Jak ewidencjonować rozrachunki z tytułu wynagrodzeń - wybrane zagadnienia

Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń są podstawowym rodzajem rozrachunków z pracownikami jednostki. Obejmują one nie tylko rozliczenia z tytułu miesięcznych pensji, lecz także rozrachunki z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego, zajęcia komornicze, rozrachunki publiczno-prawne, z instytucjami na rzecz których dokonywane są potrącenia z wynagrodzeń pracowników. Jednak oprócz wynagrodzeń jednostka rozlicza się z pracownikami również z innych tytułów: podróży służbowych, niedoborów, ryczałtów na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, świadczeń i pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Z tytułu osobowych...

Rozliczenia wynagrodzeń pracowników ewidencjonuje się na koncie 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń. Służy ono zarówno do ewidencji wynagrodzeń miesięcznych, jak i innych wypłat związanych ze stosunkiem pracy o charakterze wynagrodzeniowym np. nagród czy dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Wynagrodzenia osobowe podlegające ewidencji na koncie 231 to:

w wynagrodzenie zasadnicze wraz z dodatkami: stażowym, funkcyjnym itp.

w premie regulaminowe i uznaniowe oraz nagrody,

w wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych,

w wynagrodzenia dodatkowe za prace wykonywane w ramach obowiązującego czasu pracy, lecz niewynikające z zakresu czynności,

w wynagrodzenia za czynności przewidziane do wykonania poza normalnymi godzinami pracy w zakładzie lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę,

w dopłaty wyrównawcze (np. wyrównanie do minimalnego wynagrodzenia),

w wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy, wypłacane ze środków pracodawcy, np. za urlopy wypoczynkowe, dla poratowania zdrowia, za czas niezdolności do pracy wskutek choroby,

w nagrody jubileuszowe, odprawy rentowe i emerytalne, ekwiwalenty pieniężne za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,

w świadczenia o charakterze deputatowym,

w świadczenia odszkodowawcze (np. w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia).

Ogólne zasady działania tego konta są następujące:

@RY1@i02/2013/086/i02.2013.086.00800020c.801.gif@RY2@

Głównym dokumentem, na podstawie którego księguje się wynagrodzenia, jest lista płac. Zapis księgowy listy płac miesięcznych wynagrodzeń pracowników jest następujący:

1. Wynagrodzenia brutto: strona Wn konta 404 - Wynagrodzenia, strona Ma konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń;

2. Naliczone zasiłki płatne z ZUS: strona Wn konta 229 - Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne, strona Ma konta 231 - Rozrachunki z pracownikami;

3. Potrącenia z wynagrodzeń pracowników:

a) Składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne: strona Wn konta 231 Rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 229 - Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne;

b) Zaliczek na podatek dochodowy : strona Wn k onta 231 - Rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 225 - Rozrachunki z budżetami;

c) Potrąceń na rzecz organizacji pracowniczych, np. związków zawodowych, kasy zapomogowo-pożyczkowej; strona Wn konta 231 - Rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 240 - Pozostałe rozrachunki;

d) Potrąceń z tytułu należności od pracowników (np. nierozliczonej zaliczki): strona Wn konta 231 - Rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 234 - Rozrachunki z pracownikami.

4. Wypłata wynagrodzeń pracowników:

a) Gotówką z kasy Wn 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń Ma 101 - Kasa;

b) Przelewem na konta pracowników Wn 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący (wydatki).

Jeżeli wszystkie naliczone za dany okres wynagrodzenia zostaną wypłacone, konto 231 nie wykazuje salda. W innej sytuacji może ono wykazywać saldo Wn bądź saldo Ma. Saldo Wn oznacza stan należności od pracowników z t ytułu wynagrodzeń (np. zaliczki wypłacone na poczet wynagrodzeń, nadpłata wynagrodzeń), a saldo Ma - stan zobowiązań z tytułu wynagrodzeń (naliczone a niewypłacone wynagrodzenia).

...i bezosobowych

Konto 231 służy również do ewidencji wynagrodzeń bezosobowych wypłacanych z tytułu umów cywilnoprawnych: zleceń i o dzieło. - Przykład umowy wraz z ewidencją należnego wynagrodzenia przedstawiamy obok. [przykład]

Zajęcia komornicze

Zgodnie z obowiązującym prawem pracodawca może potrącić z wynagrodzenia pracownika kwoty, do potrącenia których zobowiązują go przepisy (tzw. potrącenia obligatoryjne) oraz kwoty, na których potrącenie pracownik wyrazi pisemną zgodę.

Do potrąceń obligatoryjnych zalicza się składki na ubezpieczenia społeczne, składki na ubezpieczenie zdrowotne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz zajęcia komornicze.

