Prywatne auto do celów służbowych to tańsze rozwiązanie

Brak jest jednolitych regulacji dotyczących zasad korzystania z samochodów służbowych w urzędach administracji publicznej. Zasady takie określają wewnętrzne akty, np. zarządzenia lub regulaminy, wprowadzane przez kierownictwo poszczególnych urzędów.

Urzędnicy nie mogą liczyć na bonus do wynagrodzenia w postaci udostępnienia samochodu służbowego do prywatnego użytkowania, tak jak ma to często miejsce w sektorze prywatnym. Najczęściej stosowaną przez urzędy praktyką jest udostępnianie samochodu służbowego na czas wykonania określonego zadania. Często też wewnętrzne procedury przewidują, iż samochody te są udostępniane wraz z kierowcą. Wyjątkową sytuacją jest udostępnienie samochodu służbowego do osobistego użytkowania w celach służbowych lub możliwość dojazdu takim samochodem z miejsca zamieszkania do pracy. Jeśli nawet wewnętrzne regulaminy urzędów przewidują taką możliwość, to zwykle dotyczy ona jedynie kierownictwa urzędu. Należy bowiem pamiętać, iż racjonalność wydatków ponoszonych przez urzędy w związku z użytkowaniem pojazdów służbowych jest przedmiotem kontroli Najwyższej Izby Kontroli.

Zgodnie z rozporządzeniem

Umożliwienie urzędnikom wykorzystanie w celach służbowych samochodów prywatnych wydaje się być tańszym rozwiązaniem. Zostało ono uregulowane w rozporządzeniu w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej: rozporządzenie). Zgodnie z przepisami rozporządzenia zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie danego pojazdu do celów służbowych.

Rozporządzenie nie określa wymagań co do treści umowy. Ze względu jednak na konieczność prawidłowego rozliczenia kosztów użytkowania pojazdu powinna ona określać m.in.:

wrodzaj pojazdu, którego pracownik będzie używał do celów służbowych, z podaniem marki, numeru rejestracyjnego i pojemności silnika, a także wskazaniem jego właściciela (samochód ten nie musi być własnością pracownika, może być wypożyczony lub należeć np. do jego małżonka),

wzobowiązanie pracownika do wykorzystywania pojazdu do zadań służbowych,

wzasady refundacji wydatków (kilometrówka lub ryczałt),

wwysokość stawki za kilometr przebiegu pojazdu,

wlimit kilometrów objęty refundacją kosztów,

wdokumenty wymagane do comiesięcznego rozliczania zwrotu kosztów, termin rozliczenia oraz termin zwrotu kosztów.

Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

1) dla samochodu osobowego:

a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,5214 zł,

b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł,

2) dla motocykla - 0,2302 zł,

3) dla motoroweru - 0,1382 zł.

Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca. Limit ten zależny jest od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć:

w300 km - do 100 tys. mieszkańców,

w500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

w700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

Dla pojazdów prywatnych używanych do celów służbowych w służbie leśnej oraz w służbie parków narodowych może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 1500 km. Limit może zostać podwyższony także dla pojazdów do celów służbowych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej, przy czym nie może on przekroczyć 3 tys. km.

Podróż służbowa

Zasady zwrotu kosztów używania przez pracownika prywatnego pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej.

Pracodawca na wniosek pracownika może wyrazić zgodę na przejazd w krajowej lub zagranicznej podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. Tylko w takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, nie wyższą jednak niż określona w rozporządzeniu ministra infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Zwolnienie z podatku

Ryczałt samochodowy z tytułu używania przez pracowników socjalnych własnych samochodów osobowych do celów służbowych w granicach administracyjnych gminy korzysta ze zwolnienia z opodatkowania do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego.

(pismo z 31 października 2008 r. Izby Skarbowej w Warszawie, IPPB2/415-1151/08-2/MG)

Dwa sposoby rozliczeń

Liczba podlegających rozliczeniu faktycznie przejechanych kilometrów wynika z prowadzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu. Aby obliczyć wysokość kosztów do zwrotu, liczbę przejechanych kilometrów należy pomnożyć przez określoną w umowie stawkę za 1 kilometr. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać: ● nazwisko, imię i adres pracownika używającego pojazdu, ● dane pracodawcy, ● numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, ● kolejny numer wpisu z datą, celem wyjazdu, opisem trasy, liczbą faktycznie przejechanych kilometrów i stawką za 1 km przebiegu, ● kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu.

Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych w formie miesięcznego ryczałtu oblicza się jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i ustalonego w umowie miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Zwrot kosztów następuje po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy. Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych

@RY1@i02/2013/216/i02.2013.216.217001000.803.jpg@RY2@

Ewa Łukasik prawnik, pracownik administracji rządowej

Ewa Łukasik

prawnik, pracownik administracji rządowej

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167).