Szkolenia w służbie cywilnej są drogą do kariery

Permanentne szkolenie i podnoszenie kwalifikacji jest wpisane w służbę cywilną. Ci, którzy świadomie wybierają tę drogę służby krajowi i obywatelom, muszą się z tym pogodzić. Kwestie te reguluje przede wszystkim ustawa z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. z 2008 r. nr 227, poz. 1505 z późn. zm.).

Rząd zdecydował się na opracowanie "Polityki szkoleniowej w służbie cywilnej", czyli dokumentu, który ma być wskazówką dla urzędów. Nie ma bowiem jednolitych rozwiązań dotyczących szkoleń w służbie cywilnej. Rządowy dokument jest uniwersalnym zbiorem wytycznych, które powinny zostać wykorzystane do uregulowania kwestii szkoleń we wszystkich urzędach administracji rządowej przy uwzględnieniu ich specyfiki, potrzeb i możliwości. Wszystko po to, by zrealizować cel nadrzędny, czyli podniesienie lub utrzymanie optymalnego poziomu zawodowego i etycznego członków korpusu służby cywilnej.

Według potrzeb

Misją służby cywilnej jest działanie w myśl zasady: służąc obywatelom, efektywnie wykonujemy zadania państwa; działamy profesjonalnie, rzetelnie, bezstronnie i neutralnie politycznie. Departament Służby Celnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów nie kryje jednak, że podejście do polityki szkoleniowej - i szerzej do zarządzania zasobami ludzkimi - rodzi problemy. I to nie tylko z ustaleniem potrzeb i planowaniem szkoleń, lecz także z ich realizacją i monitorowaniem (np. nieodpowiedni dobór firm lub wykładowców), oceną jakości oraz skutecznością. Problemy wiążą się też z uczestnikami szkoleń, którzy często są nielojalni. Realnym zagrożeniem jest słaba identyfikacja pracowników z urzędem i odpływ przeszkolonych członków korpusu do komercyjnych firm.

Jak zatem powinna być realizowana polityka szkoleniowa w urzędach?

Kształtowanie talentów

W przedsiębiorstwach prywatnych strategiczne zarządzanie zasobami ludzkimi przewiduje rozwój zawodowy pracowników dzięki stosowaniu ocen okresowych, planów i programów rozwoju zawodowego, szkoleń i innych działań rozwojowych (coaching, mentoring etc.). W skład systemu wchodzą też ścieżki kariery, rekrutacja wewnętrzna, zasady wynagradzania, zarządzanie talentami, czyli najzdolniejszymi osobami w organizacji, plany tworzenie kadry rezerwowej oraz opis stanowisk i struktury przedsiębiorstwa.

Z kolei w urzędach administracji publicznej podstawą do kierowania członków korpusu służby cywilnej na szkolenia jest indywidualny program rozwoju zawodowego (w skrócie IPRZ). Organizowane zgodnie z tym programem szkolenia mają - w myśl art. 10 ust. 1 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 6 października 2010 r. w sprawie szczegółowych warunków organizowania i prowadzenia szkoleń w służbie cywilnej (Dz.U. z 2010 r. nr 190, poz. 1274) - zapewnić członkowi korpusu służby cywilnej wiedzę lub umiejętności określone w tym programie. Dyrektor generalny urzędu lub jego kierownik może, w przypadku gdy programy szkoleń centralnych, powszechnych i specjalistycznych są zgodne z indywidualnym programem rozwoju zawodowego członka korpusu służby cywilnej, skierować go na te szkolenia w ramach ustalonego dla niego IPRZ. Dlatego bezpośredni przełożony powinien rzetelnie przygotować się do ustalenia IPRZ, aby dobrać odpowiednie działania rozwojowe zgodnie z celami wskazanymi pracownikowi na dany okres.

Niezbędny monitoring

Inną kwestią jest monitorowanie realizacji programu rozwojowego.

Departament Służby Cywilnej KPRM zaleca przeprowadzenie przynajmniej jednego spotkania bezpośredniego przełożonego z pracownikiem w trakcie realizacji IPRZ, by ocenić realizację programu.

Warto, aby spotkania monitorujące były wcześniej zaplanowane. Umożliwi to zarówno pracownikowi, jak i bezpośredniemu przełożonemu przygotowanie się do takiej rozmowy i ocenę planowanych kierunków rozwoju pracownika, zrealizowanych już działań oraz tych dopiero przewidywanych do realizacji w kolejnym okresie. W trakcie takich spotkań przełożony wraz z pracownikiem powinni omówić skutki dotychczasowego rozwoju, a także ocenić, czy postępuje on zgodnie z oczekiwaniami i jakie zmiany ewentualnie w nim wprowadzić. Może się też okazać, że trzeba uzupełnić program o nowe formy.

