Czy możliwa jest zmiana systemu finansowo-księgowego w trakcie roku

Jednostki sektora finansów publicznych prowadzą swoją rachunkowość, korzystając z przeznaczonych do tego celu informatycznych systemów finansowo-księgowych. Czasami, z różnych powodów, pojawia się konieczność zmiany dotychczas stosowanego systemu informatycznego na inny. W niektórych przypadkach zmiany takiej dokonuje się z założenia wraz ze zmianą roku obrotowego. Zdarzają się jednak sytuacje, kiedy korzystne lub konieczne byłoby wprowadzenie nowego programu finansowo-księgowego w trakcie trwającego już roku obrotowego. Powstają jednak wątpliwości, czy takie działanie jest prawidłowe.

Według prawa bilansowego

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych przez jednostkę określa ustawa o rachunkowości w rozdziale 2 "Prowadzenie ksiąg rachunkowych". Zgodnie z zawartymi tam zasadami księgi rachunkowe powinny być prowadzone w języku polskim i walucie polskiej, rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco. Ponadto jednostka powinna mieć dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady rachunkowości (politykę rachunkowości).

Przepisy dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych przewidują możliwość prowadzenia ksiąg za pomocą systemów komputerowych, w tym także ograniczeń co do zmiany takiego systemu, również w trakcie roku obrotowego.

Pojawia się zatem pytanie, czy zmiana systemu finansowo-księgowego w trakcie roku obrotowego nie narusza określonej w art. 5 ustawy o rachunkowości zasady ciągłości. Stanowi ona, że przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne. Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych.

Jak więc widać, sama zmiana programu finansowo-księgowego (bez wprowadzania zmian dodatkowych) nie jest sprzeczna z zasadą ciągłości. Jej naruszeniem byłyby zmiana w trakcie roku obrotowego zasad grupowania operacji gospodarczych, przyjęcie innej metody wyceny aktywów lub pasywów, zmiana metody obliczania odpisów amortyzacyjnych lub sposobu ustalania wyniku finansowego.

Zmiana programu nie wpływa również na rzetelność, bezbłędność, sprawdzalność ksiąg. Ustawa o rachunkowości nie zabrania dokonania zmiany systemu FK w trakcie roku obrotowego. [przykłady 1 i 2]

Stanowisko KSR

Zgodnie ze stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości z 13 kwietnia 2010 r. w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych:

wUstawa nie zawiera ograniczeń, co do dokonywania zmian systemu FK w ciągu roku obrotowego.

wMożliwa jest zmiana planu kont na poziomie poszczególnych kont księgi głównej, o ile bez zmiany pozostają zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych i agregacji danych księgowych.

wNiedopuszczalna jest zmiana algorytmów wyliczania wartości (np. amortyzacji czy wyceny materiałów) w trakcie roku obrotowego, gdyż stanowi to naruszenie zasady ciągłości (art. 5 ustawy o rachunkowości).

wKonieczne jest, aby w przypadku zmiany systemu FK zapewniona została ciągłość danych od początku roku obrotowego do momentu zmiany systemu w celu zapewnienia porównywalności danych narastająco od początku roku obrotowego.

Aby jednak zapewnić właściwą jakość i rzetelność ksiąg rachunkowych, a co za tym idzie - sprawozdania finansowego, KSR stawia w przypadku zmiany programu do prowadzenia ksiąg w trakcie roku pewne warunki. Są to:

1. Konieczność odpowiedniego przetestowania i uzgodnienia danych zmienionego systemu FK oraz zapewnienia ciągłości merytorycznej (porównywalności) danych dostarczanych przez zmieniony system FK oraz danych pochodzących z dotychczas stosowanego systemu FK;

2. Potwierdzenie na etapie wdrożenia nowego systemu FK poprzez stosowne testy, że rezultaty otrzymywane w wyniku stosowania zmienionych algorytmów objętych nowym systemem FK są zgodne z rezultatami uzyskiwanymi poprzednio. Dokumentację testowania algorytmów włącza się do testów warunkujących wdrożenie do stosowania nowego systemu FK; zatwierdza je kierownik jednostki;

3. Skorygowanie wartości wyliczanych przez nowy algorytm do wartości wynikającej z dotychczasowego algorytmu za pomocą uzupełniających dekretacji księgowych lub przeliczenie za okres od początku roku danych zgodnie z nowymi algorytmami. Przyjęte rozwiązanie podlega ujęciu w polityce rachunkowości i zatwierdzeniu przez kierownika jednostki.

