Jak wykryć i zebrać mocne dowody na nadużycia w firmie

Nadużycia gospodarcze i kradzieże majątku firmy to coraz częściej spotykany problem. Są to zjawiska głęboko ukryte, trudne do identyfikacji, ponieważ giną w gąszczu tysiąca transakcji typowych dla prowadzenia biznesu. W wielu przypadkach ich wykrycie następuje dzięki informacjom pochodzącym wprost od pracowników, w ramach funkcjonowania kanałów whistleblowing, proaktywnej detekcji w obszarach szczególnego ryzyka, obserwacji symptomów nadużyć - czyli czerwonych flag. Jak wynika z doświadczenia Deloitte, wciąż blisko 80 proc. wykrytych przypadków identyfikowanych jest zbyt późno, czyli wtedy, kiedy wynikające z nich straty są już znaczne. Dodatkowo wykrycie nadużyć jest często dziełem przypadku. Tymczasem przy odpowiednim podejściu koszt nadużyć jest kosztem, którym można zarządzać.

Symptomy nieprawidłowości

Kadra kierownicza analizująca działalność spółki powinna zwrócić uwagę na pojawiające się symptomy nadużyć, czyli czerwone flagi, mogące wskazywać na występowanie w firmie nieprawidłowości.

W przypadku analizy sprawozdań finansowych, pierwsze oznaki nieprawidłowości pojawiają się dopiero po dłuższym czasie ich trwania. Szybciej można je dostrzec analizując wyniki cząstkowe, odnoszące się do poszczególnych linii biznesowych, czy po prostu obserwując nietypowe zachowania pracowników lub działów w firmie.

Analizując sprawozdania finansowe należy zwrócić uwagę, czy wypracowane zyski przekładają się na przepływy pieniężne. Co prawda moment rozpoznania wyniku finansowego (przychodów, kosztów) z reguły nie pokrywa się z momentem przepływu pieniądza, jednak na przestrzeni kilku okresów sprawozdawczych te dwie wielkości powinny być porównywalne. Powtarzające się z okresu na okres ujemne różnice między przepływami pieniężnymi a raportowanym wynikiem finansowym (na poziomie działalności operacyjnej) sygnalizują, że spółka wcale nie zarabia tyle, ile przedstawia w rachunku wyników. Może to być związane z rozpoznawaniem fikcyjnych przychodów lub niekompletnych kosztów, co z kolei niejednokrotnie stanowi próbę ukrycia trwającego procederu powodującego pogorszenie rzeczywistych wyników, np. prowadzenia przez kierownictwo działalności konkurencyjnej.

Warto prześledzić znaczne kwoty przeterminowanych należności i salda spisane jako "nieściągalne", które sugerują, iż spółka wystawia i księguje fikcyjne faktury sprzedaży. Podobnie należy się odnieść do rosnącego salda należności pomimo braku wzrostu sprzedaży lub wydłużenia terminów płatności.

Należy także zwracać uwagę na powtarzające się ujemne różnice inwentaryzacyjne, spadającą marżę na sprzedaży nieuzasadnioną warunkami rynkowymi czy też bliskie relacje pracowników z klientami lub dostawcami firmy. Transakcje wątpliwie opłacalne z punktu widzenia partnera biznesowego lub transakcje z podejrzanymi podmiotami mogą wskazywać wprost na próbę uwikłania przedsiębiorstwa w przestępstwa podatkowe, takie jak karuzela VAT.

Niejednokrotnie także unikanie zmiany zakresu kompetencji oraz urlopu lub też nietypowa aktywność pracowników w czasie trwania urlopu powinny zostać potraktowane przez kadrę kierowniczą jako tzw. czerwone flagi.

Zgłosić czy poczekać

Jakie kroki podjąć w przypadku podejrzenia o nadużycia?

