Czy można zbierać dodatkowe informacje o podwładnych z ich inicjatywy lub za ich zgodą

Takie działanie należy uznać za dopuszczalne.

Danymi osobowymi są wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Zgodnie z art. 22¹ k.p. pracodawca może żądać od pracownika podania jedynie: imienia i nazwiska, imion rodziców, daty urodzenia, miejsca zamieszkania, numeru PESEL, informacji o wykształceniu i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, imion, nazwisk i dat urodzenia dzieci, a także innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Powstaje zatem wątpliwość, czy pracodawca ma prawo zbierać i przechowywać jakiekolwiek dodatkowe informacje o pracowniku, nawet jeśli odbywa się to za jego zgodą lub z jego inicjatywy. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych dopuszczalne jest przetwarzanie danych osobowych za zgodą osoby, której te dane dotyczą. Główny inspektor ochrony danych osobowych (GIODO) zakwestionował jednak praktykę polegającą na zbieraniu odcisków palców pracowników w celu kontroli ich czasu pracy, pomimo że odbywało się to za ich zgodą wyrażoną na piśmie. Stwierdził, że wszelkie dane, których obowiązek podania nie wynika z konkretnych przepisów, powinny pozostać niedostępne dla pracodawcy (decyzja GIODO z 22 lutego 2008 r., DIS/DEC-134/4605/08). Pogląd GIODO podzielił Naczelny Sąd Administracyjny. Uznał on, że rozszerzenie katalogu danych, które może zbierać pracodawca, poprzez odbieranie zgód od pracowników prowadzi do naruszenia zasady adekwatności określonej w ustawie o ochronie danych osobowych. Ponadto wyrażona na życzenie pracodawcy zgoda pracownika na pobieranie jego danych biometrycznych nigdy nie jest dobrowolna, co wynika z braku równowagi w relacji pracodawca - pracownik (por. wyroki NSA z 1 grudnia 2009 r., I OSK 249/09, ONSAiWSA 2011/2/39 oraz z 6 września 2011 r., I OSK 1476/10, Lex nr 965912).

Rozstrzygnięcia te mogą być rozumiane jako całkowity zakaz przetwarzania jakichkolwiek danych osobowych pracowników, jeśli obowiązek ich podania nie wynika z przepisów prawa.

Należy jednak zwrócić uwagę, że dotyczyły one szczególnej kategorii danych, tzw. danych biometrycznych. Może to świadczyć o tym, że płynące z nich wnioski niekoniecznie bezpośrednio odnoszą się do zbierania innych informacji o pracownikach.

Adekwatność bądź nieadekwatność danej praktyki zbierania danych przez szefa należy rozpatrywać w okolicznościach konkretnego przypadku. Jeśli cel zbierania określonych informacji o podwładnych jest obiektywnie uzasadniony, a nie istnieją inne metody pozwalające go osiągnąć, to przetwarzanie danych może być dopuszczalne. Nie należy także przyjmować, że zgoda pracownika na zbieranie jego danych jest zawsze wymuszona. W niektórych przypadkach podwładny daje ją całkowicie dobrowolnie, a czasem wręcz sam wychodzi z inicjatywą zbierania danych przez szefa. Taką interpretację potwierdza stanowisko tzw. Grupy Roboczej Art. 29 (unijnego podmiotu doradczego w zakresie ochrony danych osobowych). W dokumencie roboczym z 1 sierpnia 2003 r. Grupa Robocza stwierdziła, że można skorzystać ze zgody pracownika, gdy ma on całkowitą swobodę jej udzielenia oraz może jej odmówić bez poniesienia szkody (por. także opinia 15/2011 Grupy Roboczej z 13 lipca 2011 r. w sprawie definicji zgody).

Podsumowując, moim zdaniem, pracodawca ma prawo zbierać i przetwarzać dane osobowe pracowników spoza katalogu określonego w art. 22¹ k.p., jeśli spełnione są dwa warunki. Po pierwsze, dane zbierane są z inicjatywy pracownika lub z okoliczności wynika, że zgoda zatrudnionego na ich zbieranie jest w pełni dobrowolna i może być w każdej chwili cofnięta bez narażenia się na negatywne konsekwencje. Po drugie, rodzaj tych danych musi być adekwatny w stosunku do celu, w jakim są one przetwarzane. Pracodawcy muszą jednak liczyć się z ryzykiem, że GIODO i sądy będą interpretować obwiązujące przepisy w rygorystyczny sposób.

@RY1@i02/2013/027/i02.2013.027.21700040a.802.jpg@RY2@

Michał Lisawa, LL.M. aplikant adwokacki w CMS Cameron McKenna

Michał Lisawa

LL.M. aplikant adwokacki w CMS Cameron McKenna

Podstawa prawna

Art. 22¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 23 ust. 1 pkt. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.).