Jak ująć fakturę otrzymaną przez jednostkę budżetową na przełomie roku

Fakturę wystawioną i otrzymaną w styczniu 2016 r. za roboty remontowe wykonane w okresie listopad - grudzień 2015 r. jednostka powinna ująć w księgach rachunkowych roku 2015 jako koszty na koncie 402 i jako zobowiązania na koncie 201 lub 300 w zależności od przyjętych w jednostce zasad rachunkowości.

Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym (art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Ponadto obowiązek taki wynika również z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym jednostka jest zobowiązana ująć w księgach rachunkowych wszystkie przypadające na rzecz jednostki przychody, jak i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami.

W zależności od przyjętych przez jednostkę zasad rachunkowości, jak również uwarunkowań wynikających z programu finansowo-księgowego (nie każdy program pozwala na przyjęcie do systemu w grudniu faktur wystawionych z datą styczniową), ewidencja faktury wystawionej w styczniu za roboty wykonane w 2015 r. może zostać zaksięgowana w dwojaki sposób.

● strona Wn konto 402 - Zakup usług obcych (analityka: par. 4270);

● strona Ma konto 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami.

● strona Wn konto 402 - Zakup usług obcych (analityka: par. 4270);

● strona Ma konto 300 - Rozliczenie zakupu;

i w roku 2016

● strona Wn konto 300 - Rozliczenie zakupu;

● strona Ma konto 201 - Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami.

Ujęcie zobowiązań wynikających z faktury opisanej w pytaniu zarówno według wariantu I, jak i II oznacza, że zobowiązania te powinny być wykazane w rocznym sprawozdaniu RB 28s, jak i w sprawozdaniu finansowym jednostki (bilansie). Zasady sporządzania sprawozdań budżetowych dla jednostek samorządu terytorialnego określa "Instrukcja sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego" stanowiąca załącznik nr 39 do rozporządzenia z 16 stycznia 2014 r. Zgodnie z par. 9 ust. 5 instrukcji jednostki budżetowe, gminy, miasta na prawach powiatu, powiaty i samorządy województw oraz związki jednostek samorządu terytorialnego sporządzają sprawozdania jednostkowe z wykonania planu wydatków budżetowych za styczeń, luty, kwiecień, maj, lipiec, sierpień, październik, listopad oraz grudzień jedynie w zakresie wydatków planowanych i wykonanych. Natomiast sprawozdania kwartalne i roczne z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki sporządzają w pełnym zakresie informacji określonych w tym sprawozdaniu, tj. obejmujących również dane o zobowiązaniach.

Elżbieta Gaździk

główna księgowa samorządowej jednostki budżetowej

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Rozporządzenie ministra finansów z 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. poz. 119 ze zm.).