Poradnia rachunkowa

● Jaki przepis reguluje kwestię szkolenia inwentaryzacyjnego

● Kto zarządza przeprowadzenie spisu z natury

● Samorządowa jednostka budżetowa otrzymała od ubezpieczyciela decyzję o przyznanym odszkodowaniu za zniszczone mienie. Środki wpłynęły na rachunek bankowy jednostki. W jednostce powstała wątpliwość, czy środki te można przekazać na wznowienie wydatków i sfinansować z nich naprawę uszkodzonego mienia, czy też należy bezwzględnie przekazać je na rachunek dochodów.

główna księgowa samorządowej jednostki budżetowej

Jednostka budżetowa to podstawowa forma funkcjonowania sektora finansów publicznych. Zaliczana jest ona do jednostek organizacyjnych sektora finansów publicznych, które pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek budżetu samorządu terytorialnego. Postanowienia w tej sprawie zostały zawarte w art. 11 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Powyższe oznacza, że z wyjątkiem dochodów gromadzonych na wydzielonym rachunku, o którym mowa w art. 223, jednostka budżetowa nie może swobodnie dysponować uzyskiwanymi dochodami stanowiącymi środki publiczne w rozumieniu art. 5 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Podstawą jej gospodarki finansowej jest plan dochodów i wydatków, zwany planem finansowym jednostki budżetowej (art. 11 ust. 3 ustawy), gdzie dochody to prognozy ich wielkości, zaś wydatki, z wyłączeniem wydatków finansowanych z dochodów własnych jednostek budżetowych - stanowią nieprzekraczalny limit.

Wydatki jednostek budżetowych mogą być ponoszone na cele i w wysokości ustalonej w planie finansowym jednostki, przy czym wydatki te powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań oraz w wysokościach i terminach wynikających z zaciągniętych zobowiązań.

Powyższe zasady są wynikiem ogólnych zasad funkcjonowania sektora finansów publicznych, które jednoznacznie pokazują, że samorządowa jednostka budżetowa jest ściśle powiązana z budżetem samorządu terytorialnego zarówno całością uzyskiwanych przez nią dochodów, jak i całością wydatków określonych planem finansowym.

Podsumowując powyższe, należy wskazać, że samorządowe jednostki budżetowe gromadząc środki publiczne stanowiące dochody oraz dysponując środkami publicznymi przeznaczanymi na wydatki, zobowiązane są przy ich gromadzeniu, jak i wydatkowaniu do stosowania określonych zasad w ustawie o finansach publicznych i przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie, w tym rozporządzenia ministra finansów z 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, wydanego w wykonaniu delegacji zawartej w art. 17 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, które wprowadza pewną odmienność w stosunku do powyższych zasad, ale tylko w odniesieniu do państwowych jednostek budżetowych.

Chodzi tu o par. 19 ust. 1 i 2 powołanego powyżej rozporządzenia, które precyzują, że uzyskane przez państwowe jednostki budżetowe zwroty wydatków dokonanych w tym samym roku budżetowym przyjmowane są na rachunki bieżące wydatków i zmniejszają wykonanie wydatków w tym samym roku budżetowym, natomiast uzyskane zwroty wydatków dokonanych w poprzednich latach budżetowych są przyjmowane na rachunki bieżące dochodów i podlegają odprowadzeniu na dochody budżetu państwa.

Natomiast w odniesieniu do samorządowych jednostek budżetowych brak jest takich uregulowań w przepisach prawa. Jednostki te ewentualną sprawę wznowienia wydatków winny uregulować w polityce rachunkowości obowiązującej w jednostce, przy czym możliwość zastosowania takich rozwiązań winna zostać wprowadzona po uprzednim uzyskaniu zgody jednostki nadrzędnej.

Z tych względów zakwalifikowanie środków, które wpłynęły na rachunek bankowy samorządowej jednostki budżetowej z tytułu odszkodowania, na wznowienie wydatków nie znajduje podstaw prawnych. Ponadto należy wskazać, że środki stanowiące otrzymane odszkodowanie wynikają z odrębnego stosunku prawnego (polisa ubezpieczeniowa), jak również nie stanowią zwrotu kosztów naprawy zniszczonego sprzętu przez jednostkę, która bezpośrednio przyczyniła się do jego zniszczenia, co również dodatkowo wyklucza możliwość ujęcia otrzymanego odszkodowania na wznowienie wydatków, nawet w przypadku gdy tzw. zasada wznawiania wydatków jest przez jednostkę stosowana.

A skoro tak, to środki te winny zostać zakwalifikowane jako dochody budżetu jednostki samorządu terytorialnego lub też jako dochody gromadzone na wydzielonym rachunku dochodów, o którym mowa w art. 223 ustawy o finansach publicznych.

Podstawa prawna

Ustawa z 27 sierpnia 2009 r o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.). Rozporządzenie ministra finansów z 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz.U. nr 241, poz. 1616).

