Jak ewidencjonować VAT niepodlegający odliczeniu

Sposób ewidencji zapłaty faktury za energię elektryczną określony w pytaniu, także w przypadku gdy VAT z tej faktury jest odliczany strukturą sprzedaży - należy uznać za prawidłowy, o ile zostaną spełnione uwarunkowania opisane poniżej.

Jednostki budżetowe to takie jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych, które pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Jednostka budżetowa gospodarkę finansową prowadzi według zasad ustalonych ustawą z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, jak również przepisami wykonawczymi wydanymi na jej podstawie. Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej jest plan dochodów i wydatków (dalej: plan finansowy jednostki budżetowej). Jednostka budżetowa ma obowiązek respektować zasady wynikające z obowiązujących przepisów, a brak ich stosowania może narazić jednostkę na postawienie zarzutu naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Stąd też, uwzględniając przy tym zasady określone powyżej, należy potwierdzić, że sposób ewidencji zapłaty faktury za zużycie energii elektrycznej, od której VAT odliczany jest strukturą sprzedaży - jest prawidłowy, o ile plan finansowy (wydatków) jednostki przewiduje zabezpieczenie środków finansowych w par. 4530 - Podatek VAT. Jednostka powinna jednak pamiętać o zmniejszeniu wydatków z tytułu VAT w następnym lub następnych okresach sprawozdawczych, o wielkość VAT odliczonego za dany miesiąc i wynikającego z deklaracji VAT-7.

Termin zmniejszenia wydatków uzależniony jest od tego, czy z deklaracji VAT za dany miesiąc będzie wynikał zwrot VAT z Urzędu Skarbowego czy też VAT do zapłaty. W przypadku gdy:

wjednostce będzie przysługiwał zwrot VAT z Urzędu Skarbowego - zmniejszenie wydatków na koncie 130-4530 winno nastąpić w dacie jego zwrotu przez urząd skarbowy,

wjednostka ma obowiązek zapłaty VAT do urzędu skarbowego - zmniejszenie VAT w wysokości podatku odliczonego w deklaracji VAT winno nastąpić w miesiącu następującym po miesiącu, którego dotyczy rozliczenie VAT, inaczej mówiąc - w miesiącu złożenia deklaracji VAT za dany miesiąc do urzędu skarbowego.

Elżbieta Gaździk

zastępca dyrektora ds. ekonomiczno-finansowych

Podstawa prawna

Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.).

Rozporządzenie ministra finansów z 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz.U. nr 241, poz. 1616).