Co ważne, formularz IPRZ powinien zostać ustalony odrębnie przez każdy urząd, który uwzględni w nim swoje potrzeby i możliwości. Dokumentacja dotycząca IPRZ może być przechowywana np. w sekretariacie właściwej komórki organizacyjnej, w aktach osobowych, w komórce kadrowej, czy też w komórce szkoleniowej urzędu.

Zasady rozpatrywania wniosku

Rolą bezpośredniego przełożonego jest poinformowanie pracownika, nie później niż w trakcie rozmowy oceniającej, o konieczności i procedurze ustalania IPRZ. Przełożony powinien też wyjaśnić zasady wypełnienia arkusza preferencji dotyczących rozwoju zawodowego, który stanowi materiał pomocniczy do ustalania IPRZ dla osoby zajmującej stanowisko pracy niebędące wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej ani stanowiskiem kierownika urzędu czy jego zastępcy. Pracownik powinien się dowiedzieć, do kiedy ma czas na przekazanie przełożonemu wypełnionego arkusza, tak aby ten odpowiednio wcześniej - jeszcze przed rozmową rozwojową - mógł się zapoznać i przeanalizować zawarte w nich informacje. Rozmowa rozwojowa powinna się odbyć najpóźniej 30 dni po przeprowadzeniu rozmowy oceniającej.

Wypełnienie arkusza preferencji pozwala bezpośredniemu przełożonemu poznać cele zawodowe pracownika i jego aspiracje, które powinien wziąć pod uwagę podczas tworzenia IPRZ, i omówić podczas rozmowy rozwojowej. Zgodnie z wytycznymi Departamentu Służby Cywilnej KPRM pracownik ma przekazać bezpośredniemu przełożonemu wypełniony arkusz w uzgodnionym wcześniej terminie. Formularza preferencji nie musi - zgodnie z tą procedurą - wypełniać pracownik, który zajmuje stanowisko pracy niebędące wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej ani stanowiskiem kierownika urzędu, ani jego zastępcy. Wtedy bezpośredni przełożony w ramach przygotowań do rozmowy rozwojowej, w porozumieniu z kierownikiem komórki organizacyjnej, wypełnia formularz "planowane kierunki rozwoju pracownika wynikające z celów/priorytetów urzędu" (jest to część I arkusza IPRZ).

IPRZ członka korpusu służby cywilnej omawiany jest w trakcie rozmowy rozwojowej, którą ma prowadzić bezpośredni przełożony pracownika. Rozmowa powinna się odbyć nie później niż 30 dni od pierwszego etapu, gdyż przy ustalaniu IPRZ bezpośredni przełożony ma wziąć pod uwagę wnioski z oceny okresowej. Dlatego, jak radzi Departament Służby Cywilnej KPRM, warto ten etap bezpośrednio połączyć z procesem oceny okresowej. A ponieważ takie powiązanie procesów prowadzi zarówno do wyższej jakości działań, jak i obniżenia czasochłonności procesu, to departament rekomenduje urzędom przeprowadzanie rozmowy rozwojowej w trakcie rozmowy poprzedzającej wybór kryteriów oceny okresowej.

Kolejnym etapem jest zatwierdzenie przez dyrektora generalnego urzędu programu IPRZ, co powinno nastąpić w ciągu 30 dni po akceptacji przez kierownika komórki organizacyjnej. Dyrektor generalny urzędu powinien przeanalizować, czy otrzymany IPRZ jest możliwy do realizacji oraz adekwatny do potrzeb i celów urzędu. Powinien także się przyjrzeć mu pod kątem ujednolicenia wszystkich IPRZ w urzędzie (od strony ich wyglądu i sposobu wypełnienia, ale przede wszystkim z punktu widzenia jednolitej polityki szkoleniowej całego urzędu). W razie wątpliwości związanych z otrzymanym arkuszem IPRZ dyrektor może wyjaśnić je z bezpośrednim przełożonym pracownika, kierującym komórką organizacyjną, lub zwrócić wypełniony formularz do poprawy.

Ostatnim etapem, wieńczącym opracowanie IPRZ, jest podpisanie go przez pracownika. Następuje to po zatwierdzeniu IPRZ przez dyrektora generalnego urzędu.

Grażyna J. Leśniak

grazyna.lesniak@infor.pl