Bilans za rok 2010 należy sporządzić według starego wzoru

Jednostki budżetowe sporządzają sprawozdanie finansowe składające się z: bilansu, rachunku zysków i strat w wariancie porównawczym oraz zestawienia zmian w funduszu.

Każde sprawozdanie finansowe musi prezentować wiarygodne dane w nim zawarte. Za wiarygodne uznaje się sprawozdanie, które zostało sporządzone na podstawie kompletnych i wiarygodnych danych, przy czym:

● kompletne dane wynikające z ksiąg rachunkowych to takie, które uwzględniają wszystkie operacje gospodarcze (w tym wyniki przeprowadzonej inwentaryzacji),

● dane wiarygodne to dane pochodzące z ksiąg rachunkowych prowadzonych zgodnie z zasadami rachunkowości (w tym także w zakresie wyceny aktywów i pasywów),

● zasady rachunkowości to zasady określone w dokumentacji zasad (polityce) rachunkowości, przyjętej przez kierownika jednostki w formie pisemnej.

Pomiędzy poszczególnymi elementami sprawozdania finansowego zachodzi ścisły związek.

Bilans oraz rachunek zysków i strat łączy przede wszystkim wynik finansowy, który wykazywany jest w bilansie, z dalszym uszczegółowieniem w rachunku zysków i strat. Ponadto wynik finansowy prezentowany jest również w zestawieniu zmian w funduszu jednostki, gdyż uwzględnia on zrealizowany w okresie wynik finansowy netto, podział (rozliczenie) wyniku za rok ubiegły oraz rozliczenie nadwyżki środków obrotowych i odpisy z zysku.

Zgodnie z wyjaśnieniem Ministerstwa Finansów sprawozdania finansowe (tj. bilans, rachunek zysków i strat oraz zestawienie zmian w funduszu) za rok 2010 sporządzane są według zasad i wzorów określonych rozporządzeniem ministra finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (dalej: rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości).

Wyjątek stanowią zdarzenia dotyczące wykonania budżetu środków europejskich.

Roczne sprawozdanie finansowe powinno prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiać sytuacje majątkową i wynik finansowy jednostki, według prawidłowo prowadzonych i zamkniętych ksiąg rachunkowych.

Wymaga to w szczególności:

1) uzgodnienia kont ksiąg pomocniczych, tj. ewidencji analitycznej z właściwymi kontami księgi głównej, tj. ewidencji syntetycznej zarówno pod względem formalnym jak i merytorycznym; dotyczy to m.in. wyjaśnienia i rozliczenia salda kredytowego zasobów czy odbiorców lub debetowego salda dostawców,

2) skompletowania i ujęcia w księgach zamykanego roku dokumentów dotyczących ogółu operacji dokonanych w tym roku, głównie dostaw i usług, lub wystawienia na te operacje dokumentów zastępczych przy uwzględnieniu wpływu na salda kont zdarzeń, jakie nastąpiły po zakończeniu roku, ale przed zamknięciem ksiąg,

3) ustalenia rzeczywistych stanów kont bilansowych drogą przeprowadzonej w obowiązujących terminach inwentaryzacji, a więc spisu z natury zasobów, jeśli na rok sprawozdawczy przypadał obowiązek inwentaryzacji danej ich grupy, oraz uzgodnienia stanów kont bankowych i rozrachunków, weryfikacji merytorycznej i formalnej poprawności sald pozostałych aktywów i pasywów przy przeprowadzeniu inwentaryzacji na inny dzień niż dzień bilansowy, zwiększając lub zmniejszając o obroty, jakie nastąpiły między dniem inwentaryzacji a dniem bilansowym,

4) przeliczenia płatnych w walucie obcej aktywów i pasywów według obowiązującego kursu na dzień bilansowy,

5) zaktualizowania wartości aktywów, które utraciły wartość, z jaką dotychczas figurowały w księgach, co odnosi się do zapasów uszkodzonych, niechodliwych, nieprzydatnych, wycofanych z użytkowania środków trwałych, wygasłych praw, obniżonych wartości papierów wartościowych z należności przedawnionych, umorzonych lub których ściągalność budzi zastrzeżenia,

