Zleceniobiorcę też można wysłać w podróż

Podróże służbowe zazwyczaj dotyczą pracowników jednostki i ich rozliczanie nie sprawia większych problemów. Jednostki, również sektora finansów publicznych, często korzystają również z usług osób zatrudnionych w formie umów cywilnoprawnych. Czasami w stosunku do tych osób pojawia się potrzeba lub konieczność oddelegowania ich w inne miejsce niż ustalone miejsce wykonywania zleconej pracy lub dzieła. I tu często pojawia się kilka wątpliwości:

- czy w ogóle można oddelegować gdzieś osobę niebędącą pracownikiem,

- czy w takiej sytuacji można dokonać zwrotu kosztów, jakich i według jakich stawek,

- czy taka podróż jest podróżą służbową w rozumieniu przepisów i w jaki sposób należy ją zaewidencjonować?

Podstawowym aktem prawnym regulującym problematykę podróży służbowych jest ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502; dalej: k.p.) W art. 77^[5] k.p. wskazano, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej.

Przepis ten wyraźnie wskazuje możliwość delegowania w podróż służbową i określa jej istotę, czyli wyjazd:

- poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy,

- poza stałe miejsce pracy,

- na polecenie pracodawcy w celu wykonywania zadań służbowych w innym miejscu.

Kluczowe są tu jednak pojęcia, którymi ów przepis się posługuje, a mianowicie "pracownik" i "pracodawca". Są to również pojęcia uregulowane w k.p. i zarezerwowane dla stron, które łączy stosunek pracy, czyli umowa o pracę (dowolnego rodzaju) określona właśnie w k.p.

Umowy cywilnoprawne określa i reguluje ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 121 ze zm.). W przypadku zawarcia takiej umowy nie nawiązuje się stosunek pracy, ale stosunek cywilnoprawny. Strony takiej umowy nie są w relacji pracodawca - pracownik.

Zdarza się jednak, że zleceniodawca (jednostka) widzi potrzebę wysłania zleceniobiorcy w jakieś miejsce w celu wykonania czynności, które leżą w jej interesie, zawierają się w przedmiocie zlecenia lub też przysłużą się jego szybszemu lub lepszemu wykonaniu.

- Czy zatem zleceniobiorca może się udać w taką podróż? Tak.

- Czy zleceniodawca może mu zwrócić koszty tej podróży? Tak.

- Czy będzie to podróż służbowa? Nie, gdyż ta może zaistnieć tylko w ramach stosunku pracy. W przypadku umowy cywilnoprawnej będziemy mieli do czynienia z podróżą zleceniobiorcy.

Przyjęta praktyka

Rozwiązania w zakresie zwrotu kosztów takich podróży w ramach umów cywilnoprawnych mogą być różne. Najczęściej jednak stosuje się następujące:

- ustalenie wynagrodzenia za wykonanie zlecenia w sposób uwzględniający ewentualne podróże, które nie są rozliczane oddzielnie (rozwiązanie stosowane w sytuacji, kiedy z góry wiadomo z jakimi podróżami - gdzie i po co - wiąże się wykonanie zleconych prac),

- ustalenie ryczałtowych stawek za dzień podróży,

- przyjęcie zasady, że podróże rozliczane będą według stawek obowiązujących przy podróżach służbowych.

Na kontach

Niezależnie od przyjętego sposobu rozliczania inny będzie sposób ewidencjonowania kosztów takiej podróży. Przede wszystkim, ponieważ podróż nie jest podróżą służbową w rozumieniu przepisów, nie można zastosować w takim przypadku paragrafów klasyfikacji: 441 "Podróże służbowe krajowe" i 442 "Podróże służbowe zagraniczne". Z punktu widzenia rachunkowości budżetowej właściwym będzie paragraf 303 "Różne wydatki na rzecz osób fizycznych" - jeśli koszty podróży zostały zleceniobiorcy zwrócone osobno, poza wynagrodzeniem. Wtedy ewidencja tych kosztów będzie następująca: strona Wn konta 409 - Pozostałe koszty, strona Ma konta 240 Pozostałe rozrachunki.

Z kolei w przypadku, kiedy zostały one uwzględnione w wynagrodzeniu, będą klasyfikowane i księgowane tak jak wynagrodzenie, czyli stosujemy paragraf 417 "Wynagrodzenia bezosobowe" i ujmujemy: strona Wn konta 404 - Wynagrodzenia, strona Ma konta 240 - Pozostałe rozrachunki.

PROBLEM 1

W opisanej sytuacji kierownik jednostki może uzgodnić ze zleceniobiorcą odbycie obu wyjazdów. Muszą tu jednak zostać spełnione dwa warunki:

- Umowa cywilnoprawna łącząca strony musi przewidywać, że w ramach zleconych prac mogą wystąpić podróże.

- Umowa musi również określać w jaki sposób będzie dokonywany zwrot kosztów tych podróży, ponieważ skoro nie mamy do czynienia z typową podróżą służbową, nie mają tu zastosowania wprost zasady i stawki jej dotyczące.

PROBLEM 2

Nie, jeśli mieści się on w planie finansowym jednostki oraz spełnia kryteria wydatku określone w ustawie z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.), czyli jednostka może wykazać, że jest on uzasadniony i celowy.

Magdalena Rypińska

wieloletnia główna księgowa

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz.U. 2014 r. poz. 1053 ze zm.).