W jaki sposób zostać szefem w urzędzie

Stanowiska kierownicze w służbie cywilnej zajmują dyrektorzy generalni urzędu, departamentu lub komórek równorzędnych oraz ich zastępcy. Ponadto funkcjonują jeszcze inne, związane z kierowaniem zespołem pracowników. Te określane są stanowiskami średniego szczebla zarządzania i koordynacji. Zaliczają się do nich główny księgowy, naczelnik (kierownik) wydziału, kierownik zespołu.

Ustawowo określone zostały wymagania do zajmowania wyższych stanowisk w służbie cywilnej w zakresie posiadania odpowiedniego stażu pracy. Wymagane doświadczenie jest zróżnicowane w zależności od zajmowanego stanowiska.

Zgodnie z ustawą osoba zajmująca wyższe stanowisko w służbie cywilnej musi posiadać kompetencje kierownicze, tj. predyspozycje niezbędne do prawidłowego zarządzania zasobami będącymi w jej dyspozycji. Istnieją też wymagania specyficzne dla konkretnego stanowiska pracy. Są one dookreślane w ogłoszeniu o naborze.

Etat dyrektora ze stażem

Zakres zadań dyrektora generalnego koncentruje się na zapewnieniu funkcjonowania i ciągłości pracy urzędu, warunków jego działania i właściwej organizacji. Do tego trzeba uwzględnić czynności wynikające ze stosunku pracy (reprezentowanie pracodawcy). Z tego powodu ze stanowiskiem tym wiążą się istotne uprawnienia kierownicze, koordynacyjne i kontrolne.

Jego obsadzenie następuje w trybie otwartego i konkurencyjnego naboru organizowanego przez szefa służby cywilnej. Do zajmowania tego stanowiska niezbędne jest posiadanie co najmniej sześcioletniego stażu pracy bez względu na to, w jakim dziale gospodarki narodowej został on nabyty. Kandydat musi też legitymować się co najmniej trzyletnim stażem pracy na stanowiskach kierowniczych w jednostkach sektora finansów publicznych.

P0rzedstawione wymagania dotyczą zarówno osób już zatrudnionych w urzędzie administracji rządowej, jak i osób spoza korpusu służby cywilnej. Oznacza to, że do objęcia funkcji dyrektora generalnego nie jest konieczne wcześniejsze zatrudnienie w administracji rządowej. Natomiast ważne jest, aby wskazany powyżej staż pracy na stanowiskach kierowniczych nabyty był w jednostkach sektora finansów publicznych, a więc również w jednostkach wykraczających poza obszar administracji rządowej. W większości opisów stanowisk pracy dyrektorów generalnych zawarty jest wymóg posiadania doświadczenia w kierowaniu całymi organizacjami albo wielozespołową częścią organizacji.

Szef z konkursu

Dyrektorzy departamentów odgrywają kluczową rolę w funkcjonowaniu administracji rządowej, gdyż bezpośrednio wpływają na sposób wykonywania zadań państwa przez kierowanie komórkami organizacyjnymi realizującymi zadania merytoryczne.

Obsadzanie ich następuje co do zasady w trybie otwartego i konkurencyjnego naboru, a to oznacza, że wymagania do zajmowania stanowiska obowiązują w równym stopniu członków korpusu służby cywilnej, jak i osoby tam nie zatrudnione. Niezwykle rzadko wykorzystywana jest też możliwość objęcia tego stanowiska w wyniku oddelegowania pracownika poza jednostkę organizacyjną, w której jest on zatrudniony, pod warunkiem spełniania przez niego odpowiednich wymagań.

Do zajmowania funkcji kierującego komórką organizacyjną niezbędne jest posiadanie co najmniej trzyletniego stażu pracy, w tym co najmniej rocznego na stanowisku kierowniczym lub dwuletniego na stanowisku samodzielnym, w jednostkach sektora finansów publicznych. Oznacza to, że o to stanowisko może ubiegać się osoba, która pracowała w jednostkach sektora finansów publicznych przez co najmniej trzy lata i jednocześnie w jednostkach tego sektora zajmowała przez co najmniej rok stanowisko kierownicze lub przez co najmniej dwa lata pełniła samodzielną funkcję. Nie chodzi tu o sposób wykonywania zadań, które można przypisać kierownikom, ale o zajmowanie stanowiska o charakterze samodzielnym, które wynikają z przepisów.

