Stronom postępowania nie trzeba dołączać do pism rozdzielnika z danymi osobowymi

@RY1@i02/2016/076/i02.2016.076.088000600.802.jpg@RY2@

● (...) uczestnik postępowania administracyjnego otrzymał od starosty zawiadomienie (...) informujące (...) o wszczęciu postępowania administracyjnego na wniosek Zarządu Dróg Powiatowych (...) w sprawie udzielenia pozwolenia wodnoprawnego na odprowadzanie wód opadowych i roztopowych. (...) rozdzielnik do pisma (...) zawierał szczegółowe dane osobowe stron (...) postępowania administracyjnego, w tym dane Skarżącej (...). Skarżąca stała się stroną postępowania administracyjnego o wydanie pozwolenia wodnoprawnego Zarządowi Dróg Powiatowych (...) na odprowadzanie wód opadowych i roztopowych z drogi powiatowej do odbioru - rowu melioracyjnego (...) oraz na wykonanie urządzeń wodnych - rowów ziemnych i przepustów. (...) Starosta dla zapewnienia Skarżącej jako stronie (...) postępowania administracyjnego możliwości czynnego w nim udziału, pozyskał jej dane osobowe na podstawie aktu notarialnego: (...) i skierował do niej (...) zawiadomienie.

● Dane osobowe Skarżącej są przetwarzane w zbiorze ewidencji gruntów i budynków na podstawie ustawy z 17 maja 1989 r. - Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz.U. z 2010 r. nr 193, poz. 1287 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków. (...) zostały pozyskane na podstawie aktu notarialnego (...) i wprowadzone do ewidencji gruntów i budynków prowadzonych w starostwie (...).

● Organ (...) musi uwzględnić obowiązek respektowania zasady celowości przetwarzania danych osobowych, wyrażonej w art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych (...). administrator (...) przetwarzający dane powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których (...) dotyczą, a w szczególności jest obowiązany zapewnić, aby (...) były zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami.

● W myśl art. 10 par. 1 kodeksu postępowania administracyjnego organy administracji publicznej obowiązane są zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań, natomiast w myśl art. 10 par. 1 k.p.a., stronie przysługuje, przed wydaniem decyzji w sprawie, prawo wypowiedzenia się co do zebranych w toku postępowania dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań. (...) w myśl art. 73 k.p.a., strona jest uprawniona do wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania (par. 1). Czynności określone w par. 1 są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu (par. 1a).

● (...) w myśl art. 107 par. 1 k.p.a., to decyzja wydana w sprawie - a nie pisma stanowiące korespondencję w sprawie - powinna zawierać oznaczenie strony. (...) zamieszczanie wykazu danych osobowych w tzw. rozdzielniku decyzji administracyjnej nie jest niezgodne z obowiązującymi przepisami prawnymi, gdyż ani ustawa o ochronie danych osobowych, a tym bardziej kodeks postępowania administracyjnego nie wprowadzają wprost czy pośrednio takich zakazów, (...) brak jest jakichkolwiek przesłanek pozwalających na uzasadnienie celowości praktyki polegającej na załączaniu rozdzielników do poszczególnych pism kierowanych do stron w toczącym się postępowaniu administracyjnym tak szczegółowych danych osobowych wszystkich uczestników postępowania.

● (...) bezsporne pozostaje, że strony w toczącym się przed starostą T postępowaniu administracyjnym są uprawnione do zapoznawania się z informacjami zawartymi w materiale zgromadzonym w tym postępowaniu, w tym z danymi osobowymi identyfikującymi pozostałe strony. Jednakże w ocenie generalnego inspektora ochrony danych osobowych zbędne jest przesyłanie stronom postępowania pełnego rozdzielnika do pism urzędowych, zawierającego ich imiona, nazwiska i adresy zamieszkania, (...) organ do spraw ochrony danych osobowych zwrócił się do starosty z wystąpieniem o zmianę praktyki załączania do pism w prowadzonych postępowaniach administracyjnych zbiorczych list z danymi osobowymi stron tych postępowań.

Oprac. Małgorzata Piasecka-Sobkiewicz