Informacja (tytuł egzekucyjny) od komornika o zajęciu części wynagrodzenia pracownika w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym nakłada na pracodawcę określone obowiązki. [patrz wzór] Przede wszystkim obowiązek niewypłacania pracownikowi zajętej części wynagrodzenia i przekazywania jej komornikowi lub bezpośrednio wskazanemu przez niego dłużnikowi. Ewidencję potrąceń z tytułu zajęć komorniczych przedstawiamy poniżej. [wskazówka]

WSKAZÓWKA

Ewidencja potrąceń z tytułu zajęć komorniczych jest następująca:

1. Potrącenie części wynagrodzenia zajętej przez komornika: strona Wn konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 229 - Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne

2. Przekazanie zajętego wynagrodzenia komornikowi (lub wskazanemu przez niego dłużnikowi): strona Wn konta 229, strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący (wydatki par. 4010)

PRZYKŁAD

Zlecenie dla studentki

Zespół szkół zawarł umowę-zlecenia ze studentką archiwistyki obejmującą prace polegające na przygotowaniu dokumentacji do przekazania do archiwum (odpowiednie posegregowanie, pozbawienie części metalowych, opisanie, nadanie kategorii archiwalnych). Ponieważ umowa została zawarta ze studentką poniżej 26. roku życia nieuzyskującą żadnych innych dochodów, jest zwolniona ze składek na ubezpieczenia społeczne. Od przysługującego wynagrodzenia potrącone zostaną tylko zaliczka na podatek dochodowy oraz składka na ubezpieczenie zdrowotne.

zawarta 15 lutego 2013 r. pomiędzy:

zespołem Szkół w Wesółce, ul. Zielona 5,

reprezentowanym przez Annę Zielińską - Dyrektora Zespołu,

zwanym dalej zleceniodawcą,

a Marią Kowalską ur. 10.12.1990 r., zam. przy ul. Niebieskiej 17 w Wesółce,

zwaną dalej zleceniobiorcą.

Zleceniobiorca zobowiązuje się na zlecenie zleceniodawcy do wykonania prac polegających na przygotowaniu dokumentacji szkoły za rok 2012 r. do archiwizacji zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie zasadami i przepisami prawa.

Zleceniobiorca oświadcza, że ma wiedzę i wykształcenie pozwalające na prawidłowe wykonanie prac objętych zleceniem.

Prace określone w par. 1 Zleceniobiorca będzie wykonywać w okresie od 1 marca 2013 r. do 25 marca 2013 r.

Zleceniobiorcy za wykonanie czynności określonych w par. 1 przysługuje wynagrodzenie w wysokości 1200 zł brutto. Z wynagrodzenia potrącone zostaną należne świadczenia.

Wynagrodzenia zostanie wypłacone w terminie 7 dni po wykonaniu prac i przedstawieniu rachunku przez Zleceniobiorcę.

W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego.

Umowę sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron.

Zleceniobiorca Zleceniodawca

Maria Kowalska Anna Zielińska - Dyrektor Zespołu Szkół

.................................... ....................................

(podpis) (podpis)

Maria Kowalska

ul. Niebieska 17

Wesółka

dla Zespołu Szkół w Wesółce za wykonanie zlecenia polegającego na przygotowaniu dokumentacji szkoły za rok 2012 do archiwizacji zgodnie z zawartą umową nr 4/2013 z 15 lutego 2013 r. na kwotę 1200 zł (słownie: jeden tysiąc dwieście złotych).

Maria Kowalska

........................................

(podpis Wykonawcy)

Stwierdzam, że zamówione dzieło zostało wykonane zgodnie z warunkami zawartymi w umowie.

Anna Zielińska Dyrektor Zespołu Szkół

........................................

(podpis Zamawiającego)

Kwota wynagrodzenia brutto 1200,00 zł

Koszty uzyskania przychodu 240,00 zł

Składka na ubezp. zdrow. zapł. 108,00 zł

Składka na ubezp.zdrow. do odl. 93,00 zł

Zaliczka na podatek dochodowy 80,00 zł

Do wypłaty 1012,00 zł

Słownie do wypłaty: jeden tysiąc dwanaście złotych

Obliczył .......................................... Zatwierdził .......................................

Kwituję odbiór kwoty ................. słownie .................................................

.................................................

