6 sposobów, jak szybko i skutecznie znaleźć pracę w urzędzie

Osoby, które chcą pracować m.in. w urzędach wojewódzkich, skarbowych czy ministerstwach, muszą wstąpić do tzw. korpusu służby cywilnej. Ten składa się z pracowników i urzędników służby cywilnej. Zanim się nimi staną, muszą przystąpić do naboru. Ogłoszenia o naborze zamieszczane są w biuletynie informacji publicznej danego urzędu, wszystkie są też dostępne na stronie internetowej rządu (www.kprm.gov.pl, w dziale BIP Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, zakładka Służba Cywilna). Dzięki tej bazie danych wolnych stanowisk można szukać na wiele sposobów. Na przykład według nazw urzędu - dolnośląski urząd wojewódzki lub według województwa, stanowiska - dyrektor, miejsca wykonywania pracy lub wykształcenia.

Pracownik, zanim zdecyduje się na złożenie aplikacji do pracy w administracji rządowej, powinien zapoznać się ze ścieżką awansu w korpusie służby cywilnej. Kandydat jest zatrudniany na podstawie rocznej umowy na czas określony. W tym czasie odbywa służbę przygotowawczą i musi zaliczyć końcowy egzamin, a jego bezpośredni przełożony dokonuje pierwszej oceny. Gdy wszystko wypadnie pomyślnie i ocena będzie pozytywna, pracownik zatrudniany jest na czas nieokreślony. W zależności od liczby wolnych stanowisk i zaangażowania może awansować na kolejne stanowisko. Do tego pomocna jest ocena okresowa, dokonywana co dwa lata. Dodatkowo pracownik ma możliwość przystąpienia po dwóch latach do postępowania kwalifikacyjnego na urzędnika mianowanego. Również dwa lata pracy na samodzielnym stanowisku w urzędzie umożliwiają ubieganie się o stanowisko dyrektora departamentu.

Służba cywilna to niejedyny sposób na pracę w urzędzie. Można też pracować w ten sposób na terenie własnej gminy. Do osób zatrudnionych w samorządach stosuje się ustawę o pracownikach samorządowych. Można jej szukać w urzędzie gminy, miasta, starostwie lub urzędzie marszałkowskim. Kierownik urzędu, np. wójt, ma obowiązek zamieszczenia informacji o wolnym stanowisku w biuletynie informacji publicznej urzędu i na tablicy ogłoszeń w budynku gminy. Może też zamieścić ogłoszenie w prasie lokalnej. Z praktyki wiadomo, że tak dzieje się, gdy jest poszukiwany kandydat na stanowisko z ściśle określonymi uprawnieniami - na przykład geodety. Kierownik urzędu z osobą po raz pierwszy podejmującą taki rodzaj pracy w samorządzie nie można podpisać umowy na dłużej niż pół roku. W tym czasie odbywa ona, podobnie jak w służbie cywilnej, służbę przygotowawczą zakończoną egzaminem. Decyzję w sprawie skierowania do służby przygotowawczej i jej zakresie podejmuje kierownik jednostki, biorąc pod uwagę poziom jego przygotowania do wykonywania obowiązków wynikających z opisu stanowiska oraz na podstawie opinii kierownika. Dopiero po tym okresie próbnym i odbyciu służby przygotowawczej urzędnik zostaje na stałe zatrudniony w samorządzie.

PRZYKŁAD

Kierownik urzędu w związku z odejściem pracownika zajmującego stanowisko starszego specjalisty ogłosił nabór. Niestety żaden z kandydatów nie spełnił wymagań formalnych, a inni pracownicy w gminie nie posiadali odpowiedniego stażu. Kierownik może wtedy przyjąć skrócony staż pracy na wymagane stanowisko. Jeśli więc poszukiwany na wolne stanowisko pracownik jest niezbędny dla prawidłowego funkcjonowania gminy, wójt może awansować na to stanowisko innego pracownika, który poza stażem pracy spełnia wszystkie kryteria formalne. Trzeba jednak pamiętać, że to ułatwienie nie ma zastosowania w przypadku stanowiska sekretarza i kierowniczych stanowisk urzędniczych. Innym przypadkiem, gdzie nabór nie jest przeprowadzany, to stosowany przez gminy tzw. awans wewnętrzny. Na wyższe stanowisko, które się zwolniło, awansowany jest pracujący już urzędnik.

W każdym ogłoszeniu o wolnych stanowiskach, czy to samorządowych, czy też w służbie cywilnej są określone wymagania dla kandydatów. Te dzielą się na niezbędne i dodatkowe. Do niezbędnych mogą się zaliczać wykształcenie, staż pracy, określone uprawnienia. Z kolei dodatkowymi może być na przykład komunikatywność lub znajomość języka obcego. Idealnym kandydatem do urzędu jest osoba, która spełniła zarówno niezbędnie, jak i dodatkowe warunki. To jednak nie przesądza o spotkaniu się w urzędzie na rozmowie czy testach kwalifikacyjnych. Trzeba pamiętać o zachowaniu formalnych procedur. Pierwsza z nich to ważność ogłoszenia. Urząd nie uwzględni naszych aplikacji, gdy wyślemy je po oznaczonym terminie ważności ogłoszenia. Ostatecznie liczy się jednak data stempla pocztowego. Ważnym elementem naszej aplikacji jest dołączenie wszystkich dokumentów, jakie są wymagane od kandydatów. Tak więc do listu motywacyjnego i życiorysu trzeba m.in. dołączyć oświadczenie kandydata o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji, kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie czy uprawnień. Brak któregokolwiek z tych dokumentów dyskwalifikuje kandydata w dalszym procesie rekrutacji. W przypadku, gdy posiada on duże doświadczenie, pracownik urzędu może się z nim skontaktować i poprosić go o nadesłanie brakujących dokumentów. Generalnie jednak oferty niespełniające wymogów formalnych, niekompletne oraz przesłane po terminie nie są brane pod uwagę.

