Sonda. Samorządy na rozdrożu, administracja bardziej zaawansowana

biuro prasowe UM Kielce

Korespondencja wysyłana jest zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Przeważa jednak forma tradycyjna. Nowelizacja k.p.a. obowiązuje od 1 czerwca br. i po tak krótkim czasie obowiązywania przepisów trudno o ocenę zmian w stosunku do doręczeń i ewentualnych skutków procesowych. W Urzędzie Miasta Kielce czynności kancelaryjne wykonywane są w systemie tradycyjnym (dokumentacja nieelektroniczna), który jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.

wydział komunikacji społecznej, Urząd Miasta Katowice

Obowiązek doręczania dokumentów w postaci elektronicznej na podstawie art. 39 ² k.p.a. występuje tylko wtedy, gdy podmiot publiczny jest stroną lub innym uczestnikiem postępowania administracyjnego. Dokumenty między podmiotami publicznymi są wysyłane wyłącznie drogą elektroniczną, chyba że występują problemy z działaniem platformy ePUAP, wówczas dokumenty są wysyłane tradycyjnie - papierowo. Nie wysyłamy dokumentów dwutorowo.

rzecznik prasowy Izby Administracji Skarbowej w Szczecinie

Izba Administracji Skarbowej w Szczecinie i nadzorowane przez nią urzędy co do zasady dokonują wysyłek pomiędzy podmiotami publicznymi przez ePUAP. Korespondencję wysyłamy m.in. do urzędów wojewódzkich w Polsce, ZUS, urzędów gminy, Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie i innych urzędów skarbowych. Zmiana k.p.a., o której mowa, przyspiesza postępowanie, a dodatkowo oszczędza administracji wydatków, jakie ponosilibyśmy na przesyłki do podmiotów.

podinspektor w biurze obsługi klienta Urzędu Miejskiego w Wałbrzychu

Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania spraw w Urzędzie Miejskim w Wałbrzychu jest system tradycyjny. Funkcjonujący w urzędzie elektroniczny system obiegu dokumentów tylko wspomaga system tradycyjny. Korespondencja wysyłana jest w formie papierowej (za pośrednictwem doręczycieli na terenie miasta, jak i przez operatora pocztowego poza miastem) oraz elektronicznie (za pośrednictwem ePUAP). Kontakt z organami centralnymi odbywa się głównie za pośrednictwem ePUAP.

rzecznik prasowy GINB

Stosujemy obowiązujące prawo, w tym przepisy, zmienione nowelizacją k.p.a. Są i były u nas prowadzone szkolenia oraz spotkania informacyjne, niezbędne w sytuacji wchodzenia w życie nowych regulacji prawnych. Zalecenia dotyczące wysyłania drogą elektroniczną korespondencji do innych urzędów oraz do osób indywidualnych (za ich zgodą) obowiązują w GUNB od miesięcy. Od początku 2016 r. działa system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD). Celem jego wprowadzenia było m.in. usprawnienie obiegu dokumentów oraz ograniczenie kosztów. Obecnie duża część spraw prowadzona jest wyłącznie w formie elektronicznej, a ich katalog jest sukcesywnie powiększany. Niemniej nadal korzystamy z poczty tradycyjnej, która jest nam niezbędna do przekazywania odbiorcom papierowych akt, dokumentów i niektórych pism, związanych z prowadzonymi postępowaniami administracyjnymi. Zbyt krótki czas upłynął jednak od wejścia w życie nowych przepisów, byśmy mogli na ich podstawie przeprowadzić analizę zysków płynących z e-korespondencji. Ale jak wynika z dotychczasowych doświadczeń, e-korespondencja, obok realizowania zasady szybkości i prostoty postępowania, pozwala np. ograniczać wydatki na materiały eksploatacyjne, papier, sprzęt powielający itp.

rzecznik prasowy UM Gorzów

Korespondencja obecnie wysyłana jest zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej. Zmiany w przepisach z punktu widzenia urzędu oznaczają większą kontrolę nad korespondencją oraz szybszy obieg dokumentów.

z UM Krakowa

Jeśli chodzi o korespondowanie między organami publicznymi, to co do zasady staramy się stosować kanały komunikacji elektronicznej (np. korespondencja z Małopolskim Urzędem Wojewódzkim). Obecnie stosujemy się do znowelizowanego porządku prawnego.

rzecznik prasowy biura prezesa Urzędu Dozoru Technicznego

Zmiana z art. 39 ² nie wyłącza stosowania ogólnej zasady doręczania pism w postępowaniu administracyjnym za pokwitowaniem przez operatora pocztowego, pracownika organu lub inne upoważnione osoby lub organy. Urząd Dozoru Technicznego stosuje zarówno dotychczasową formę doręczania pism w postępowaniu administracyjnym, jak i nową formę doręczania pism, wprowadzoną ostatnią nowelizacją k.p.a. Wybór formy dostarczenia pism w postępowaniu administracyjnym uzależniony jest od charakteru i okoliczności konkretnej sprawy administracyjnej, przy zastosowaniu zasady szybkości postępowania.

Oprac. Paweł Sikora