6) naliczania odsetek,

7) dokonania księgowań związanych z zamknięciem roku, w tym właściwego rozgraniczenia kosztów, tj. podatku dochodowego i przychodów między rokiem zamykanym a latami następnymi,

8) uzgodnienia na dzień bilansowy:

a) sald kont księgi głównej z saldami kont ksiąg pomocniczych,

b) sald i obrotów kont księgi głównej syntetycznych z zestawieniem ich obrotów i sald,

c) obrotów dziennika z obrotami wynikającymi z zestawienia obrotów i sald.

Ze wzgledu na to, że celem sprawozdania finansowego jest rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej jednostki, dlatego też przed oddaniem bilansu warto ponownie zweryfikować poprawność wykazanych w nim pozycji.

Bilans to wartościowe zestawienie aktywów i pasywów, sporządzone na określony dzień i w określonej formie.

Bilans jednostki budżetowej sporządza się według wzoru określonego w załączniku nr 5 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości. Sporządzany jest na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych (dzień bilansowy), tj. na 31 grudnia.

Bilans jednostki sporządzany na podstawie własnych ksiąg rachunkowych jest bilansem jednostkowym. Sporządza się go w złotych i groszach, w terminie 3 miesięcy od dnia, na który zamyka się księgi rachunkowe, tj. do 31 marca następnego roku. Podpisują go: kierownik jednostki i główny księgowy.

Kierownik jednostki budżetowej składa bilans odpowiednio dysponentowi środków budżetu wyższego stopnia lub zarządowi jednostki samorządu terytorialnego.

Bilans należy sporządzać metodą netto, co oznacza, że przy wycenie niektórych aktywów i pasywów należy dokonać odpowiednich korekt. Dotyczy to środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Należy zwrócić uwagę, że nie wszystkie niefinansowe aktywa trwałe podlegają amortyzacji, np. nie amortyzuje się gruntów i dzieł sztuki.

Trzeba pamiętać również, że wyjątek stanowią także środki trwałe przeznaczone dla celów dydaktycznych, które niezależnie od ich wartości są amortyzowane jednorazowo w momencie przyjęcia do użytkowania i należy wykazać je jako pozostałe środki trwałe.

Warto także pamiętać o wykazaniu danych uzupełniających do bilansu. Dane te zawierają informacje dotyczące umorzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, umorzenia pozostałych środków trwałych i wyposażenia, a także odpisów aktualizujących wartość należności.

Jednostka posiada prawo do wieczystego użytkowania gruntów, które uzyskała w przeszłości nieodpłatnie, w związku z czym nie ujęła go w swoich aktywach. Aby wprowadzić to prawo do bilansu (ksiąg rachunkowych), należy m.in. dokonać wiarygodnego określenia jego wartości, ponieważ w przeciwnym wypadku nie można uznać tego prawa za składnik aktywów.

Odmiennym przypadkiem jest sytuacja, w której jednostka na dzień bilansowy rozpatruje składnik majątku pozyskany w przeszłości nieodpłatnie, ale wyceniony i wprowadzony do ksiąg w chwili jego pozyskania. Stanowi on już składnik aktywów, a ustalenie w wiarygodny sposób jego wartości może posłużyć jedynie do korekty wartości dotychczas wykazanej w bilansie.

Jeśli jednostka posiada zapasy, których wartość księgowa wynosi 50 000 zł, ale mogłaby je sprzedać za 40 000 zł, to jej obowiązkiem jest obniżyć wartość księgową zapasów o 10 000 zł, ponieważ korzyści wynikające z ich sprzedaży w przyszłości (oszacowane na dzień bilansowy) wyniosą nie 50 000 zł, ale 40 000 zł.

Małgorzata Pelc

specjalista z zakresu finansów publicznych

Rozporządzenie ministra finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 142, poz. 1020 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów konta dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. nr 128, poz. 861).