W samorządach i służbie cywilnej o pracę może ubiegać się osoba, która nie posiada obywatelstwa polskiego. Może to być obywatel UE lub innego państwa, któremu na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego przysługuje prawo do podjęcia zatrudnienia w Polsce. Taka osoba musi się jednak wykazać znajomością języka polskiego potwierdzoną dokumentem określonym w przepisach o służbie cywilnej, tj. w rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów z 23 kwietnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających znajomość języka polskiego przez osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, ubiegające się o zatrudnienie w służbie cywilnej (Dz.U. nr 64, poz. 539). Osoby, które nie posiadają obywatelstwa polskiego, mogą być zatrudnione tylko na takich stanowiskach, które nie są bezpośrednio lub nawet pośrednio związane z wykonywaniem władzy publicznej i funkcji mających na celu ochronę generalnych interesów państwa. O tym decyduje kierownik urzędu, na przykład wójt. W przypadku służby cywilnej - dyrektor generalny.

Najbardziej liberalne zasady zatrudniania urzędników mają m.in. kancelarie Sejmu, Senatu czy Prezydenta. Dotyczy to wszystkich instytucji publicznych, do których stosuje się przepisy ustawy o pracownikach urzędów państwowych. Tam nie ma przepisów, które ściśle określają zasady zatrudniania urzędników. Najczęściej nabór ogranicza się do zamieszczenia na stronie oferty i adresu e-mailowego do przesyłania aplikacji. Dodatkowo w innych przypadkach zamieszczony jest tylko adres e-mailowy dla wszystkich zainteresowanych pracą urzędniczą. W tych urzędach nadesłane aplikacje wprowadzane są do specjalnej bazy i dopiero w razie potrzeb kadrowych dział kadrowy kontaktuje się z kandydatem.

Ponadto osoby, które chcą pracować w urzędzie, nie muszą czekać, aż zostanie zamieszczona informacja o wolnym stanowisku w biuletynie informacji publicznej. Osoba zainteresowana pracą w urzędzie może umówić się na rozmowę z sekretarzem gminy, aby przedstawić swoją ofertę współpracy. Ten może ją zatrudnić na podstawie umowy-zlecenia lub umowy o dzieło. Dotyczyć to może na przykład architekta czy geodety. Taka współpraca bardzo często jest praktykowana w samorządach. Podobnie jest też w służbie cywilnej, gdzie dyrektor generalny może zlecić prawnikowi napisanie zarządzenia lub innych przepisów dla urzędu. W ten sposób można współpracować z urzędem, nie będąc formalnie urzędnikiem. Jeśli jednak taka współpraca okazuje się skuteczna, to w przyszłości osoba zatrudniona na zlecenie w urzędzie ma większe szanse na zatrudnienie po rozpisaniu konkursu na wolne stanowisko. Dlatego warto też poza ofertami pracy przesyłać aplikacje do urzędów ze wskazaniem na inne niż umowa o pracę formy zatrudnienia.

Kandydat powinien domagać się od urzędu określenia w ogłoszeniu zakresu obowiązków przewidzianych na wolnym stanowisku. Może też zwrócić się do urzędu o dodatkowe informacje na temat wolnego stanowiska. Jeśli jego aplikacja nie spełniała warunków formalnych, może żądać od urzędu pisemnego uzasadnienia. Z kolei gdy w trakcie naboru zostanie wyłoniona inna osoba, mimo że miała np. słabsze kwalifikacje, można domagać się wglądu do protokołu z przeprowadzonego konkursu. Tam znajdują się uzasadnienia wyboru najlepszych kandydatów. Jeśli treść protokołu nie zgadza się ze stanem faktycznym, można domagać się od kierownika urzędu powtórzenia naboru. W tym celu kandydat może złożyć skargę w urzędzie. W samorządzie na tym etapie kończy się procedura odwoławcza.

Inaczej jest w służbie cywilnej. Tam można się od wyniku naboru odwołać do sądu pracy, który może nawet nakazać zatrudnienie kandydata w urzędzie lub wpłacenie mu odszkodowania. Kandydat może też poskarżyć się szefowi służby cywilnej. Musi więc przedstawić dowody podważające sposób lub wynik naboru. W takim przypadku nabór może zostać powtórzony. Również Rada Służby Cywilnej może się przyglądać naborom i żądać ich powtórzenia.

Osoba, która jest zainteresowania pracą na stanowisku urzędniczym, nie powinna się poddawać, gdy jej aplikacja zostanie odrzucona ze względów formalnych lub gdy w konkursie zostanie wyłoniony inny kandydat. Nie ma żadnych przeszkód, aby kandydat przystąpił do kolejnego naboru w urzędzie. Dlatego trzeba więc wyszukiwać ofert w urzędach, które odpowiadają kwalifikacją osoby poszukującej pracy w administracji publicznej. Nie ma żadnych przeszkód, aby wysłać nawet do jednego z urzędów kilka aplikacji na różne stanowiska. Dodatkowo jeśli nie można dostać się do korpusu służby cywilnej przez przystąpienie do konkursu, osoba zainteresowana pracą w administracji rządowej może zostać słuchaczem Krajowej Szkoły Administracji Publicznej. Po jej ukończeniu jako absolwent otrzymuje stanowisko w urzędzie.

artur.radwan@infor.pl