Jedno okienko nie uprościło formalności spółkom z o.o.

@RY1@i02/2009/200/i02.2009.200.087.0005.001.jpg@RY2@

Krzysztof Pawlisz, radca prawny, partner w kancelarii Sołtysiński, Kawecki & Szlęzak

Fot. Arch.

Do wejścia w życie znowelizowanych przepisów, czyli do 31 marca 2009 r., osoby chcące zarejestrować spółkę z o.o. zmuszone były dokonywać wszelkich czynności w odpowiednich urzędach. Najpierw oczywiście rejestrowały spółkę w KRS, ale składały też wniosek o nadanie NIP, REGON i VAT. Zgłaszały też spółkę jako płatnika składek w ZUS. Dlatego przedsiębiorcy i kandydaci na przedsiębiorców, a więc także udziałowcy oraz członkowie zarządów spółek z o.o. spodziewali się, że reforma tzw. jednego okienka spowoduje, że jeden formularz składany w KRS niejako automatycznie spowoduje zarejestrowanie spółki z wszelkimi tego konsekwencjami we wszystkich urzędach. Skutek zmiany jest jednak tylko taki, że choć miało być pięknie, wyszło jak zwykle.

Podstawowe znaczenie dla rejestracji spółki z o.o. ma bowiem znowelizowany art. 19 b ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Począwszy od końca marca przepis ten wprowadził wymaganie, by wraz z wnioskiem o wpis lub o zmianę wpisu w KRS wnioskodawca składał:

●  wniosek o wpis albo zmianę wpisu do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON),

●  zgłoszenie płatnika składek albo jego zmiany w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych (ZUS),

● zgłoszenie identyfikacyjne albo aktualizacyjne NIP wraz ze wskazaniem właściwego naczelnika urzędu skarbowego. I to pod rygorem zwrotu wniosku.

Tak więc pierwsza rzucająca się w oczy rzecz to to, że formularzy nadal jest tyle samo, a rzekome uproszczenie polega na tym, że składa się je w jednym miejscu. Okazało się więc, że zasadę jednego okienka ustawodawca potraktował dosłownie, choć niekonsekwentnie. Ustawa milczy bowiem o zgłoszeniu VAT. W dalszym ciągu zgłoszenia dotyczącego tego podatku dokonuje się bezpośrednio we właściwym urzędzie skarbowym (formularz VAT-R).

Sąd rejestrowy bada, czy zostały dołączone wszystkie konieczne wnioski oraz załączniki. I kiedy stwierdza braki (np. brak zgłoszenia NIP), może wniosek zwrócić. Praktyka pokazuje jednocześnie, że badanie prawidłowości wniosków i zgłoszeń do innych urzędów ma charakter ograniczony. Zwykle sprowadza się to do stwierdzenia, czy wszystkie wymagane dokumenty zostały złożone i podpisane, a ich merytoryczną treść opiniuje dopiero konkretny urząd, który w razie wykrycia braków bezpośrednio kontaktuje się z wnioskodawcą.

Szczególne ryzyko pojawia się, kiedy wnioskodawca rejestruje zmianę siedziby spółki. Wówczas należy pamiętać, że jednocześnie z wnioskiem o zmianę danych w rejestrze przedsiębiorców koniecznie trzeba złożyć odpowiednie wnioski i zgłoszenia aktualizacyjne do ZUS, GUS oraz urzędu skarbowego. Często się również zdarza, że w momencie rejestracji spółka z o.o. nie zatrudnia jeszcze żadnych pracowników. W związku z tym nie jest zobligowana do zgłoszenia się jako płatnik składek ZUS. W takiej sytuacji należy do wniosku dołączyć odpowiednie pismo wyjaśniające. W przeciwnym razie trzeba się liczyć z koniecznością uzupełnienia wniosku o takie zgłoszenie. A to znów wydłuża procedurę, niekiedy nawet o dwa tygodnie.

Sąd wysyła wnioski i zgłoszenia (wraz z odpowiednimi dokumentami, takimi jak dowód posiadania rachunku bankowego, świadczący o prawie do lokalu czy odpis umowy spółki) do wskazanego urzędu skarbowego, oddziału GUS oraz ZUS (w tym ostatnim przypadku zgłoszenie przesyła po nadaniu NIP) dopiero po wydaniu postanowienia o wpisie spółki lub po zmianie wpisu. Doświadczenia z ostatnich miesięcy wskazują, że sądy rejestrowe w Warszawie na wpisanie spółki do KRS potrzebują od 1 do 3 tygodni. W sezonie walnych zgromadzeń (maj - czerwiec) okres oczekiwania na postanowienie sądu o wpisie przedłuża się do miesiąca. Procedura nadania NIP, po otrzymaniu wniosku przez urząd skarbowy, trwa zazwyczaj od 1 do 3 tygodni. Trzeba jednocześnie pamiętać, że wymiana dokumentów między urzędami a sądem odbywa się przez pocztę, a to dodatkowo wydłuża czas załatwiania formalności.

Niestety, ustawa nie przewiduje dla spółki z o.o. innej możliwości składania wniosków i zgłoszeń, wynikających ze zmian danych podlegających wpisowi do rejestru niż za pośrednictwem sądu rejestrowego. Jedyny wyjątek pojawia się, gdy zainteresowany składa wniosek o rejestrację lub zmianę danych w formie elektronicznej. Tymczasem w praktyce ta metoda cieszy się nikłym zainteresowaniem. Niemniej wtedy wnioskodawca przekazuje wszelkie wnioski i zgłoszenia samodzielnie. Tak więc jedno okienko stało się w praktyce jedynym okienkiem. To zaś powoduje, że kiedy przedsiębiorcy zależy na szybkim uzyskaniu NIP i REGON oraz na dokonaniu zgłoszenia w ZUS, to skazany jest na oczekiwanie, aż sąd i urzędy za pośrednictwem poczty poprzesyłają sobie dokumenty. Co do zasady więc, w wypadku spółki z o.o., jedno okienko przedłuża jedynie czas rejestracji. Poza tym zwiększa ryzyko konieczności uzupełniania wniosku, w razie gdyby sąd rejestrowy dopatrzył się braku (np. zgłoszenia płatnika składek ZUS). Tym samym należy reformę - w odniesieniu do spółki z o.o. - uznać za zabieg wyłącznie formalny i dla przedsiębiorców bezużyteczny. Jedynym rzekomym uproszczeniem jest bowiem przekazanie funkcji urzędu pocztowego w ręce sądu. Nie tylko więc nie przyspieszono rejestracji spółki, lecz wprowadzono dodatkowe komplikacje i utrudnienia.

Krzysztof Pawlisz

 radca prawny, partner w kancelarii Sołtysiński, Kawecki & Szlęzak