● Czy przeprowadzanie szkolenia przed inwentaryzacją jest obowiązkowe? Jeśli tak, to z jakiego przepisu wynika taki obowiązek?

magdalena.sobczak@infor.pl

Ustawa o rachunkowości nakłada na jednostki obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji. Ustala zasady inwentaryzacji (jej rodzaje, zakres, terminy i częstotliwość oraz zasady ujęcia wyników), nie reguluje natomiast procedur związanych z organizacją i przeprowadzaniem inwentaryzacji. Dlatego na ogół przyjmuje się procedury utrwalone przez praktykę. Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości powinna opracować i posiadać własne wewnętrzne uregulowania w tym zakresie, dostosowane do potrzeb i specyfiki jednostki. W związku z tym obowiązek przeprowadzania szkolenia przed inwentaryzacją może wynikać z instrukcji inwentaryzacyjnej i zarządzenia wewnętrznego kierownika jednostki (lub jednego z tych dokumentów). Powinny one także zawierać uregulowania dotyczące m.in. osób odpowiedzialnych za szkolenie, cel i jego zakres.

Najczęściej to główny księgowy i przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej organizują i prowadzą szkolenie. Ważne jest, aby przeprowadzone zostało szkolenie komisji w zakresie zasad przeprowadzania inwentaryzacji. Szkolenie osób zajmujących się inwentaryzacją odbywa się m.in. przez zapoznawanie ich z ogólnopaństwowymi i wewnętrznymi przepisami dotyczącymi inwentaryzacji, dokumentacji, gospodarki, ochrony mienia i kontroli wewnętrznej. Przedmiotem szkolenia są także zagadnienia przygotowawcze, techniki i metody przeprowadzania oraz dokumentacji wykonanych czynności.

Po odbyciu szkolenia należy sporządzić protokół, w którym wpisujemy, kiedy i gdzie odbyło się szkolenie, przez kogo przeprowadzone, np. głównego księgowego, na którym byli obecni - i tu z imienia i nazwiska wpisujemy szkolone osoby.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

● Przeprowadzenie inwentaryzacji składników majątkowych (spisu z natury) nakazał wójt w specjalnie wydanym zarządzeniu. Określił też w nim podległe jednostki organizacyjne, których ten obowiązek dotyczy. Czy postąpił prawidłowo?

magdalena.sobczak@infor.pl

Wójt, nakazując przeprowadzenie inwentaryzacji składników majątkowych (spisu z natury) w podległych jednostkach organizacyjnych, naruszył zasady odpowiedzialności kierowników jednostek, wskazane w art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości. Generalnie inwentaryzację zarządza kierownik jednostki, najczęściej na wniosek głównego księgowego. Wszystko jednak zależy od podziału kompetencji pomiędzy organem prowadzącym a kierownikiem jednostki. Dobrą praktyką jest uregulowanie, w drodze porozumienia między tymi organami m.in. kwestii technicznego sposobu przeprowadzania inwentaryzacji.

Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2 ustawy, za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W praktyce więc pewne obowiązki w zakresie rachunkowości kierownik jednostki może scedować na inną osobę (np. głównego księgowego), za jej zgodą wyrażoną na piśmie. Nie może to jednak dotyczyć odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji przez dokonanie spisów z natury rzeczowych i pieniężnych składników aktywów jednostki, za które zawsze jest odpowiedzialny organ będący kierownikiem jednostki. Spisu nie może zarządzić żaden inny pracownik jednostki. Sam spis mogą przeprowadzić inne osoby, jednak odpowiedzialność ponosi kierownik jednostki.

Kierownik jednostki musi zapewnić przeprowadzanie inwentaryzacji poszczególnych składników mienia z częstotliwością i w terminach określonych w art. 26 ustawy o rachunkowości. Do jego kompetencji należy podejmowanie wszelkich decyzji związanych z organizacją prac inwentaryzacyjnych.

W zarządzeniu kierownik wskazuje czas trwania inwentaryzacji, który musi być zgodny z terminami wynikającymi z przepisów. Ponadto kierownik ustala w nim skład komisji inwentaryzacyjnej, a także podział całego spisu z natury na poszczególne pola spisowe, przydzielenie do każdego z nich zespołów spisowych oraz kontrolerów każdego z zespołów.

Warto pamiętać, że zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości podlega odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (art. 18 pkt 1 ustawy o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych). W orzecznictwie w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych przeważa pogląd, iż zaniechanie przeprowadzenia inwentaryzacji polega na nie wydaniu przez kierownika jednostki sektora finansów publicznych, pomimo ustawowego obowiązku, zarządzenia o jej przeprowadzeniu - por. orzeczenie GKO z 26 maja 2003 r., DF/GKO/Odw.-178/228/2002, za LEX nr 81689; orzeczenie GKO z 6 października 2003 r., DF/GKO/Odw.-29/45-46/2003, za LEX nr 81706.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Ustawa z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. z 2005 r. nr 14, poz. 114 ze zm.).