Poradnia rachunkowa

Jak wycenić urządzenie wielofunkcyjne

Które konto jest właściwe dla zaksięgowania zakupu krzewów ozdobnych w celu zagospodarowania placu przed budynkiem

@RY1@i02/2017/210/i02.2017.210.008000300.804.jpg@RY2@

Czy w momencie przechodzenia na nowy system finansowo-księgowy jednostka może zrezygnować w planie kont z segmentu trzyznakowego syntetyk, a zastąpić segmentem analityka, w którym jest zawarta syntetyka? Obecnie korzystamy z planu kont, w którym odrębnie mamy segment trzyznakowy syntetyka, a oddzielnie samą analitykę.

Stosownie do art. 40 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych jednostki sektora finansów publicznych prowadzą rachunkowość zgodnie z przepisami o rachunkowości, z uwzględnieniem zasad określonych w tej ustawie.

Artykuł 10 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości zobowiązuje jednostkę do opracowania dokumentacji opisującej w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności:

wokreślenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,

wmetody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,

wsposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowego planu kont, wykazu ksiąg rachunkowych, zasad prowadzenia ksiąg pomocniczych (ewidencja szczegółowa) i ich powiązania z księgami rachunkowymi, zasad klasyfikacji zdarzeń, opisu przetwarzania danych, systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów.

Przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości, zgodnie z art. 5 ustawy o rachunkowości, powinny być stosowane w sposób ciągły. Jednostka powinna dokonywać w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych, tak aby dane z nich wynikające były porównywalne.

Zakładowy plan kont powinien co najmniej zawierać:

a) wykaz kont syntetycznych (księga główna),

b) zasady tworzenia i prowadzenia kont analitycznych do określonych kont syntetycznych (księgi pomocnicze),

c) zasady stosowanego przez jednostkę rachunku kosztów,

d) określenie sposobu zużycia majątku trwałego wykorzystywanego przez jednostkę.

Jednostka, budując plan kont, powinna również pamiętać o zapisach wynikających z par. 15 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Wynika z nich, że jednostki przy konstruowaniu planu kont powinny się kierować niżej wymienionymi zasadami, a mianowicie:

wkonta wskazane w planach kont należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce lub placówce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej, w tym również przy wykorzystaniu symboli kont, które nie mają zastosowania w jednostce,

wkonta wskazane w planach kont ujętych w załącznikach do rozporządzenia mogą być dzielone na dwa lub więcej kont syntetycznych,

wzakładowy plan kont powinien uwzględniać ustalenia dysponenta części budżetowej lub zarządu jednostki samorządu terytorialnego dotyczące zasad grupowania operacji gospodarczych istotnych dla rodzaju działalności.

Uwzględniając powyższe, poniżej przedstawiono przykładową budowę konta zbudowanego w sposób spełniający wymogi opisane powyżej:

a) Konto : 130 Rachunek bieżący jednostki (subkonto dochodów)

130 - Rachunek bieżący jednostki

130-1 - Subkonto dochodów

130-1-70005 - Dochody z najmu i dzierżawy nieruchomości

130-1-70005 - 075 Dochody z najmu

130-1-70005 - 083 Dochody z usług

130-1-70005 - 092 Pozostałe odsetki

130-1-70005 - 097 Wpływy z różnych dochodów

130-2 - Subkonto wydatków

130-2-1 Wydatki bieżące

130-2-1-401 Wynagrodzenia

130-2-1-401-1 Wynagrodzenia miesięczne

130-2-1-401-2 Nagrody

130-2-1-401-3 Ekwiwalent za urlop

130-2-1-401-4 Nagrody jubileuszowe

130-2-1-401-5 Odprawy emerytalne

130-2-1-426 Zakup energii

130-2-1-426-1 Energia elektryczna

130-2-1-426-2 Energia cieplna

130-2-1-426- 3 Zimna woda

Reasumując, należy podkreślić, że zarówno sposób tworzenia, jak i zasady funkcjonowania zakładowego planu kont są uzależnione od ustaleń wynikających z polityki rachunkowości ustalonej w jednostce, jak również możliwości technicznych danego programu finansowo-księgowego. Dlatego też jeżeli system budowy kont opisany w pytaniu będzie spełniał wymogi powołanych powyżej przepisów, tj. będzie zawierał:

a) konta syntetyczne stanowiące księgę główną,

b) konta analityczne będące uszczegółowieniem kont syntetycznych, stanowiące księgi pomocnicze, to może być stosowany przez jednostkę.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.).

Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 760).

@RY1@i02/2017/210/i02.2017.210.008000300.805.jpg@RY2@

W jaki sposób ująć w ewidencji księgowej jednostki budżetowej zakup urządzenia wielofunkcyjnego (kserokopiarki), którego cena zakupu wynosi 2200 zł, a koszt transportu 100 zł? W otrzymanej fakturze obie pozycje są odrębnie wykazane. Czy wydatek z powyższego tytułu powinien być zaklasyfikowany do par. 421 (2200 zł), a koszty transportu do par. 430, czy też całość (2300 zł) do par. 4210 jako wartość całego urządzenia podlegającego ujęciu w ewidencji jako wyposażenie na koncie 013? Czy też na koncie 013 ujmujemy tylko wartość zakupu (2200 zł)?

