Dlaczego pracownik postrzega audyt wewnętrzny jako kontrolę

CIA, starszy konsultant w Grant Thornton Frąckowiak

Rozdźwięk w postrzeganiu audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych jest wynikiem wynikiem dwóch błędów popełnianych przez samych audytorów. Pierwszym jest nieodpowiednia organizacja realizacji zadania audytowego, a drugim hermetyczność i tajemniczość audytu.

Typowe zadanie audytowe składa się ze spotkania otwierającego, wywiadów z pracownikami i weryfikacji dokumentów, analizy zebranych faktów i formułowaniu wniosków oraz przedstawieniu wniosków z audytu. W pierwszym i ostatnim etapie uczestniczy głównie kadra kierownicza. Analiza faktów i opracowanie wniosków jest z natury rzeczy domeną audytorów. W efekcie to, w czym najczęściej uczestniczy przeciętny pracownik, to odpowiadanie na pytania i dostarczanie dokumentów do przeglądu, a więc wycinek zadania audytowego, który faktycznie jest podobny do kontroli. To powoduje, że większość audytowanych nie zna kontekstu, w jakim padają pytania i przeglądane są dokumenty. W konsekwencji to, czego nie wiedzą, dopowiadają sobie tworząc swoje wyobrażenie o celu audytu, które najczęściej sprowadza się do stwierdzenia – audyt szuka moich błędów.

Zapobiegać takiej sytuacji można poprzez informowanie audytowanych na każdym kroku o celach i aktualnych wynikach audytu. Idealnym rozwiązaniem jest, gdy w spotkaniu otwierającym uczestniczą wszystkie osoby, które będą audytowane. Ponadto każde spotkanie audytowe powinno rozpoczynać się od przypomnienia, jaki jest cel audytu.

Warto również pamiętać, że uczestnicząc jedynie w wybranym zadaniu audytowym pracownik postrzega cały proces przez pryzmat tego konkretnego audytu, nie wiedząc o innych zadaniach audytora. Często jest bowiem tak, że plany i wyniki działania audytu w danej jednostce są dostępne dla wąskiego grona osób, a brak oficjalnych informacji powoduje powstawanie domysłów psujących opinię audytu. Można to zmienić, wdrażając rozwiązania zwiększające przejrzystość i budujące wizerunek audytu.

Po pierwsze, plany audytu powinny być publikowane z dużym wyprzedzeniem i dostępne dla możliwie szerokiego grona odbiorców, aby wyeliminować efekt zaskoczenia. Warto podkreślić, że to audytorzy odpowiadają za skuteczność dotarcia z komunikatem do pracowników, a nie pracownicy za skuteczność pozyskania informacji.

Po drugie, wyniki audytu oraz płynące z nich rekomendacje powinny być dostępne dla wszystkich pracowników. Dzięki temu do pracowników wysyłany jest jasny komunikat, że proces dotyczy całej jednostki, bez wyjątku. Taka baza wyników i rekomendacji może również być inspiracją dla pracowników do samodoskonalenia. Dzięki temu podkreślana jest rola audytorów jako osób dążących do usprawnienia organizacji.

Po trzecie, audytorzy powinni być dostępni dla pracowników. Dostępność ma tutaj dwa aspekty. Dosłowny, a więc możliwość łatwego kontaktu z audytorem oraz wizerunkowy polegający na tym, że audytor postrzegany jest przez otoczenie jako osoba, z którą chce się rozmawiać. Aspekt wizerunkowy jest trudniejszy do osiągnięcia, jednak warto zacząć rozwijać go od kilku prostych rozwiązań:

● audytor unika żargonu w rozmowach i dokumentacji,

● drzwi pokoju audytora są zawsze otwarte,

● zdjęcia audytorów przedstawiają przyjazny wizerunek.

Skuteczny audyt to przyjazny audytor, który działając w sposób przejrzysty dostarcza wszystkim zainteresowanym w organizacji informacje o potencjale doskonalenia jednostki. A pracownicy mogą mu to zadanie znacznie ułatwić.