Jak księgować dofinansowywanie nauki pracownikom

W każdej firmie od pracownika wymaga się określonych kwalifikacji na danym stanowisku pracy. Szczególnym przypadkiem są tutaj pracownicy jednostek sektora finansów publicznych, dla których najczęściej w przepisach resortowych określono szczegółowe wymagania, często również dotyczące poziomu i rodzaju wykształcenia.

W ostatnich latach przepisy te ulegały zmianom, co spowodowało konieczność podniesienia dotychczas posiadanych kwalifikacji przez pracowników z dłuższym stażem.

Często również zmieniające się realia oraz zakres działania jednostki powodują, że w jej interesie jest wsparcie pracownika w zdobywaniu nowych umiejętności i wiedzy. Dlatego też również w jednostkach sektora finansów publicznych wypłacane są różnego rodzaju świadczenia w związku z podnoszeniem przez pracowników kwalifikacji.

Co mówią przepisy

Zasady finansowania lub dofinansowywania nauki pracownikom w ramach podnoszenia przez nich kwalifikacji zawodowych regulują przepisy ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (art. 102-103⁶).

Istotne jest, że pracodawca nie ma obowiązku wspierać pracownika, który podejmuje kształcenie wyłącznie w związku z własnymi zainteresowaniami, bez związku z wykonywaną pracą lub też w opinii pracodawcy - bez potrzeby. Warunkiem otrzymania świadczeń w ramach wparcia w zdobywaniu nowych kwalifikacji jest zgoda pracodawcy lub też jego inicjatywa.

Należy tu rozróżnić dwa rodzaje świadczeń należnych pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje: urlop szkoleniowy oraz inne świadczenia, takie jak np. dofinansowanie lub sfinansowanie przez pracodawcę opłat za kształcenie, zwrot kosztów przejazdu do szkoły (uczelni), zakup podręczników itp. Tak jak ten drugi rodzaj świadczeń jest fakultatywny i zależy wyłącznie od woli i możliwości finansowych pracodawcy, tak urlop szkoleniowy należy się pracownikowi bezwzględnie, jeśli podnoszenie, zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika (bo tak definiuje się podnoszenie kwalifikacji) odbywa się z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą. Warto zauważyć, że przepisy nie wskazują jak owa zgoda ma być wyrażona. Można stąd wnioskować, że nie musi być ona wyrażona wprost. Jeśli np. pracodawca pokrywa opłaty za studia pracownikowi, nie może mu odmówić przyznania urlopu szkoleniowego, argumentując, że nie wyraża zgody na podnoszenie kwalifikacji.

Najczęstszą formą wsparcia dokształcających się pracowników ze strony pracodawców jest finansowanie lub współfinansowanie opłat za kształcenie, zwrot kosztów przejazdów lub noclegów w związku z kształceniem, zakup podręczników.

Środki publiczne

Zasady i terminy realizacji tej pomocy, a także warunki, pod jakimi zostaną one przez pracodawcę zrealizowane, określa umowa zawierana między pracodawcą a pracownikiem.

Warto tu zauważyć, że w myśl przepisów prawa pracy zawarcie takiej umowy nie jest obowiązkowe, jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Tu jednak trzeba nieco inaczej spojrzeć na jednostki sektora finansów publicznych bowiem wypłacane w ramach dofinansowania świadczenia pochodzą ze środków publicznych, tak więc obowiązują tutaj zasady dysponowania określone w ustawie o finansach publicznych. W związku z tym, że wydatki publiczne muszą być celowe i uzasadnione, jednostki sektora finansów publicznych powinny zawierać umowy z pracownikami, jeśli współfinansują lub finansują im naukę, aby właściwie zabezpieczyć interes publiczny. W innym wypadku mogłoby dochodzić do sytuacji, kiedy pracownik po skorzystaniu z dofinansowania nauki rozwiąże stosunek pracy i podejmie zatrudnienie poza sektorem publicznym. Dlatego sytuacje, kiedy jednostka nie zawiera stosownej umowy z pracownikiem w jednostkach sektora finansów publicznych muszą być podyktowane szczególnymi okolicznościami.

Dojazdy na uczelnię i zakwaterowanie

Często zwracanym przez pracodawców kosztem doskonalenia zawodowego są koszty przejazdów na uczelnię i zakwaterowania podczas nauki. Najczęściej stosuje się te same zasady, co przy podróżach służbowych, z tym że ze względu na fakultatywność zwracanych kosztów postanowienia umowy mogą być różne w tym zakresie, więc mogą tu występować różne sytuacje, co ilustrują przykłady 1 i 2.