W momencie pojawienia się podejrzenia nadużyć właściciel lub pracodawca często staje przed wyborem: czy podjąć próbę wyjaśnienia sprawy we własnym zakresie, czy zgłosić ją do organów ścigania, czy też skorzystać z usług prywatnego detektywa. Podejmując decyzję, trzeba mieć świadomość, w jaki sposób takiego wyboru dokonywać, w jakiej kolejności oraz w jaki sposób wpłynie ona na postrzeganie naszej firmy przez partnerów biznesowych lub instytucje finansowe.

Praktyka pokazuje, że dzisiejsze przedsiębiorstwa w większości nie posiadają jednostek zdolnych do efektywnego przeprowadzenia dochodzenia, a więc ustalenia stanu faktycznego, zebrania dowodów, określenia rozmiaru szkody oraz wsparcia służb prawnych podczas procesu. Posiadanie wyspecjalizowanych jednostek, utrzymanie technologii informatycznych, w tym specjalistycznego oprogramowania do analizy danych elektronicznych, jest kosztowne, a posiadanie takich kompetencji wydaje się nieopłacalne w kontekście okresowo pojawiających się zdarzeń.

Z tego powodu właściciele firm, rady nadzorcze czy zarządy coraz chętniej wykorzystują wyspecjalizowane firmy doradcze do szczegółowej analizy przypadku, zebrania dowodów (w tym elektronicznych) oraz przygotowania profesjonalnego raportu z wyceny strat z tytułu nadużycia czy działania na niekorzyść przedsiębiorstwa. Wyspecjalizowane jednostki posiadają niezbędną wiedzę z zakresu rachunkowości śledczej, bagaż doświadczeń w zakresie analizy nadużyć i wsparcia postępowań prawnych prowadzonych przez kancelarie prawne. Dodatkowo gwarantują pełną niezależność podczas analizy badanego przypadku oraz zespół składający się z ekspertów o różnych specjalizacjach (co w przypadku wykorzystania zasobów własnych jest często trudne lub niemożliwe do osiągnięcia).

W przypadku potrzeby rozszerzenia działalności operacyjnej wykorzystanie firmy detektywistycznej może ułatwić zespołowi prowadzącemu pozyskanie dodatkowego materiału dowodowego, z wykorzystaniem techniki operacyjnej dostępnej u licencjonowanych detektywów, takich jak oględziny, obserwacje czy inne prawnie dostępne środki działania.

Powiadomienie organów ścigania, takich jak policja czy prokuratura, należy do finalnego etapu dochodzenia prowadzonego przez właściciela, jeżeli zdecyduje się on na wybór postępowania karnego. Należy pamiętać, że do tego etapu składający powiadomienie o popełnieniu przestępstwa powinien posiadać precyzyjne ustalenie stanu faktycznego: rozmiarów poniesionej szkody oraz dowodów, z których organy ścigania będą mogły w swoim postępowaniu operacyjno-rozpoznawczym lub dochodzeniowo-śledczym skorzystać.

Istnieje również możliwość wszczęcia postępowania cywilnego w związku z powstałą w spółce szkodą z tytułu działania sprawcy.

W zgodzie z prawem

Jak zbierać dowody zgodnie z prawem i co zabezpieczać?

Zbieranie dowodów to jeden z najbardziej skomplikowanych etapów dochodzenia. W ramach prywatnego pozyskiwania dowodów niezwykle łatwo naruszyć przepisy prawa lub narazić się na ich szybkie obalenie przez stronę przeciwną. Już samo pojęcie dowodu posiadało w prawie od zawsze kilka znaczeń. Najogólniej termin ten możemy zdefiniować jako istotny dla sprawy środek służący poznaniu prawdy. Przedstawienie wiarygodnego materiału dowodowego jest więc kluczowe w przebiegu postępowań prawnych dla każdej ze stron. Przyglądając się przepisom procedury cywilnej, jak i karnej, warto zwrócić uwagę na otwarty charakter katalogu dowodów. W skrócie można stwierdzić, iż dowodem może być każdy środek, który pokazuje istotne okoliczności dla sprawy. Należy jednak zwrócić uwagę na obowiązujące w prawie zakazy dowodowe, czyli uregulowania wykluczające przeprowadzenie dowodu lub stwarzające praktyczne ograniczenia w pozyskiwaniu dowodów. W przypadku postępowania cywilnego obowiązują przepisy ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 121) dotyczące problematyki naruszenia dóbr osobistych oraz praw konstytucyjnych i praw człowieka zawarte w artykułach 23, 24 i 448.