Wartość aktywów, zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, wycenia się według cen nabycia lub kosztów wytworzenia. Przez cenę nabycia (art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości) rozumie się cenę zakupu składnika aktywów obejmującą kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększoną o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększoną o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, obniżoną o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski. A zatem koszty transportu poniesione przy zakupie urządzenia, o którym mowa w pytaniu, podlegają uwzględnieniu w cenie nabycia urządzenia podlegającego ujęciu na koncie 013 "Pozostałe środki trwałe". A skoro tak, to wydatek związany z zakupem urządzenia, łącznie z kosztami transportu, powinien zostać sfinansowany z par. 421 "Zakup materiałów i wyposażenia".

Jednostka, dokonując klasyfikacji wydatku, powinna jednak pamiętać, że ustalenie właściwej klasyfikacji wydatku powinno następować na etapie podejmowania decyzji o realizacji danego zamierzenia, a nie na etapie jego realizacji.

Do takiego zachowania zobowiązują jednostkę poniżej wymienione przepisy:

1) art. 124 ust. 1 i 4, art. 212 oraz art. 236 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którymi w planach budżetów państwa i jednostek samorządu terytorialnego istnieje obowiązek umieszczenia odrębnych informacji dotyczących planowanych kwot w zakresie wydatków bieżących, w zakresie wydatków majątkowych, obejmujących m.in. wydatki na inwestycje i zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych oraz dotacje na inwestycje dla samorządowych zakładów budżetowych,

2) rozporządzenie ministra finansów z 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, z których wynika, że projekty planów finansowych, jak i plany finansowe tych jednostek powinny pozostawać w zgodności z kwotami wynikającymi z projektu budżetu czy budżetu państwa, czy jednostki samorządu terytorialnego w szczegółowości do paragrafu określającego rodzaj wydatku,

3) art. 162 pkt 3 i art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którymi realizacja wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.

Inny sposób postępowania w tym zakresie, jak również udzielanie już na etapie realizacji planów finansowych zamówień opisanych w sposób ogólnikowy, tj. bez opisania jasno i dokładnie zakresu przedmiotu zamówienia, powoduje w późniejszym okresie wiele problemów, w tym m.in. dla służb finansowo-księgowych w zakresie przypisania przyszłego wydatku do właściwej klasyfikacji budżetowej, co z kolei może skutkować przekroczeniem środków zabezpieczonych w planie finansowym jednostki. Należy w tym miejscu wskazać również, że takie sytuacje nie powinny występować w bieżącej pracy, gdyż główny księgowy jednostki, przed udzieleniem przez kierownika jednostki zamówienia, stosownie do postanowień art. 54 ust. 1 pkt 3a ustawy o finansach publicznych, powinien dokonać wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym.

Powyższe oznacza, że jednostka, klasyfikując wydatki do danej podziałki klasyfikacyjnej (paragrafu), powinna brać przede wszystkim pod uwagę, co jest przedmiotem zamówienia, tj. w niniejszym przypadku, czy przedmiot zamówienia obejmuje zakup urządzenia łącznie z usługami towarzyszącymi (transport), czy też przedmiotem zamówienia jest odrębnie zakup urządzenia i odrębnie koszty transportu. Klasyfikacja przyszłego wydatku w tym zakresie powinna być rozstrzygnięta na etapie zaciągania zobowiązania, a nie na etapie realizacji wydatku, o czym mowa powyżej.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.).

Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1870 ze zm.).

Rozporządzenie ministra finansów z 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1542).

@RY1@i02/2017/210/i02.2017.210.008000300.806.jpg@RY2@

W jaki sposób zaklasyfikować koszty poniesione na zakup krzewów ozdobnych w celu zagospodarowania placu przed budynkiem stanowiącym siedzibę jednostki (biblioteka działająca w formie instytucji kultury)? Czy powinny być to koszty zużycia materiałów i energii (konto 401), czy też pozostałe koszty rodzajowe (konto 409)?

Stosownie do postanowień art. 2 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jednostki instytucji kultury są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych jako osoby prawne, które uzyskują osobowość prawną z chwilą wpisu do rejestru prowadzonego przez organizatora, z uwzględnieniem ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 862) regulujących zasady gospodarki finansowej tych instytucji. Zgodnie z przepisami powołanej ustawy koszty to wyrażone w pieniądzu lub jego ekwiwalencie zużycie zasobów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą jednostki, prowadzoną w celu osiągnięcia w bieżącym lub przyszłym okresie korzyści ekonomicznych. Koszty zakupu krzewów ozdobnych zaliczamy do kosztów rodzajowych, wśród których wyróżniamy:

wzużycie materiałów i energii,

wusługi obce,

wpodatki i opłaty,

wwynagrodzenia,

wubezpieczenia społeczne i inne świadczenia,

wamortyzację,

wpozostałe koszty rodzajowe.

Pozostałe koszty to takie, których nie da się zakwalifikować do żadnej grupy kosztów powyżej wymienionych. Zaliczamy do nich przede wszystkim koszty:

wpodróży służbowych,

wreprezentacji i reklamy,

wubezpieczeń majątkowych,

wprowizji,

wskładek członkowskich.

Stąd też koszty zakupu krzewów ozdobnych, o których mowa w pytaniu, należy zaliczyć do kosztów "Zużycie materiałów i energii" ewidencjonowanych na koncie 401, o ile zakup ten został dokonany z wyłączeniem usługi polegającej na sadzeniu tych krzewów. W przypadku zakupu krzewów wraz z usługą, zakup taki należy potraktować jako zakup usług i zakwalifikować do kosztów "Usługi obce" - konto 402.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.).

@RY1@i02/2017/210/i02.2017.210.008000300.807.jpg@RY2@

Elżbieta Gaździk

główna księgowa samorządowej jednostki budżetowej