Pomoce dydaktyczne

Pracodawca na mocy przepisów kodeksu pracy może również sfinansować pracownikowi zakup podręczników czy pomocy dydaktycznych. Tu w praktyce przyjmuje się różne rozwiązania. Pracodawca może np. zakupić podręczniki i przekazać je pracownikowi, może zakupić podręcznik stanowiący jednocześnie pomoc fachową dla pracownika bądź zakupić pomoce dydaktyczne dla więcej niż jednego pracownika i umieścić w bibliotece zakładowej, jeśli taką posiada. [przykłady 3, 4 i 5]

Warunki do spełnienia

Wsparcie pracodawcy w podnoszeniu kwalifikacji zazwyczaj nie jest bezwarunkowe. Najczęściej pracodawca, dofinansowując w różnej formie dokształcanie, zobowiązuje pracownika do pozostawania w stosunku pracy przez określony czas po zakończeniu kształcenia.

Zgodnie z art. 103⁵ k.p. pracownik podnoszący kwalifikacje:

1) który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji albo przerwie ich podnoszenie,

2) z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy w trakcie podnoszenia kwalifikacji lub po jego zakończeniu (w terminie określonym w umowie, nie dłuższym niż 3 lata),

3) który w trakcie podnoszenia kwalifikacji lub w okresie, kiedy zobowiązany jest do pozostania w zatrudnieniu, rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem (wyjątek art. 94³),

4) który w trakcie podnoszenia kwalifikacji lub w okresie, kiedy zobowiązany jest do pozostania w zatrudnieniu, rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia, mimo braku przyczyn określonych w przepisach,

- zobowiązany jest do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na ten cel w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia. [przykład 6]

PRZYKŁAD 1

Zwrot całości

Pracownik zawarł z pracodawcą umowę zawierającą zasady zwrotu świadczeń związanych z doskonaleniem zawodowym. Zgodnie z jej treścią pracodawca zobowiązał się do zwrotu wszystkich świadczeń z tytułu wyjazdów pracownika na studia wg zasad określonych w rozporządzeniu. Pracownik wziął udział w zajęciach na studiach zaocznych, 8-9 czerwca 2013 r. (zgodnie z harmonogramem studiów). Wyjechał z miejsca zamieszkania tj. z Wrocławia 7 czerwca o godz. 16.30 do Warszawy, wrócił 9 czerwca o godz. 23.30.

Rachunek kosztów podróży

Przejazdy 85 zł x 2 = 170 zł

Ryczałt na dojazdy 6 zł x 3 = 18 zł

Ryczałt za noclegi (pracownik nie przedstawił rachunków) 45 zł x 2 = 90 zł

Diety (pracownik nie miał zapewnionego wyżywienia) 2,5 diety x 30 zł = 75 zł

Łączne koszty, jakie pracodawca zgodnie z umową zwróci pracownikowi: 353 zł

@RY1@i02/2013/125/i02.2013.125.00800020c.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Rachunek kosztów podróży 353 zł: strona Wn konta 409 - Pozostałe koszty rodzajowe (paragraf 4410), strona Ma konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami

2. Zwrot pracownikowi poniesionych kosztów podróży gotówką lub przelewem 353 zł: strona Wn konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 101 - Kasa/130 - Rachunek bieżący jednostki

PRZYKŁAD 2

Tylko koszt biletów

Pracownik w ramach doskonalenia zawodowego pojechał na zajęcia na studiach zaocznych w dniach 15-16 czerwca 2013 r. Wyjechał z Wrocławia (miejsce pracy) do Krakowa (siedziba uczelni) w piątek o godz. 15.40, wrócił w niedzielę o godz. 20.45. Koszt biletu w jedną stronę 60 zł. W zawartej między stronami umowie pracodawca zobowiązał się do pokrycia kosztów przejazdów na studia, ale bez dodatkowych świadczeń w postaci diet czy ryczałtów.

W związku z powyższym pracownikowi przysługiwał będzie zwrot kwoty 120 zł. Pracownik przedstawił rachunek kosztów podróży i odebrał zwrot kosztów przejazdu z kasy jednostki.

@RY1@i02/2013/125/i02.2013.125.00800020c.102.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Zwrot pracownikowi poniesionych kosztów podróży 120 zł: strona Wn konta 409 - Pozostałe koszty rodzajowe (paragraf 4410), strona Ma konta 101 - Kasa

PRZYKŁAD 3

Faktura za książki

Pracodawca na mocy umowy finansuje pracownikowi koszt zakupu podręczników. W związku z powyższym zakupiono je i przekazano pracownikowi. Jednostka otrzymała fakturę na kwotę 150 zł.

@RY1@i02/2013/125/i02.2013.125.00800020c.103.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Faktura za podręczniki 150 zł: strona Wn konta 405 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia par. 4240, strona Ma konta 201 - Rozrachunki z z odbiorcami i dostawcami

PRZYKŁAD 4

Biblioteka zakładowa

Pracodawca posiada bibliotekę. Ze względu na to, że znaczna część pracowników dokształca się na tym samym kierunku studiów (wymóg wprowadzony ustawowo), pracodawca zakupił podręczniki. Umieścił je w bibliotece zakładowej. Mogą z nich korzystać wszyscy pracownicy. Bibliotek jest ogólnie dostępna.

