Jak prawidłowo wykazywać zaangażowanie wynagrodzeń w Rb-28

Pojęcie zaangażowania wydatków określone zostało w dwóch rozporządzeniach ministra finansów z:

● 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej,

● 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. nr 20, poz. 103).

W rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont zaangażowanie określono jako wartości umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym.

Podobnie pojęcie to reguluje rozporządzenie w sprawie sprawozdawczości budżetowej, które w komentarzu do sprawozdania Rb-28 wskazuje, że w kolumnie zaangażowanie wykazuje się dane dotyczące zaangażowania planu wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym.

Co istotne, oba akty prawne regulujące kwestię zaangażowania odróżniają pojęcia zaangażowania (strona Ma konta 998 - Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego wykazywana w sprawozdaniu Rb-28) od faktycznie dokonanych wydatków (ujmowanych na stronie Wn konta 998). Przede wszystkim jednak rozporządzenia jasno wskazują, że pojęcie zaangażowania odnosi się do roku budżetowego, czyli całego planu finansowego (a nie np. części planu przypadającej na miesiąc).

Żadne z rozporządzeń nie wskazuje natomiast sposobu ustalania zaangażowania w poszczególnych paragrafach czy też dokumentów będących podstawą jego obliczenia. Powoduje to, że zaangażowanie jest w pewnym sensie pojęciem umownym, pozostającym do ustalenia w gestii kierownika jednostki, czy też dysponenta części budżetowej. Dlatego przyjmuje się w tym zakresie wiele uproszczeń postaci ewidencji zaangażowania w niektórych paragrafach na podstawie faktycznie dokonanych wydatków. Przykładem może być tu zaangażowanie wydatków na media, które mimo wcześniej zawartych umów wykazywane jest na podstawie wydatków faktycznie dokonanych, mimo że jasne jest, iż plan w tych paragrafach jest już zaangażowany. Ponieważ jednak trudne byłoby szacowanie wydatków na te cele i konieczne częste korygowanie tak wykazanego zaangażowania, przyjmuje się uproszczenie w postaci ustalania zaangażowania na poziomie faktycznego wykonania (zużycia), mimo że plan w tym zakresie jest niewątpliwie obciążony z tytułu zawartej umowy.

Celem ewidencji zaangażowania jest pokazanie, jaka wielkość planu finansowego jest już rozdysponowana i spowoduje wydatkowanie środków w danym roku budżetowym, niezależnie od terminu (miesiąca roku), w jakim zostaną dokonane faktyczne wydatki.

Bezsprzeczny jest natomiast fakt, że zaangażowanie nie może być wyższe od ustalonego planu wydatków na dany roku budżetowy, co wynika z przepisów o zaciąganiu zobowiązań przez jednostki sektora finansów publicznych określone w ustawie o finansach publicznych.

Zaangażowanie w zakresie wynagrodzeń powinno być wykazywane zgodnie z przepisami rozporządzenia, tj. na podstawie zawartych umów o pracę, decyzji płacowych, angaży itp., które w całości są uwzględniane w planie finansowym w paragrafach płacowych. Nie ma więc przeszkód, aby przyjąć zasadę, że zaangażowanie wydatków w zakresie wynagrodzeń wykazywane będzie w wysokości planu finansowego. Plan w zakresie wynagrodzeń jest albo obliczony w wysokości bardzo zbliżonej do faktycznie później zrealizowanych wypłat lub też aktualizowany celem dostosowania go do potrzeb i zmian występujących w jednostce. Warto tu zauważyć, że często stosowanymi w tym zakresie rozwiązaniami jest nieplanowanie w paragrafach wynagrodzeniowych dysponentów trzeciego stopnia środków na odprawy emerytalne, nagrody jubileuszowe czy wakaty - są one przekazywane przez dysponenta wyższego stopnia w momencie zaistnienia potrzeby ich wypłaty.

Tak więc ustalone i wykazane zaangażowanie wydatków na wynagrodzenia będzie pokazywać rzeczywisty obraz zarezerwowanych środków z planu z uwzględnieniem zasady istotności.

Nie ma więc szczególnego uzasadnienia korygowanie zaangażowania o wakaty czy zmiany w strukturze wynagrodzeń, ponieważ o powyższe korygowany jest plan finansowy. Dlatego wystarczające będzie korygowanie zaangażowania do wysokości planu na podstawie decyzji o dokonanych w nim zmianach.

Nie ma również uzasadnienia korygowania zaangażowania w zakresie wynagrodzeń o absencje. Niekoniecznie wynagrodzenia za czas choroby muszą być niższe, ponadto zazwyczaj i tak są wykorzystywane na sfinansowanie zastępstw czy nadgodzin dla osób, którym powierza się obowiązki osób nieobecnych. Tak więc środki te są wykorzystywane do końca roku budżetowego, a jak wspomniano wcześniej zaangażowanie dotyczy planu finansowego w skali roku.

Reasumując, za ujmowaniem zaangażowania wynagrodzeń w kwotach wynikających z planu finansowego przemawiają przede wszystkim:

● dostosowanie planu finansowego do faktycznych potrzeb (planowanych wydatków) w zakresie wynagrodzeń,

● często występująca sytuacja ustalenia planu finansowego w zakresie wynagrodzeń na poziomie niższym, niż wynikałoby to z umów, decyzji, angaży itp. Na przykład w związku z nieprzekazaniem środków na odprawy czy nagrody jubileuszowe w planie zatwierdzonym, a przekazywanie ich w terminie późniejszym, w przypadkach kiedy zaistnieje potrzeba wypłaty takich świadczeń (zaangażowanie i tak nie może przekroczyć ustalonej kwoty w planie),

● mała wartość informacyjna innego sposobu przedstawiania zaangażowania wynagrodzeń, nierzutująca na rzetelność sprawozdania.

@RY1@i02/2013/115/i02.2013.115.00800040h.802.jpg@RY2@

Magdalena Rypińska, dyrektor sądu, długoletnia główna księgowa

Magdalena Rypińska

dyrektor sądu, długoletnia główna księgowa

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289). Rozporządzenie ministra finansów z 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej Dz.U. nr 20, poz. 103).