Przedsiębiorca nie może gromadzić zbyt wielu danych

Z taką praktyką spotkał się niemal każdy, kto korzystał z wypożyczalni sprzętu wodnego lub sportowego: często przedsiębiorcy ci uzależniają świadczenie usługi od pozostawienia u nich dowodu osobistego - jako swego rodzaju kaucji - na czas korzystania ze sprzętu. Tego rodzaju działania nie znajdują akceptacji właściwych organów ochrony prawnej, na czele z generalnym inspektorem ochrony danych osobowych.

Można pokazać

Powszechna krytyka zachowań polegających na zatrzymywaniu dowodu osobistego może jednak wywołać mylne wrażenie, że przedsiębiorca nie może w ogóle żądać okazania dowodu osobistego klienta, któremu udostępnia swoje mienie. Czy jednak wniosek taki jest słuszny? Wydaje się, że nie do końca.

Obowiązujące przepisy zakazują wprawdzie, z nielicznymi wyjątkami, zatrzymywania dowodów osobistych, nie zabraniają jednak uprzedniego wystąpienia z żądaniem podania przez klienta określonych kategorii danych oraz - co najistotniejsze - ich weryfikacji na podstawie okazanego dowodu osobistego. Przedsiębiorca, dla zabezpieczenia swoich ewentualnych przyszłych roszczeń, może jeszcze przed udostępnieniem sprzętu pozyskać i utrwalić dane osobowe klienta. Podstawę takiego działania stanowi art. 23 ust. 1 pkt 3 i 5 ustawy o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.), dopuszczający takie czynności dla wykonania zawartej z klientem umowy oraz zabezpieczenia prawnie usprawiedliwionego celu administratora danych (po wykonaniu umowy).

Granicę zakresu pozyskiwanych danych wyznacza natomiast wyrażona w art. 26 powołanej ustawy zasada adekwatności: dane osobowe mogą być gromadzone tylko w takim zakresie, w jakim jest to konieczne do dochodzenia ewentualnych roszczeń wobec klienta. Art. 126 kodeksu postępowania cywilnego uzależnia wszak możliwość wniesienia pozwu od podania w nim co najmniej imienia, nazwiska oraz numeru PESEL osoby pozwanej (bądź alternatywnie numeru NIP). Takich też danych może żądać od klienta przedsiębiorca przed oddaniem mu do dyspozycji swojego mienia.

Przedsiębiorca może też żądać uwiarygodnienia, że podane mu dane są prawdziwe, poprzez okazanie dokumentu tożsamości. Na podstawie art. 1 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz.U. z 2006 r. nr 139, poz. 993 ze zm.) dowód osobisty jest jednym z takich dokumentów poświadczających tożsamość. Żądanie okazania go jest w pełni zgodne z powołaną ustawą, która w art. 33 zakazuje jedynie zatrzymywania dowodu osobistego, a nie żądania jego okazywania.

Ustawa bez znaczenia

Nie można natomiast mówić o zgodności lub niezgodności takiej czynności z ustawą o ochronie danych osobowych, nie znajduje ona tutaj bowiem w ogóle zastosowania. Ustawę o ochronie danych osobowych stosuje się wszak wyłącznie do przetwarzania danych w zbiorze ("dane są lub mogą być przetwarzane w zbiorach danych") bądź poza zbiorami, jeżeli dane są przetwarzane w systemie informatycznym. Żadna ze wskazanych sytuacji nie zachodzi zaś w przypadku samego okazania dowodu osobistego.

Natomiast co innego w przypadku przepisania danych z dowodu, np. do dokumentu potwierdzającego fakt wypożyczenia - ustawę będzie stosowało się do tych z danych zamieszczonych w dowodzie osobistym, które zostały z dokumentu spisane, a więc utrwalone, oraz tworzą (lub mogą tworzyć) zbiór bądź są przetwarzane w systemie informatycznym. W omawianej sytuacji nie obowiązuje również wyłączenie, o którym mowa w art. 2 ust. 3 ustawy o ochronie danych osobowych, a więc przetwarzanie danych w zbiorach tworzonych doraźnie.

Nie można kopiować

Do powyższych uwag należy jednak podnieść dwa zastrzeżenia: po pierwsze - dowód nie może zostać w żaden sposób utrwalony. Przetwarzanie wszystkich zawartych w nim informacji (w tym wizerunku) byłoby nieadekwatne do wskazanych w niniejszym artykule celów, tj. do zabezpieczenia zwrotu wypożyczonych przedmiotów i ewentualnego dochodzenia roszczeń w przypadku ich uszkodzenia lub przywłaszczenia. Z tego samego powodu przedsiębiorca nie może spisywać numerów dowodów osobistych, które nie są wymagane przy dochodzeniu roszczeń.

Po drugie, można wyobrazić sobie sytuację, w której klient posiada przy sobie inny dokument poświadczający jego tożsamość. W takim przypadku nie można odmówić klientowi uwierzytelnienia prawdziwości podanych danych poprzez wylegitymowanie się takim właśnie dokumentem, np. paszportem. Równowaga w ochronie interesów, zarówno klientów, jak i przedsiębiorców, zostanie więc zachowana, gdy ci drudzy ograniczą się wyłącznie do żądania okazania dokumentu tożsamości i do ewentualnego utrwalenia danych niezbędnych, bez czasowego przechowywania dokumentu tożsamości, czy też jego kopiowania w całości.

Zasady postępowania z danymi osobowymi

Zgodnie z art. 26 ustawy o ochronie danych osobowych administrator przetwarzający dane powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dotyczą, a w szczególności jest obowiązany zapewnić, aby dane były:

1) przetwarzane zgodnie z prawem,

2) zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów,

3) merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane,

4) przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.

Przedsiębiorca nie może spisywać numerów dowodów osobistych, które nie są wymagane przy dochodzeniu roszczeń

Maciej Kawecki

prawnik, Barta Litwiński Kancelaria Radców Prawnych i Adwokatów sp.p.