@RY1@i02/2013/125/i02.2013.125.00800020c.104.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Faktura za zakupione podręczniki: strona Wn konta 014 - Zbiory biblioteczne, strona Ma konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami,

2. Umorzenie zakupionych książek: strona Wn konta 401 - Zużycie materiałów i energii (paragraf 424), strona Ma konta 072 - Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych.

PRZYKŁAD 5

Materiał dydaktyczny

Pracodawca zakupił podręcznik, który stanowi materiał dydaktyczny w związku z podnoszeniem kwalifikacji pracownika (uczestniczy on w kursie specjalistycznym) oraz stanowi fachową pomoc w codziennej pracy.

@RY1@i02/2013/125/i02.2013.125.00800020c.105.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Zakup podręcznika: strona Wn konta 401 - Zużycie materiałów i energii (paragraf 4210), strona Ma konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami

PRZYKŁAD 6

Rozwiązanie stosunku pracy

Pracownik był zatrudniony w jednostce przez 10 lat do 31 maja 2013 r. 30 czerwca 2012 r. ukończył studia w ramach doskonalenia zawodowego, do których otrzymał dofinansowanie pracodawcy oraz zwrot kosztów przejazdów na zajęcia. Łączna kwota świadczeń wypłaconych przez pracodawcę wyniosła 10 740 zł.

Po ukończeniu nauki zgodnie z umową pracownik był obowiązany pozostać w zatrudnieniu co najmniej 3 lata, tj. do 30 czerwca 2015 r. W 2013 r. rozwiązał stosunek pracy za wypowiedzeniem z powodu znalezienia atrakcyjniejszej posady. Zobowiązany jest więc do zwrotu części dofinansowania do kształcenia w wielkości propocjonalnej do przepracowanego okresu.

10 740 zł : 36 mies. (okres, w jakim powinien pozostać w zatrudnieniu) = 298,33 zł

Liczba przepracowanych miesięcy po ukończeniu doskonalenia: 11

Liczba miesięcy, przez które powinien pozostać w zatrudnieniu: 25

Kwota do zwrotu przez pracownika z tyt. otrzymanych świadczeń: 25 mies. x 298,33zł = 7458,25 zł

@RY1@i02/2013/125/i02.2013.125.00800020c.106.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Zwrot wydatków lat poprzednich 7458,25 zł: strona Wn konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 720 - Przychody z tytułu dochodów budżetowych

2. Zwrot przez pracownika należnej kwoty 7458,25 zł: strona Wn konta 130 - Rachunek bieżący jednostki (dochody), strona Ma konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami

3. Przelew na rachunek budżetu państwa lub budżetu j.s.t. zwrotu dofinansowania, będącego dochodem budżetowym 7458,25 zł: strona Wn konta 222 - Rozliczenie dochodów budżetowych, strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący jednostki

EWIDENCJA RÓŻNYCH FORM POMOCY

W praktyce w jednostkach sektora finansów publicznych występują różne formy finansowania nauki pracownikom.

Forma 1

W przypadku kursów i szkoleń najczęściej to pracodawca kieruje na nie pracownika i ponosi pełny koszt takiego szkolenia, za które jednostka otrzymuje fakturę.

@RY1@i02/2013/125/i02.2013.125.00800020c.107.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Faktura za usługi szkoleniowe - szkolenie, w którym wziął udział pracownik jednostki: strona Wn konta 405 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia (paragraf 4700), strona Ma konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami

2. Zapłata za szkolenie: strona Wn konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący jednostki

Forma 2

Dofinansowywanie pracownikom części opłat ponoszonych za kształcenie, np. za studia, przy czym dopłaty wypłacane są pracownikom, którzy je wcześniej ponieśli.

@RY1@i02/2013/125/i02.2013.125.00800020c.108.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Decyzja o przyznaniu dofinansowania: strona Wn konta 405 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia (paragraf 4300), strona Ma konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami

2. Przelew pracownikom dofinansowania poniesionych opłat za kształcenie: strona Wn konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący jednostki.

3. Wypłata pracownikom gotówką z kasy świadczeń z tytułu dofinansowania nauki: strona Wn konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 101 - Kasa

Forma 3

Często stosowanym rozwiązaniem jest też pokrywanie w całości kosztów nauki, bezpośrednio na rzecz uczelni, na której pracownik się kształci. Wystawiana jest wtedy faktura na rzecz jednostki.

@RY1@i02/2013/125/i02.2013.125.00800020c.109.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Faktura otrzymana z uczelni za czesne pracownika: strona Wn konta 402 - Usługi obce (paragraf 4300), strona Ma konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami

2. Zapłata czesnego na podstawie otrzymanej faktury: strona Wn konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący jednostki

@RY1@i02/2013/125/i02.2013.125.00800020c.810.jpg@RY2@

Magdalena Rypińska dyrektor sądu, długoletnia główna księgowa

Magdalena Rypińska

dyrektor sądu, długoletnia główna księgowa

Podstawa prawna

Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).