Gminy muszą wiedzieć, ile pieniędzy zobowiązały się wydać, na jakie cele i w jakim okresie

Zaangażowanie stanowi etap poprzedzający dokonanie wydatku i obejmuje wartość wydatkowanych kwot w ramach zatwierdzonego planu finansowego wydatków jednostki budżetowej. Jego celem jest ocena przebiegu realizacji wydatków i dostarczenie kierownictwu jednostki informacji o konieczności podjęcia ewentualnych zmian w planie finansowym.

Istota i rodzaje

Zgodnie z art. 40 ust. 2 pkt 2 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych jednostki budżetowe mają obowiązek prowadzenia ewidencji księgowej uwzględniającej wszystkie etapy rozliczeń poprzedzające płatność dochodów i wydatków, a w zakresie wydatków i kosztów - także zaangażowanie środków.

Zaangażowanie wydatków przedstawia różnicę między memoriałowym a kasowym ujęciem wydatków. Zaangażowanie poprzedza powstanie samego zobowiązania.

Należy zatem przyjąć założenie, że wartość zaangażowania nie może przekraczać limitu wydatków zaplanowanych dla danego roku budżetowego.

Wyróżnia się dwa rodzaje zaangażowania:

1) rachunkowe - efektem którego środki budżetowe zostają w planie finansowym przeznaczone na określone cele, bez możliwości wykorzystania zaplanowanych kwot na inny wydatek,

2) prawne - wynikające z zawartych umów, jak również z wydanych decyzji, a którego skutkiem jest powstanie długu jednostki.

Zaangażowanie prawne występuje najczęściej w postaci aktów administracyjnych, np. decyzji o przyznaniu świadczeń opieki społecznej, umów o pracę czy umów cywilnoprawnych polegających na udzieleniu zamówienia publicznego. Należy zauważyć, że w przypadku kiedy zaangażowanie prawne tworzy dług, to musi poprzedzać go zaangażowanie rachunkowe, a więc uwzględnienie środków na dany wydatek w planie finansowym. Jeśli zaangażowanie prawne ogranicza się jedynie do stwierdzenia długu, np. na skutek postanowienia sądu, wówczas zaangażowanie rachunkowe musi nastąpić po nim. Wydatek z tego wynikający powinien zostać uwzględniony w planie finansowym.

Należy pamiętać, aby zaangażowania nie mylić ze zobowiązaniami. Z reguły jest tak, że najpierw pojawia się zaangażowanie, a dopiero później zobowiązanie. Najpierw bowiem podpisywane są różnego rodzaju umowy, np. z pracownikami o pracę, z kontrahentami o dostawy, a po ich wykonaniu (w przypadku dostaw, robót i usług po ich odebraniu, w przypadku umów o pracę po naliczeniu w listach płac wynagrodzeń) powstaje zobowiązanie jednostki wobec konkretnego podmiotu, w określonej wysokości i o oznaczonym terminie płatności.

Umowy zawierane przez jednostkę podpisywane są przez kierownika jednostki. To jego podpis świadczy o zaangażowaniu środków budżetowych i jest przyrzeczeniem danym drugiej stronie, że jeżeli umowa zostanie wykonana prawidłowo, to zostanie jej przekazana określona kwota tytułem zapłaty. Główny księgowy parafuje wyłącznie umowę, co oznacza, że potwierdza, iż są lub będą środki na jej zapłacenie i w odpowiednim terminie wykona on dyspozycje środkami pieniężnymi.

Trzeba pamiętać, że zaangażowanie wydatków roku bieżącego wyższe od planu wydatków stanowi przekroczenie uprawnień do zaciągania zobowiązań. Potwierdzeniem tego jest art. 46 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym jednostki sektora finansów publicznych mogą zaciągać zobowiązania do sfinansowania w danym roku do wysokości wynikającej z planu wydatków jednostki.

W ewidencji księgowej

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie szczególnych zasad rachunkowości do ewidencji zaangażowania w państwowych jednostkach budżetowych służą następujące konta pozabilansowe:

wkonto 983 "Zaangażowanie wydatków środków europejskich roku bieżącego",

wkonto 984 "Zaangażowanie wydatków środków europejskich przyszłych lat",

wkonto 998 "Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego",

wkonto 999 "Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat".

