Jak zaewidencjonować należności sporne i wątpliwe

W jaki sposób należy ująć w księgach rachunkowych jednostki należności sporne i wątpliwe na koniec roku 2013? Jak należy księgować je w następnym roku, w którym należność zostanie zapłacona? Czy prawidłowe będzie zaksięgowanie ich na koncie 240 - Pozostałe rozrachunki, czy też na koncie 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych?

ODPOWIEDŹ

specjalistka z zakresu finansów publicznych

Należności sporne, dochodzone na drodze postępowania sądowego, podlegają przeksięgowaniu na konto 240 - Pozostałe rozrachunki, natomiast należności uznane za wątpliwe powinny pozostać na koncie 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych.

W jednostkach budżetowych ewidencja księgowa należności spornych, tj. należności skierowanych na drogę postępowania sądowego, prowadzona jest na koncie analitycznym w ramach konta 240 - Pozostałe rozrachunki. Po stronie Wn tego konta należy księgować powstanie należności spornych pod datą skierowania pozwu do sądu, zaś po stronie Ma - odpisanie lub oddalenie należności spornych.

Pod datą skierowania roszczenia na drogę postępowania sądowego kwotę tego roszczenia wskazane jest przenieść z konta rozrachunkowego dłużnika (np. z konta 201, 221, 234) na konto 240, w myśl zapisu: strona Wn konta 240 - Pozostałe rozrachunki (analitycznie: Należności sporne), strona Ma konta konto zespołu 2 - Rozrachunki i rozliczenia.

Należy zwrócić uwagę, iż na koncie 240 nie księguje się wydatków związanych z dochodzeniem należności na drodze sądowej. Zalicza się je do pozostałych kosztów operacyjnych (konto 761 - Pozostałe koszty operacyjne) w momencie ich poniesienia. Natomiast zwrot tych wydatków przez dłużnika, jeśli nastąpi, księguje się jako pozostałe przychody operacyjne (konto 760 - Pozostałe przychody operacyjne). Zgodnie bowiem z art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości są to koszty i przychody związane pośrednio z działalnością jednostki.

Trzeba także pamiętać, że par. 8 ust.  1 rozporządzenia ministra finansów z 5 lipca 2010 r. stanowi, iż wartość należności aktualizuje się zgodnie z ustawą o rachunkowości, z zastrzeżeniem ust. 2-4.

Na należności dochodzone na drodze sądowej jednostki budżetowe powinny dokonywać odpisów aktualizujących. Należności takie nie spełniają już wymogu określonego w art. 3 ust.1 pkt 12 ustawy o rachunkowości, tzn. zachodzi obawa, że nie spowodują one w przyszłości wpływu do jednostki korzyści ekonomicznych i wciąż mają status należności wątpliwych. Powyższe wynika z art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości, w którym wskazano, że wartość należności aktualizuje się, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty poprzez dokonanie odpisu aktualizującego m.in. w odniesieniu do należności:

wstanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego - w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania,

wprzeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców - w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności.

Jeżeli jednak jednostka uzna, że sytuacja finansowa dłużnika jest dobra, a sprawa jest w sądzie, by przyspieszyć otrzymanie zapłaty, i istnieje pewność odzyskania całej należności, to jednostka nie musi takiego odpisu tworzyć.

Odpisy aktualizujące wartość należności zalicza się przy tym - w świetle art. 35b ust. 2 ustawy o rachunkowości - odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub do kosztów finansowych, zależnie od rodzaju należności, której dotyczy odpis aktualizujący. Utworzenie takiego odpisu powinno zostać wprowadzone do ksiąg jednostki budżetowej zapisem: strona Wn konta 761 - Pozostałe koszty operacyjne lub 751 - Koszty finansowe, strona Ma konta 290 - Odpisy aktualizujące należności.

Dalszy sposób rozliczenia należności spornych (zaewidencjonowanych na koncie 240) zależeć będzie od wyników postępowania sądowego. Trzeba pamiętać, aby w bilansie za rok 2013 należności wraz z odsetkami wykazać pomniejszone o dokonane odpisy aktualizujące wartość należności, a wartość dokonanych odpisów aktualizujących należy podać w informacji uzupełniającej do bilansu.

Ewidencja

@RY1@i02/2013/164/i02.2013.164.00800040e.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego w 2013 roku: strona Wn konta 240 - Pozostałe rozrachunki (analitycznie: Należności dochodzone na drodze sądowej), strona Ma konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych.

2. Utworzenie odpisu aktualizującego należności na koniec 2013 roku:

2a) należność główna: strona Wn konta 761 - Pozostałe koszty operacyjne, strona Ma konta 290 - Odpisy aktualizujące należności,

2b) odsetki za zwłokę: strona Wn konta 751 - Koszty finansowe, strona Ma konta 290 - Odpisy aktualizujące należności.

3. Prawomocny wyrok zasądzający należność w 2014 roku: strona Wn konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych, strona Ma konta 240 - Pozostałe rozrachunki (analitycznie: Należności dochodzone na drodze sądowej).

4. Zapłata przez dłużnika dochodzonej należności w 2014 roku: strona Wn konta 130 - Rachunek bieżący jednostki, strona Ma konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych.

5. Rozwiązanie odpisu aktualizującego w 2014 roku:

5a) na należność główną: strona Wn konta 290 - Odpisy aktualizujące należności, strona Ma konta 760 - Pozostałe przychody operacyjne,

5b) na odsetki za zwłokę: strona Wn konta 290 - Odpisy aktualizujące należności, strona Ma konta 750 - Przychody finansowe.

Małgorzata Pelc

specjalistka z zakresu finansów publicznych

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów konta dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).