Czy zbiór danych trzeba zarejestrować

Czytelnik jest administratorem strony internetowej urzędu miasta.

- Zamierzamy zorganizować konkurs na najlepszą reklamę, która będzie promować nasze miasto. Konkurs będzie prowadzony za pośrednictwem internetu. Czy powstały w ten sposób zbiór danych osobowych trzeba rejestrować - pyta pan Grzegorz z województwa łódzkiego.

Tak. W jednej z ostatnio wydanych decyzji (DOLiS-035-1778/09) Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (GIODO) uznał, że ustawa o ochronie danych osobowych nie zwalnia administratorów takich zbiorów z obowiązku ich rejestracji u GIODO.

Ustawa zobowiązuje każdego administratora danych do zgłoszenia zbioru danych do rejestracji. Wyjątkowo z obowiązku tego zwolnione są podmioty przetwarzające dane w zbiorach, o których mowa w art. 43 ust. 1 ustawy. Przepis ten wymienia 11 przesłanek, po których zaistnieniu zbiór danych nie musi być rejestrowany. Przykładem jest powszechna dostępność wszystkich danych zawartych w zbiorze, np. w książce telefonicznej.

W świetle przepisów wyłączających dany zbiór z rejestracji należy stwierdzić, iż skoro zbiór danych tworzony na potrzeby przeprowadzenia konkursu na stronie internetowej nie stanowi szczególnej kategorii zbioru zwolnionego z rejestracji na podstawie wymienionego art. 43 ust. 1 ustawy, to będzie podlegał obowiązkowi zgłoszenia do rejestracji GIODO.

Odpowiedni wzór zgłoszenia zbioru danych do rejestracji został określony w załączniku do rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z 11 grudnia 2008 r. w sprawie wzoru zgłoszenia zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych. Specjalna aplikacja dostępna jest na stronie internetowej http://egiodo.gov.pl. Ułatwia ona poprawne wypełnienie zgłoszenia zbioru do rejestracji, a następnie przesłanie go do Biura GIODO drogą elektroniczną (tylko przez osoby dysponujące kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub pocztą tradycyjną (po wydrukowaniu i podpisaniu wypełnionego formularza zgłoszenia).

Adam Makosz

Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.).