Czy o zakończonym postępowaniu sąd musi informować pracodawcę

Zdaniem generalnego inspektora ochrony danych osobowych sąd na mocy przepisów kodeksu postępowania karnego jest wręcz zobowiązany do przekazania pracodawcy informacji o ukończeniu postępowania toczącego się z urzędu przeciw osobom zatrudnionym w instytucjach państwowych, samorządowych i społecznych, uczniom i słuchaczom szkół oraz żołnierzom.

W myśl ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (dalej ustawa) informacje dotyczące m.in. skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym należą do kategorii tzw. danych wrażliwych, które podlegają szczególnej ochronie. Co do zasady zabrania się ich przetwarzania. Jednak jest ono dopuszczalne m.in. wówczas, gdy przepis szczególny innej ustawy zezwala na przetwarzanie takich danych bez zgody osoby, której dane dotyczą, i stwarza pełne gwarancje ich ochrony (art. 27 ust. 2 pkt 2 ustawy).

W tym przypadku przepisem szczególnym jest art. 21 par. 1 k.p.k., zgodnie z którym o ukończeniu postępowania toczącego się z urzędu przeciw osobom zatrudnionym w instytucjach państwowych, samorządowych i społecznych, uczniom i słuchaczom szkół oraz żołnierzom należy bezzwłocznie zawiadomić przełożonych tych osób. Zatem powołany przepis nakłada na sąd, przed którym postępowanie zostało zakończone, obowiązek przekazania informacji w tej sprawie.

Nie precyzuje jednak zakresu danych, które mają być przekazane. Dlatego przy podejmowaniu decyzji w tej sprawie należy kierować się przepisami ustawy o ochronie danych osobowych.

Zobowiązują one administratorów danych m.in. do tego, by przy przetwarzaniu danych osobowych kierowali się tzw. zasadą adekwatności (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy). Adekwatność oznacza, że zakres danych nie może wykraczać poza ten, jaki jest niezbędny do zrealizowania celu, w jakim dane są przetwarzane (w tym udostępnienie).

Niewątpliwie celem zawiadomienia wskazanego w art. 21 par. 1 k.p.k. jest przekazanie pracodawcy informacji, na podstawie których będzie on w stanie stwierdzić, czy w związku z zakończeniem postępowania zasadne jest podejmowanie w stosunku do pracownika określonych kroków (takich jak np. ukaranie go lub rozwiązanie z nim umowy o pracę).

W ocenie generalnego inspektora ochrony danych osobowych przekazanie pracodawcy takich informacji o sposobie zakończenia postępowania, jak kwalifikacja prawna czynu, za który pracownik został skazany, wymierzona kara oraz data uprawomocnienia się orzeczenia, nie wykracza poza zakres niezbędny do zrealizowania celu, jakiemu przetwarzanie danych ma służyć.

opracował Maciej Kasperowicz

Art. 26 ust. 1 pkt 3, art. 27 ust. 2 pkt 2 ustawy z 29 sierpnia 1997 o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.).

Art. 21 par. 1 ustawy z 6 czerwca 1997 r. - Kodeks postępowania karnego (Dz.U. nr 89, poz. 555 z późn. zm.).