Zarządzenie nr 3 i monitoring ograniczają nadmierną swobodę naboru do służby cywilnej - odpowiedź KPRM

Odpowiedzi udzielił nam Dagmir Długosz, dyrektor w departamencie służby cywilnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.

(...) Obecnie obowiązujące przepisy ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. nr 227, poz. 1505 z późn. zm.) tworzą solidne podstawy do prowadzenia naborów na stanowiska urzędnicze w służbie cywilnej w sposób przejrzysty oraz zmierzający do wyboru kandydatów najlepiej przygotowanych do wykonywania zadań stojących przed administracją rządową. Przepisy te przewidują zdecentralizowany system naboru. Odpowiedzialność za jego przebieg ponoszą dyrektorzy generalni poszczególnych urzędów (lub kierownicy urzędów wykonujących zadania dyrektora generalnego na szczeblach wojewódzkich i powiatowych) oraz powoływane przez nich komisje/zespoły prowadzące poszczególne nabory.

Jednym z najważniejszych czynników utrwalających obowiązujący model naboru otwartego i konkurencyjnego było wejście w życie zarządzenia nr 3 szefa służby cywilnej z 30 maja 2012 r. w sprawie standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej. Załącznik do zarządzenia, w części dotyczącej naboru w służbie cywilnej, nałożył na dyrektorów generalnych urzędów (oraz kierowników urzędów wykonujących zadania dyrektora generalnego) obowiązek określenia wewnętrznych procedur naboru uwzględniających standardy wypracowane przez szefa służby cywilnej. Ograniczono w ten sposób znaczną swobodę organizacji procesu naboru będącą skutkiem braku szczegółowych rozwiązań ustawowych w tym obszarze. Implementacja standardów, która jest obowiązkiem, a nie jedynie kwestią dobrej woli dyrektorów generalnych urzędów, ma przede wszystkim służyć wyeliminowaniu najczęściej występujących problemów w procesie naboru. Wdrażaniu standardów towarzyszyły działania wspierające, polegające m.in. na przygotowaniu szkoleń tradycyjnych oraz e-learningowych, opublikowaniu specjalnego numeru "Przeglądu Służby Cywilnej" poświęconego zarządzeniu nr 3, jak również opublikowaniu na stronach Serwisu Służby Cywilnej dobrych praktyk z zakresu ich stosowania. Szef służby cywilnej rozpoczął także monitorowanie wdrożenia standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej w ministerstwach, urzędach centralnych i urzędach wojewódzkich.

Szef służby cywilnej, w ramach przyznanych ustawą o służbie cywilnej kompetencji, podejmuje szereg działań mających na celu prawidłową realizację przez urzędy procesu naboru do służby cywilnej. Działania te obejmują przede wszystkim korzystanie z uprawnienia do kierowania swoich przedstawicieli do obserwacji przebiegu procesu naboru na wyższe stanowiska w służbie cywilnej oraz monitoring ogłoszeń o wolnych stanowiskach pracy publikowanych w BIP KPRM.

W ramach pierwszego działania w 2012 roku przedstawiciele szefa służby cywilnej zostali wyznaczeni do obserwacji 20 naborów na wyższe stanowiska w służbie cywilnej, co stanowi 15,5 proc. ogłoszonych naborów (...) Jednocześnie według stanu na 31 lipca 2013 r. szef służby cywilnej w 2013 roku skierował do obserwacji procesu naboru 20 przedstawicieli, co stanowi 24 proc. ogłoszonych naborów (...). W trakcie obserwacji oceniano w szczególności zgodność prowadzonego naboru z obowiązującymi przepisami ustawy o służbie cywilnej oraz wewnętrznymi procedurami obowiązującymi w urzędzie. Zastrzeżenia i sugestie zawarte w sprawozdaniach obserwatorów były przekazywane bezpośrednio dyrektorom generalnym urzędów.