(podpis Wykonawcy)

1. Wynagrodzenie brutto z tytułu wykonania prac objętych zleceniem: strona Wn konta 404 - Wynagrodzenia, strona Ma konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń 1200 zł

2. Składka zdrowotna: strona Wn konta 231 - Rozrach. z tyt. wynagrodzeń, strona Ma konta 229 - Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne 108 zł

3. Zaliczka na podatek dochodowy: strona Wn konta 231, strona Ma konta 225 - Rozrachunki z budżetami 80 zł

4. Wypłata wynagrodzenia z tytułu umowy-zlecenia: strona Wn konta 231, strona Ma konta 101 - Kasa 1012 zł

SCHEMAT EWIDENCYJNY

Wypłata dodatkowego wynagrodzenia rocznego

@RY1@i02/2013/086/i02.2013.086.00800020c.802.gif@RY2@

1. Wypłata dodatkowego wynagrodzenia rocznego

2. Składki na ubezpieczenia społeczne pracowników od dodatkowego wynagrodzenia rocznego

3. Podatek dochodowy od dodatkowego wynagrodzenia rocznego

4. Przelew składek na ubezpieczenia społeczne pracowników

5. Przelew składek na ubezpieczenia społeczne pracodawcy

6. Przelew składek na Fundusz Pracy

7. Przelew podatku dochodowego

WZÓR

Tytuł egzekucyjny

Warszawa, 25.04.2013 r.

Komornik Sądowy przy Sądzie Rejonowym w Warszawie

Adam Sobczak

Kancelaria Komornicza

ul. Wesoła 8, Warszawa

Sygn. Akt. KM 6145/2013

Szkoła Podstawowa nr 4

W Warszawie

1. Komornik Sądowy przy Sądzie Rejonowym w Warszawie zgodnie z wnioskiem wierzyciela:

działając na podstawie art. 881 kodeksu postępowania cywilnego oraz tytułu wykonawczego - Nakaz zapłaty Sądu Rejonowego w Warszawie, sygn. akt XXXX 686/2013 z 01.03.2013 r., zobowiązuje Szkołę Podstawową nr 4 w Warszawie do potrącenia dłużnikowi, pracownikowi szkoły:

należności z tytułu wynagrodzenia za pracę i wynagrodzenia za prace zlecone oraz nagród i premii przysługujących dłużnikowi za okres jego zatrudnienia oraz udział we wszelkich funduszach pozostających w związku ze stosunkiem pracy, do wysokości egzekwowanego świadczenia - nie więcej jednak niż 1/12 wynagrodzenia na zaspokojenie poniższych roszczeń:

1) należność główna 1000 zł,

2) odsetki wyliczone na dzień 22.03.2013 245,50 zł i dalsze odsetki w kwocie 0,30 zł za każdy dzień aż do dnia zapłaty,

3) koszty sądowe 150 zł.

Do powyższych kwot należy doliczyć opłatę stosunkową w wysokości 8 proc. kwot przekazywanych. Do powyższych kwot naliczane będą dalsze odsetki i koszty korespondencji. Ostateczne koszty egzekucyjne zostaną ustalone po spłacie całej należności.

2. Zobowiązuje się zakład pracy do przekazywania potrącanych dłużnikowi kwot na konto komornika nr: 12 3456 78910 111213 w Banku PKO BP w Warszawie.

3. Zobowiązuje się zakład pracy jako dłużnika zajętej wierzytelności na podst. art. 882 k.p.c. do powiadomienia komornika w ciągu w tygodnia:

1) o wysokości wynagrodzenia dłużnika brutto wraz ze wszystkimi dodatkowymi dochodami w okresie ostatnich trzech miesięcy, za każdy miesiąc oddzielnie, przez przekazanie kopii druku RMUA danego pracownika za każdy miesiąc oddzielnie,

2) w jakiej kwocie i terminach zajęte wynagrodzenie będzie przekazywane,

3) o istnieniu i rodzajach przeszkód uniemożliwiających realizację zajęcia wynagrodzenia za pracę,

4) o każdej zmianie okoliczności wymienionych w pkt 1, 2 i 3,

Niewykonanie obowiązku nałożonego w punktach 1-4 spowoduje nałożenie na osobę winną zaniedbania grzywnę do 500,00 zł.

4. Zajęcie wynagrodzenia jest dokonane z chwilą doręczenia zawiadomienia zakładowi pracy (art. 883 k.p.c.). Zakład pracy, który naruszył obowiązki wynikające z niniejszego zajęcia, stosownie do art. 886 k.p.c. odpowiada za wyrządzoną przez to wierzycielowi szkodę.

Sporządzenie listy płac nie wstrzymuje wykonania niniejszego zajęcia.

Dłużnik nie może odebrać wynagrodzenia poza częścią wolną od zajęcia.

Komornik Sądowy

przy Sądzie Rejonowym w Warszawie

Adam Sobczak

@RY1@i02/2013/086/i02.2013.086.00800020c.804.jpg@RY2@

Magdalena Rypińska dyrektor sądu, długoletnia główna księgowa

Magdalena Rypińska

dyrektor sądu, długoletnia główna księgowa

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).