Warunki dotyczące ewentualnej zmiany kont

Często zmiana systemu FK powoduje konieczność wprowadzenia zmian w dotychczas stosowanym planie kont. Jest to również możliwe, z tym że zgodnie ze stanowiskiem KSR należy:

wudokumentować pisemnie powiązania pomiędzy dotychczasowym i nowym planem kont włączonym do polityki rachunkowości,

wkierownik jednostki musi zatwierdzić powyższe zmiany.

Przeniesienie danych ze starego do nowego programu

Zmiana programu do prowadzenia ksiąg rachunkowych w trakcie roku obrotowego rodzi komplikację w postaci konieczności przeniesienia danych (przy zmianie programu z pierwszym dniem nowego roku obrotowego nie ma tego problemu, przenosi się bowiem tylko bilans otwarcia).

Zgromadzone do momentu zmiany programu dane można przenieść na dwa sposoby:

1. Zapisami szczegółowymi (tzw. transakcjami);

2. W formie zagregowanej (czyli obrotami i/lub saldami).

Pierwsza możliwość stosowana jest niezwykle rzadko ze względu na jej pracochłonność i stopień komplikacji, wymaga bowiem przeniesienia każdej zarejestrowanej w dotychczasowym systemie operacji. Najczęściej przeniesienie danych zapisami szczegółowymi stosuje się wtedy, gdy możliwa jest ekstrakcja danych z dotychczasowego systemu w tej formie lub kiedy zapisów w systemie poprzednim jest mało i stosunkowo łatwo i szybko można je odtworzyć (np. kiedy zmiana systemu FK następuje w styczniu lub lutym).

Dlatego częściej stosowaną formą przeniesienia danych ze starego systemu FK do nowego jest przeniesienie danych obrotami i/lub saldami. Nie wyłącza to oczywiście możliwości przeniesienia niektórych danych szczegółowo, jeśli jest taka możliwość i potrzeba.

PRZYKŁAD 1

Koniec licencji

Jednostka stosowała program finansowo-księgowy X od trzech lat, odnowienie licencji powinno nastąpić w marcu. W związku z zaproponowaną niekorzystną ofertą cenową na odnowienie licencji oraz zastrzeżeniami co do samego programu postanowiono wprowadzić nowy system do prowadzenia ksiąg rachunkowych - program Y.

Zmiana nastąpiła 1 kwietnia 2013 r. Nie zmieniły się jednak zasady grupowania operacji gospodarczych, metody wyceny aktywów i pasywów, obliczania amortyzacji czy ustalania wyniku finansowego. W tej sytuacji jednostka mogła 1 kwietnia 2013 r. zacząć stosować program Y do prowadzenia swoich ksiąg. W zakresie programu X musi zapewnić możliwość odczytania zawartych w nim danych przez okres przewidziany ustawą, tj. przez 5 lat, licząc od rok 2014 r.

PRZYKŁAD 2

Ewidencja materiałów

Jednostka prowadziła księgi rachunkowe przy użyciu programu finansowo-księgowego X, który obejmował całość ksiąg rachunkowych (w tym również gospodarkę magazynową). W 2013 r. zakupiono program Z, który ma stanowić część prowadzonych za pomocą komputera ksiąg rachunkowych, służący tylko do ewidencji materiałów. Jednostka stosowała metodę wyceny FIFO, ale chce ją zmienić na LIFO (tak rozwiązana jest wycena w nowym programie).

W tej sytuacji zakupionego systemu jednostka może zacząć używać od 1 stycznia 2014 r., ponieważ jego wprowadzenie spowoduje zmianę zasad wyceny, co nie może nastąpić w trakcie roku obrotowego.

Magdalena Rypińska

dyrektor sądu, długoletnia główna księgowa

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 330). Komunikat nr 10 ministra finansów z 18 maja 2010 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.Urz. Ministra Finansów nr 6, poz. 26).