca bieżącego roku, która jest zaliczona w tym roku, przedstawia się następująco:

I. W przypadku gdy jednostka budżetowa nie złoży wniosku o zwrot nadpłaty, to ZUS zaliczy ją na poczet przyszłych należności, a jednostka powinna pomniejszyć o tę wartość bieżące wpłaty.

Rozliczenie z tytułu składek ubezpieczeniowych za bieżący miesiąc należy zaksięgować:

1. Zobowiązania z tytułu składek ubezpieczeniowych za bieżący miesiąc, w części finansowanej przez pracodawcę:

strona Wn konta 405 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia

strona Ma konta 229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne

jednocześnie jako koszt w wysokości naliczonej za dany miesiąc w kwocie obciążającej pracodawcę;

2. Przelew do ZUS składek za bieżący miesiąc w wysokości naliczenia pomniejszonego o nadpłatę (w części, która dotyczy składek obciążających pracodawcę):

strona Wn konta 229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne

równocześnie jako wydatek w wysokości wynikającej z deklaracji rozliczeniowej pomniejszonej o stwierdzoną nadpłatę, w części dotyczącej rozrachunków z tytułu wynagrodzeń, składki płacone przez pracownika (paragraf składek ubezpieczeniowych)

strona Wn konta 229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne

strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący jednostki

jednocześnie jako wydatek w wysokości będącej obciążeniem dla pracownika (paragraf wynagrodzeń osobowych)

II. W sytuacji, kiedy nadpłata składek ubezpieczeniowych zostanie potwierdzona przez ZUS na poczet przyszłych należności, a jednostka budżetowa dokona stosownych korekt, wówczas na koncie 229 będzie widniało saldo Wn.

Małgorzata Pelc

specjalistka z zakresu finansów publicznych

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).