Kłopotliwe elektroniczne

Problemu z jednoznaczną odpowiedzią może przysporzyć pytanie, czy wnioskowany (coraz częściej w sądach karnych i cywilnych przez profesjonalnych pełnomocników stron) elektroniczny materiał dowodowy dokumentujący korespondencję zostanie uznany w praktyce za dopuszczalny. W każdym przypadku analizie powinno podlegać środowisko, w którym zabezpieczenie będzie miało miejsce, oraz zachowanie szczególnych kroków procedury podczas przeprowadzenia zabezpieczenia i analizy danych. Należy pamiętać, że pracownik w zdecydowanej większości przypadków jest użytkownikiem udostępnionych w celu działania w imieniu i na rzecz pracodawcy narzędzi, takich jak telefon, komputer, miejsce na serwerze pocztowym, których koszt ponosi bezpośrednio sam pracodawca. Dodatkowo w wielu firmach wprowadzone są wewnętrzne regulacje, szczegółowo określające zasady użytkowania poczty elektronicznej czy wykorzystania udostępnionych urządzeń.

Należy przy tym zwrócić uwagę, by czynności związane z zabezpieczeniem oraz przeglądem korespondencji odbywały się bez naruszania zagwarantowanej już na poziomie ustawy zasadniczej ochrony życia prywatnego, w tym prawa do ujawniania informacji prywatnych, prawa do ochrony danych osobowych czy tajemnicy komunikowania się zawartej w art. 47, art. 49 oraz art. 51 konstytucji RP.

Ostrożnie z podsłuchem

Często pokrzywdzeni przedsiębiorcy starają się uzyskać odpowiedź na pytanie, czy wykorzystanie urządzenia podsłuchowego jako źródła dowodowego może im pomóc w sądzie. W polskim prawie wykorzystywanie tego typu dowodu nie jest jednoznacznie uregulowane i w praktyce rodzi liczne kontrowersje prawne. Na przykład obowiązujący kodeks postępowania karnego regulujący zasady prowadzenia postępowania nie normuje problematyki legalności pozyskiwania dowodów, co ma się zmienić w nadchodzącej nowelizacji prawa karnego. Z drugiej jednak strony cała uwaga procedury karnej skupiona jest dzisiaj na wiarygodności dowodu. Z kolei w procesie cywilnym uchylenie dowodu zdobytego w sposób nielegalny może się odbyć już na podstawie samego sprzeciwu strony. Praktyka wsparcia postępowań prawnych w sprawach nadużyć pokazuje, że tego typu inicjatywy na salach sądowych się nie pojawiają. Już sami profesjonalni pełnomocnicy unikają potrzeby używania takich materiałów dowodowych na salach sądowych, wykorzystując inne dostępne dla nich materiały dowodowe zgromadzone podczas trwania indywidualnego wsparcia dochodzeniowo-śledczego. Należy pamiętać o tym, że wykorzystywanie podsłuchu przez pracodawcę bez zgody osoby nagrywanej stanowi naruszenie dóbr osobistych oraz konstytucyjnie zagwarantowanej wolności komunikowania się. Podjęcie takiego kroku może spowodować odpowiedzialność cywilną pracodawcy na zasadach ogólnych kodeksu cywilnego, a nawet odpowiedzialność karną, jeśli wyczerpane zostaną znamiona czynów zabronionych przewidzianych w art. 49-54 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1182). Co ciekawe, tak pozyskany dowód na przykład w Stanach Zjednoczonych jest uznawany za owoc zatrutego drzewa i nie może być wykorzystywany w toczących się postępowaniach prawnych.