Możliwy awans

Zastępca dyrektora jest stanowiskiem najniższym w hierarchii wyższych stanowisk w służbie cywilnej, pełniącym jednak bardzo istotną funkcję w procesie zarządzania. Aby je objąć, trzeba spełnić te same wymagania ustawowe, jakie obowiązują w odniesieniu do stanowiska kierującego komórką organizacyjną. Podobnie obsadzenie dokonuje się w drodze naboru lub oddelegowania (sporadycznie).

Istotnym z punktu widzenia elastyczności zarządzania wyjątkiem od zasady naboru jest przewidziana w ustawie możliwość awansu wewnętrznego. Umożliwia ona obsadzenie tego stanowiska w drodze przeniesienia członka korpusu służby cywilnej spełniającego wymagania związane ze stanowiskiem oraz posiadającego ostatnią pozytywną ocenę okresową na jednym z dwóch najwyższych poziomów przewidzianych w skali ocen, sporządzoną w okresie 24 miesięcy poprzedzających przeniesienie.

Jak wynika z powyższego, objęcie stanowiska zastępcy dyrektora możliwe jest przy zastosowaniu wyjątkowo innej procedury niż tryb naboru, przy zachowaniu wymagań dotyczących stażu pracy, posiadania kompetencji kierowniczych oraz dodatkowo odnoszących się do oceny dotychczasowej pracy przenoszonego członka korpusu służby cywilnej. Tryb awansu wewnętrznego zakłada usprawnienie tego procesu i realizację ścieżki kariery członka korpusu służby cywilnej.

Ważny jest staż na etacie

Warto pamiętać, że aby objąć stanowisko kierownicze w służbie cywilnej, trzeba wykazać się odpowiednim poziomem wiedzy merytorycznej, kompetencjami kierowniczymi, jak też stażem pracy (rozumianym, jako praca w ramach stosunku wymienionego w kodeksie pracy). Nie jest to zatem zatrudnienie w ramach umowy-zlecenia, umowy o dzieło i innych o charakterze cywilnoprawnym.

Dokumentem potwierdzającym staż pracy jest świadectwo pracy lub zaświadczenie (z elementami świadectwa pracy) wydawane przez pracodawcę. Nie jest to zatem umowa o pracę, kontrakt czy inna forma potwierdzająca wolę współpracy.

@RY1@i02/2012/191/i02.2012.191.18300080c.806.jpg@RY2@

Michał Masłowski, główny specjalista i departamentu służby Cywilnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów

Michał Masłowski

główny specjalista i departamentu służby Cywilnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów

Nabór na stanowiska w administracji musi być przejrzysty

@RY1@i02/2012/191/i02.2012.191.18300080c.807.jpg@RY2@

dr Tomasz Rostkowski, Szkoła Główna Handlowa, ekspert z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi

Najwyższe stanowiska kierownicze w administracji rządowej są nieliczne, ale słusznie przykuwają uwagę zarówno zainteresowanych, jak i mediów. To właśnie osoby zatrudniane na stanowiskach dyrektorów departamentów czy innych równorzędnych jednostek odgrywają kluczową rolę w najważniejszych obszarach działania każdego urzędu. Dlatego bez wątpienia słusznym jest, że nabór na te stanowiska następuje w trybie konkursowym. Należy dbać, aby tego rodzaju konkursy były prowadzone w pełni transparentnie.

Zasada konkursowa może zostać zastąpiona poprzez awans wewnętrzny w przypadku stanowisk zastępców dyrektorów departamentów. Ma to zastosowanie przede wszystkim dla wysokich stanowisk w jednostkach "merytorycznych". Osób o niezbędnych kompetencjach po prostu często nie ma na rynku pracy. Jednocześnie w przypadku jednostek wsparcia jak departamenty kadr czy administracji utrzymanie trybu konkursowego jest celowe, bo niezbędne kompetencje można pozyskać także u innych pracodawców.