Wzmacnianie nadzoru szefa służby cywilnej nad procesem naboru na wyższe stanowiska w służbie cywilnej poprzez zwiększenie liczby kierowanych przedstawicieli oraz usystematyzowanie procesu obserwacji jest jednym z priorytetowych działań w roku 2013. W tym celu szef służby cywilnej wydał dokument określający najważniejsze zagadnienia, na które należy zwrócić uwagę podczas obserwacji naborów na wyższe stanowiska w służbie cywilnej. Opracowany w oparciu o doświadczenia przedstawicieli, zwraca uwagę na praktyczne aspekty przeprowadzania naboru.

Monitoring ogłoszeń publikowanych w BIP Kancelarii Prezesa Rady Ministrów polega na analizie treści ogłoszeń w zakresie zgodności zamieszczanych w nich wymagań z przepisami prawa, adekwatności wymagań do zadań realizowanych na stanowisku oraz prawidłowości innych zamieszczonych informacji. Analiza ta dokonywana jest z punktu widzenia zasad otwartości, konkurencyjności i przejrzystości naboru w służbie cywilnej. W 2012 roku w wyniku stwierdzonych uchybień przekazano organizatorom naborów około 110 wyjaśnień dotyczących stosowania przepisów ustawy o służbie cywilnej.

Szef służby cywilnej reaguje również na sygnały o nieprawidłowościach napływające od uczestników naborów. Zajęcie stanowiska w każdej sprawie poprzedzone jest wystąpieniem do dyrektora generalnego urzędu (kierownika urzędu wykonujące zadania dyrektora generalnego urzędu) w celu uzyskania wyjaśnień oraz gruntowną analizą zgromadzonego materiału. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości organizator naboru jest zobowiązywany do wzmocnienia nadzoru nad prowadzonymi naborami. Kwestie dotyczące nieprawidłowości w prowadzonych naborach są także przedstawiane na posiedzeniach Forum Dyrektorów Generalnych, które jest ciałem opiniodawczo-doradczym szefa służby cywilnej.

Odnosząc się do informacji o małej liczbie ofert spełniających wymagania formalne w naborach prowadzonych w Ministerstwie Finansów, informuję, że kwestie te poddane zostały szczegółowej analizie, z której wynika, że brak jest podstaw do formułowania tezy o nieprawidłowościach występujących w procesie naboru w zakresie dokonywania weryfikacji formalnej ofert. Z analizy wynika, że w około 60 proc. naborów prowadzonych w Ministerstwie Finansów (na 22 analizowane) odsetek ofert spełniających wymagania formalne był niższy niż 50 proc. Stosunkowo duża liczba naborów, w których wystąpiła taka sytuacja, nie daje jednak podstaw do formułowania wniosków o nieprawidłowościach występujących w toku weryfikacji formalnej ofert. Powodem odrzucenia ofert jest bowiem niespełnienie kryteriów, których zasadność trudno kwestionować. W tym zakresie w szczególności należy podkreślić, że nie znajdują uzasadnienia sugestie, zgodnie z którymi kryteria te zostały sformułowane w celu promowania konkretnego kandydata, gdyż powody odrzucenia ofert nie były związane z niespełnieniem wymagań specyficznych co do rodzaju (charakteru), lecz z niewypełnieniem powszechnie przyjętych wymagań stawianych kandydatom ubiegającym się o zatrudnienie w służbie cywilnej, np. nieposiadanie wymaganego doświadczenia zawodowego, niezłożenie CV, oświadczeń o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.

Jednocześnie informuję, że w 2012 roku anulowano 430 ogłoszeń o naborach (co stanowi ponad 5 proc. wszystkich ogłoszeń), z czego 11 - na wyższe stanowiska w służbie cywilnej, a 419 - na pozostałe stanowiska w służbie cywilnej.

WAŻNE

W 2012 roku w wyniku stwierdzonych uchybień przekazano organizatorom naborów około 110 wyjaśnień dotyczących stosowania przepisów ustawy o służbie cywilnej