Profilaktyka i szybka reakcja

Obecnie polskie firmy na zidentyfikowane nieprawidłowości reagują reaktywnie, najczęściej wykorzystując linię powiadamiania o nieprawidłowościach. Zapominają często, że skuteczne zapobieganie nadużyciom wymaga potwierdzenia efektywności organizacji w zakresie ich wykrywania. Pracodawcy posiadający linię powiadamiania o nadużyciach powinni zadbać o to, żeby każdy zgłoszony sygnał został przez nich szczegółowo przeanalizowany, a w sytuacji kiedy nadużycie zostanie potwierdzone - pociągnąć sprawców do odpowiedzialności.

Przedsiębiorcom brakuje często konsekwencji w działaniu i wciąż nieśmiało wykorzystują możliwości prawne odzyskiwania strat finansowych z tytułu takich zdarzeń. Należy pamiętać, że przedsiębiorstwo poszkodowane z tytułu działalności nielojalnych pracowników ma możliwość dochodzenia roszczeń. Proces ten ułatwiają dostępne techniki i metody kalkulacji, możliwości wykorzystywania elektronicznych dowodów oraz wyspecjalizowane wsparcie doradcze i prawne.

Chcąc się dziś zabezpieczyć, firmy muszą zacząć działać proaktywnie. Obecnie obserwujemy coraz większe zainteresowanie wykorzystaniem zaawansowanych narzędzi analitycznych służących do identyfikacji trudnych do wykrycia transakcji unikalnych. Narzędzia pomagają również ukierunkować uwagę na podejrzanych dostawców, nabywców czy przedstawicieli handlowych, aby uniknąć nadmiernych kosztów działalności czy utraty przychodu. Dzięki szybkiej reakcji na nieprawidłowości firma jest w stanie dokonać znacznych oszczędności, ograniczyć ryzyko utraty wizerunku, uniknąć wielomilionowych sankcji czy odpowiedzialności prawnej zarządzających z tytułu naruszeń obowiązującego ponadnarodowo ustawodawstwa antykorupcyjnego, takiego jak amerykańskie FCPA czy brytyjskie UK Bribery Act.

Co warto zgromadzić

Co w praktyce stanowi materiał dowodowy w sprawach dotyczących nadużyć gospodarczych?

● - raporty przedstawiające zdarzenia gospodarcze, sfałszowane dokumenty prezentujące fikcyjny obraz wyników, schematy działania.

● - świadkowie zdarzenia, osoby uwikłane w proceder, przedstawiciele partnerów biznesowych, strony postępowania.

● - opinie biegłych czy opinie prywatne ekspertów i doradców, kontropinie ekspertów w stosunku do przedstawionych już opinii i ekspertyz.

● mające na celu ujawnienie nowych istotnych okoliczności dla sprawy - oględziny, nowe wnioski dowodowe, powołanie biegłych i rzeczoznawców.

● - nośniki danych elektronicznych, płyty z danymi, fotografie, filmy, inne przedmioty pozyskane zgodnie z obowiązującym prawem.

@RY1@i02/2014/223/i02.2014.223.215000600.803.jpg@RY2@

Rafał Turczyn lider w dziale zarządzania ryzykiem nadużyć i ekspertyz w sprawach spornych Deloitte

Rafał Turczyn

lider w dziale zarządzania ryzykiem nadużyć i ekspertyz w sprawach spornych Deloitte

@RY1@i02/2014/223/i02.2014.223.215000600.804.jpg@RY2@

Mariusz Bereśniewicz menedżer w dziale zarządzania ryzykiem nadużyć i ekspertyz w sprawach spornych Deloitte

Mariusz Bereśniewicz

menedżer w dziale zarządzania ryzykiem nadużyć i ekspertyz w sprawach spornych Deloitte