Dzięki systemom BI urzędnicy mogą szybko podejmować trafne decyzje

Większość danych zgromadzonych w urzędach miast i gmin jest przechowywana i zestawiana w sposób, który uniemożliwia ich szybkie analizowanie.

– Uzyskanie odpowiedzi na pytanie o stopień wykorzystania budżetu na dane działanie czy o liczbę osób potrzebujących pomocy ze strony gminy, jest zazwyczaj czasochłonne i angażuje wiele osób – mówi Leszek Bartłomiejczyk, ekspert ds. sektora publicznego w SAP Polska.

– Dużym wyzwaniem jest często także analiza danych w przekroju demograficznym czy geograficznym, dotycząca np. bezrobocia w konkretnych grupach wiekowych czy lokalizacjach – twierdzi ekspert SAP Polska.

Tymczasem dostępność rzetelnych raportów umożliwiłaby urzędnikom podejmowanie dobrze umotywowanych decyzji w odpowiednim czasie. Z pomocą przychodzi tu komputer z zainstalowanym systemem klasy Business Intelligence.

– Ideą, jaka przyświeca twórcom tego typu rozwiązań, jest błyskawiczne dostarczanie wiarygodnych informacji odpowiednim osobom, tak by mogły one podejmować szybkie i słuszne decyzje o podjęciu konkretnych działań – zaznacza Leszek Bartłomiejczyk.

Zakres danych, jaki chcemy objąć analizami Business Intelligence, może być bardzo szeroki – najlepiej gdy możliwość tworzenia raportów ma duża liczba osób. Powód? Inwestycja w system zwraca się szybko w postaci wielokrotnie wyższej wydajności pracowników. Dobrym przykładem wykorzystania narzędzi Business Intelligence jest rozwiązanie, jakie zainstalowano w urzędzie w Hamburgu. Zanim wdrożony został zintegrowany system informatyczny, uzyskanie informacji o stanie zagrożenia przestępczością czy liczbie wolnych łóżek w szpitalach było zadaniem skomplikowanym. Informatycy urzędu musieli zawsze poświęcać dwa do trzech dni, by skonstruować odpowiedni raport. Większość danych przechowywana była w plikach Excel, duża część – wyłącznie w formie papierowej. Oznaczało to, że pracownik urzędu lub obywatel musiał czekać długo na informacje, które nie zawsze uwzględniały wszystkie źródła danych (nie były w pełni rzetelne). Działania związane ze statystyką prowadzone przez urząd także były zorganizowane w sposób pracochłonny i kosztowny. Po wprowadzeniu systemu BI wszyscy urzędnicy mogą samodzielnie i bezpośrednio tworzyć potrzebne raporty, co znacznie poprawiło funkcjonowanie całego urzędu.

– Systemy BI są przydatne wszędzie tam, gdzie analizowane są duże ilości danych i gdzie powiązania między nimi nie zawsze są proste i oczywiste – uważa Leszek Bartłomiejczyk.