Winny pracownik zwraca wartość rynkową środka trwałego

Ewidencja niedoborów niezawinionych jest dość prosta - powiększają one koszty jednostki. Koszty zużycia materiałów w przypadku ubytków naturalnych lub pozostałe koszty operacyjne w przypadku niedoborów niezawinionych powstałych z innych przyczyn.

W przypadku niedoborów zawinionych mamy do czynienia z dwoma ich rodzajami. Są to:

● niedobory bezsporne - kiedy pracownik i pracodawca zgadzają się co do powstałego zawinionego niedoboru,

● niedobory sporne - kiedy pracownik kwestionuje swoją odpowiedzialność za powstały niedobór, a pracodawca chce dochodzić roszczeń.

Dodatkowo pamiętać należy, że w przypadku winy pracownika jednostka nie będzie dochodzić od niego wartości księgowej środka trwałego, tylko jego wartość rynkową. Ponieważ taka jest rzeczywista szkoda, którą jednostka poniosła, i taka wartość będzie potrzebna na odtworzenie utraconego mienia.

Wyniki inwentaryzacji ewidencjonuje się na kontach majątkowych (w zależności od tego jakiego składnika majątku niedobór lub nadwyżka dotyczy) oraz na koncie 240 - Pozostałe rozrachunki. Służy ono zarówno do ewidencji rozrachunków z tytułu różnic inwentaryzacyjnych, jak i do ewidencji roszczeń spornych (ponadto jeszcze do innych rodzajów rozrachunków). Dlatego często na mocy paragrafu 15 ust. 1 pkt. 3 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont konto to jest często dzielone np. 240 - Pozostałe rozrachunki, 241 - Rozrachunki z tytułu niedoborów i szkód, 242 - Roszczenia sporne. W innym przypadku do konta 240 musi być prowadzona szczegółowa analityka w podziale na poszczególne rodzaje (tytuły) rozrachunków.

PRZYKŁAD 1

Kradzież laptopa

W wyniku przeprowadzonej w jednostce budżetowej inwentaryzacji stwierdzono niedobór komputera przenośnego (laptopa) o wartości początkowej 4300 zł i dotychczasowym umorzeniu 1290 zł. Po przeprowadzeniu czynności wyjaśniających ustalono, że laptop został skradziony, a kradzież nastąpiła w wyniku zaniedbania swoich obowiązków przez pracownika, któremu powierzono odpowiedzialność materialną za ten sprzęt (nie zabezpieczył go w ustalony sposób). Niedobór uznano za zawiniony, pracownik zgodził się go spłacić. Dokonano wyceny niedoboru w wartości rynkowej i ustalono go na kwotę 3500 zł.

Ewidencja niedoboru będzie następująca:

1. Zaksięgowanie niedoboru (zmniejszenie ogólnej wartości środków trwałych i dotychczasowego umorzenia): 3010 zł strona Wn konta 240 - Pozostałe rozrachunki, 1290 zł strona Wn konta 071 - Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, 4300 zł strona Ma konta 011 - Środki trwałe

2. Rozliczenie niedoboru (zaksięgowanie należności od pracownika z tytułu niedoboru zawinionego) 3010 zł: strona Wn konta 234 - Rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 240 - Pozostałe rozrachunki

3. Różnica między wartością ewidencyjną a rynkową niedoboru (3500 zł - 3010 zł) = 490 zł: strona Wn konta 234 - Rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 760 - Pozostałe przychody operacyjne.

PRZYKŁAD 2

Sprawa do sądu

Po przeprowadzonej w zakładzie budżetowym inwentaryzacji w protokole inwentaryzacyjnym stwierdzono niedobór środka trwałego o wartości 6000 zł i dotychczasowym umorzeniu 2400 zł. W toku postępowania wyjaśniającego niedobór uznano za zawiniony przez pracownika i decyzją kierownika zakładu poinformowano go o konieczności spłaty niedoboru. Pracownik jednak nie zgodził się z tym, że niedobór powstał z jego winy. W związku z powyższym kierownik zakładu budżetowego skierował sprawę do sądu pracy. Wartość rynkową utraconego środka trwałego wyceniono na 5500 zł.

Ewidencja niedoboru będzie następująca:

1. Zaksięgowanie niedoboru (zmniejszenie ogólnej wartości środków trwałych i dotychczasowego umorzenia): 3600 zł strona Wn konta 240 - Pozostałe rozrachunki, 2400 zł strona Wn konta 071 - Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, 6000 zł strona Ma konta 011 - Środki trwałe

2. Rozliczenie niedoboru (zaksięgowanie należności od pracownika z tytułu niedoboru) 3600 zł: strona Wn konta 240 - Pozostałe rozrachunki (roszczenia sporne), strona Ma konta 240 - Pozostałe rozrachunki

3. Różnica między wartością ewidencyjną a rynkową niedoboru (5500 zł - 3600 zł) = 1900 zł: strona Wn konta 240 - Pozostałe rozrachunki (roszczenia sporne), strona Ma konta 760 - Pozostałe przychody operacyjne.

Magdalena Rypińska

kierownik finansowy, długoletni główny księgowy

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. nr 128, poz. 861 z późn. zm.).