W samorządowych jednostkach budżetowych zaangażowanie ujmowane jest wyłącznie na kontach 998 i 999.

Jak dokumentować

Dokumenty stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych jednostki na kontach pozabilansowych określa kierownik jednostki. Zapisy dotyczące rodzaju dokumentacji, będącej podstawą dokonania wydatków, powinny znaleźć się w instrukcji obiegu dokumentów bądź w dokumentacji opisującej zasady (politykę) rachunkowości jednostki.

Co do zasady dokumenty będące podstawą ewidencji zaangażowania należy ujmować na bieżąco, tj. w dacie ich wystawienia. Nie zawsze jednak jest to możliwe, gdyż zależy to od przyjętej w jednostce instrukcji obiegu dokumentów. Warto zatem pamiętać, aby w dokumentacji zakładowej określić dokładne terminy przekazywania do komórki finansowo-księgowej dokumentów stanowiących podstawę ewidencji zaangażowania.

Dokumentami, które stanowią podstawę do ujęcia zaangażowania w księgach rachunkowych jednostki, mogą być m.in.:

wumowy o dostawy towarów lub wykonanie usługi (wraz z aneksami), płatne w danym roku,

wumowy o dostawy towarów lub wykonanie usługi, płatne w latach następnych,

wwartość rocznych wynagrodzeń wynikających z zawartych umów o pracę oraz pochodne od wynagrodzeń,

wwartość świadczeń przyznanych na podstawie wydanych decyzji administracyjnych,

wpostanowienia,

wporozumienia,

wakty notarialne,

wfaktury, rachunki za wykonane dostawy i usługi, dla których nie stosuje się ustawy - prawo zamówień publicznych,

wkoszty podróży służbowych,

wniezapłacone do dnia sprawozdawczego, np. faktury nieobjęte uprzednio zawartymi umowami,

winne dokumenty powodujące konieczność dokonania wydatków budżetowych, np.: dokumenty związane z zaliczkami na opłaty sądowe, deklaracje dotyczące podatków i opłat administracyjnych.

W sprawozdawczości budżetowej

Zaangażowanie wydatków w sprawozdawczości budżetowej wykazywane jest w następujących sprawozdaniach jednostek budżetowych:

wRb-28, Rb-28 Programy i Rb-28 Programy WPR,

wRb-28UE i Rb-28UE WPR,

wRb-28S.

Zapis rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej mówiący, że "wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków w roku bieżącym", można rozumieć dwojako, tak że w kolumnie zaangażowanie ujmuje się wyłącznie wielkość zaangażowania dotyczącego wydatków jeszcze niewykonanych na podstawie sald kont 998 i 983, a na koniec roku nie wypełnia się tej kolumny, ponieważ wydatki danego roku zostały już poniesione. Jednak konieczność poniesienia wydatków w roku bieżącym można rozumieć również jako wydatki już zrealizowane i te, które jeszcze zostaną poniesione w tym roku, a na które zostały podpisane umowy, porozumienia lub wydano decyzje.

Wątpliwości powyższe zostały wyjaśnione w piśmie departamentu finansów samorządu terytorialnego Ministerstwa Finansów z 9 maja 2012 r. nr-4834-1/SZH/2012/1711. W piśmie tym MF informuje, że zaangażowanie wykazywane w Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych j.s.t. należy wykazywać narastająco od początku roku jako sumę zaangażowania ewidencjonowaną na koncie 998, tj. od początku roku do zakończenia okresu sprawozdawczego.

WAŻNE

W samorządowych jednostkach budżetowych zaangażowanie ujmowane jest wyłącznie na kontach 998 i 999

WAŻNE

Zaangażowanie wydatków roku bieżącego wyższe od planu wydatków stanowi przekroczenie uprawnień do zaciągania zobowiązań

Małgorzata Pelc

specjalista z zakresu finansów publicznych

Podstawa prawna

Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.). Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. nr 128, poz. 861 z późn. zm.), w tekście: rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości. Rozporządzenie ministra finansów z 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. nr 20, poz.103), w tekście: rozporządzenie w sprawie sprawozdawczości budżetowej.