Odpisy aktualizujące należności ujmowane są na koncie 290

Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe aktualizuje wartość należności, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty, poprzez dokonanie odpisów aktualizujących.

Jednostki budżetowe aktualizują wartość należności zgodnie z ustawą o rachunkowości, ale z pewnymi wyjątkami określonymi w przepisach szczególnych dla jednostek budżetowych.

Należności wycenia się w wartości nominalnej łącznie z VAT, a na dzień bilansowy oraz na koniec każdego kwartału - w wysokości wymaganej zapłaty, tj. łącznie z należnymi odsetkami, przy zachowaniu zasady ostrożnej wyceny oraz uwzględniając prawdopodobieństwo ich zapłaty, co oznacza, że na należności wątpliwe określone w ustawie o rachunkowości powinny być dokonane odpisy aktualizujące (art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości).

W myśl art. 35b ust. 3 ustawy o rachunkowości należności umorzone, przedawnione lub nieściągalne zmniejszają dokonane uprzednio odpisy aktualizujące o ich wartość.

Zgodnie z par. 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości wartość należności aktualizuje się zgodnie z ustawą o rachunkowości, z zastrzeżeniem ust. 2-4, co oznacza, że:

- odpisy aktualizujące wartość należności dotyczących budżetu zalicza się do wyników na pozostałych operacjach niekasowych.

- odpisy aktualizujące wartość należności dotyczących funduszy tworzonych na podstawie ustaw obciążają fundusze,

- odpisy aktualizujące wartość należności są dokonywane nie później niż na dzień bilansowy.

Odsetki od należności, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Należności wyrażone w walutach obcych wycenia się nie później niż na koniec kwartału, według zasad obowiązujących na dzień bilansowy.

Praktycznie dokonanie odpisów aktualizujących należności ogólne polega na podziale należności na grupy, przy zastosowaniu kryterium rodzaju odbiorcy, oceny jego zdolności spłaty należności czy liczby dni po terminie płatności.

Każdego odbiorcę należy sprawdzić pod kątem realnej spłaty przez niego należności oraz dokonać analizy, m.in.:

- przyczyn w opóźnieniach zapłaty przez dłużnika,

- okresu, za jaki dłużnik zalega z zapłatą,

- dokumentów potwierdzających przeprowadzenie procesu windykacji, ewentualnie egzekucji.

W myśl rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości, odpisy aktualizujące należności ujmowane są na koncie 290 - Odpisy aktualizujące należności. Dokonanie odpisu nie zmniejsza wartości księgowej należności, ale urealnia jej wartość bilansową.

Po stronie Wn konta 290 ujmuje się zmniejszenia wartości odpisów aktualizujących należności, zaś po stronie Ma - zwiększenia wartości odpisów aktualizujących należności.

Na koniec roku konto 290 może wykazywać saldo Ma, które oznacza wysokość dokonanych odpisów aktualizujących należności.

Aby zmniejszyć saldo, tj. wyksięgować odpis, konieczne jest uznanie należności za umorzoną, przedawnioną lub nieściągalną. Zmniejszenie odpisu może również nastąpić w efekcie ustania przyczyny dokonania odpisu, np. w wyniku spłaty należności lub jej części.

Przykładowe zapisy księgowe

1. Utworzenie odpisów aktualizujących wartość należności z:
n działalności podstawowej oraz z tytułu dochodów własnych jednostek budżetowych;	konto 761 - Pozostałe koszty operacyjne	konto 290 - Odpisy aktualizujące należności
n działalności finansowej.	konto 751 - Koszty finansowe	konto 290 - Odpisy aktualizujące należności
2. Utworzenie odpisów aktualizujących wartość należności dotyczących funduszy tworzonych na podstawie ustaw.	konto 851 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, konto 853 - Fundusze celowe	konto 290 - Odpisy aktualizujące należności
3. Utworzenie odpisów aktualizujących na należności wątpliwe z tytułu odsetek, w odniesieniu do których uprzednio utworzono odpisy aktualizujące dotyczące:
a) działalności podstawowej,	konto 761 - Pozostałe koszty operacyjne	konto 290 - Odpisy aktualizujące należności
b) finansowej.	konto 751 - Koszty finansowe	konto 290 - Odpisy aktualizujące należności
4. Zmniejszenie odpisów aktualizujących na skutek zapłaty należności głównej z:
a) działalności podstawowej oraz z tytułu dochodów własnych jednostek budżetowych,	konto 290 - Odpisy aktualizujące należności	konto 760 - Pozostałe przychody operacyjne
b) działalności finansowej,	konto 290 - Odpisy aktualizujące należności	konto 750 - Przychody finansowe
c) funduszy tworzonych na podstawie ustaw.	konto 290 - Odpisy aktualizujące należności	konto 851 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, konto 853 - Fundusze celowe
5. Zmniejszenie odpisów aktualizujących na skutek zapłaty odsetek za zwłokę z:
a) działalności podstawowej oraz z tytułu dochodów własnych jednostek budżetowych,	konto 290 - Odpisy aktualizujące należności	konto 760 - Pozostałe przychody operacyjne
b) działalności finansowej,	konto 290 - Odpisy aktualizujące należności	konto 750 - Przychody finansowe
c) stanowiących dochody budżetowe.	konto 290 - Odpisy aktualizujące należności	konto 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych
6. Zmniejszenie odpisów aktualizujących w związku z umorzeniem oraz odpisaniem należności przedawnionych:
a) od odbiorców,	konto 290 - Odpisy aktualizujące należności	konto 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami
b) od pracowników,	konto 290 - Odpisy aktualizujące należności	konto 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami
c) od innych kontrahentów,	konto 290 - Odpisy aktualizujące należności	konto 240 - Pozostałe rozrachunki
d) z tytułu dochodów budżetowych.	konto 290 - Odpisy aktualizujące należności	konto 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych

Małgorzata Pelc

specjalistka z zakresu finansów publicznych

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów konta dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).