Kto jest uprawniony do zawierania umów z kontrahentami w imieniu spółki z o.o.

@RY1@i02/2011/235/i02.2011.235.21500080c.802.jpg@RY2@

Paweł Sowisło adwokat, Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych P.J. Sowisło & Topolewski sp.k.

Zasadą jest, iż spółka z o.o. reprezentowana jest przez jej organ - zarząd. Zarząd z kolei może być jedno- lub wieloosobowy. W pierwszym przypadku, co wydaje się oczywiste, jedyny członek zarządu posiada uprawnienia do samodzielnej reprezentacji spółki, a w konsekwencji nie ma problemu z ustaleniem jego kompetencji.

Sprawa nieco komplikuje się natomiast w przypadku zarządu wieloosobowego. Pierwszeństwo w zakresie ustalenia sposobu reprezentacji przyznane zostało przez ustawodawcę postanowieniom umowy spółki. Może w niej przykładowo zostać zastrzeżone, że każdy spośród członków zarządu uprawniony jest do samodzielnej (jednoosobowej) reprezentacji bądź że wymagane jest współdziałanie wszystkich lub tylko niektórych członków zarządu albo też współdziałanie członka(-ów) zarządu wraz z prokurentem. Regulacje umowne łatwo jednak zweryfikować, bowiem przyjęty sposób reprezentacji ujawniony jest w rejestrze przedsiębiorców KRS. W celu weryfikacji wystarczy zatem wystąpić do sądu rejonowego, przy którym działa Centralna Informacja KRS, z wnioskiem o wydanie aktualnego odpisu KRS spółki (wniosek taki podlega opłacie w wysokości 30 zł), bądź po prostu zobowiązać kontrahenta do jego przedłożenia.

Dopiero gdy umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, w grę wchodzić będą regulacje ustawowe. Zgodnie z treścią art. 205 k.s.h. do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. Jeżeli natomiast umowa zawarta została z kimś, kto podaje się za członka zarządu spółki, a w rzeczywistości nim nie jest, to zawarta z nim umowa będzie nieważna, a nadto nie może ona uzyskać mocy prawnej na skutek jej potwierdzenia przez samą spółkę.

Członkowie zarządu spółki z o.o. nie są jednak jedynymi podmiotami, które dokonywać mogą czynności prawnych w imieniu spółki. Uprawnienie do zawarcia umowy posiadać mogą również pełnomocnicy. Przed podpisaniem umowy od osoby takiej należy jednak bezwzględnie żądać okazania dokumentu pełnomocnictwa, który powinien być podpisany przez osoby mające uprawnienie do reprezentacji spółki. Warto również załączyć kopię pełnomocnictwa do umowy. Należy ponadto upewnić się, czy pełnomocnictwo spełnia wymogi co do formy przewidziane dla czynności prawnej, do dokonania której zostało udzielone (np. forma aktu notarialnego dla sprzedaży nieruchomości).

Nierzadko przy podpisywaniu umowy w imieniu spółki występuje osoba zajmująca w niej kierownicze stanowisko. Należy jednak pamiętać, że nie upoważnia to automatycznie do zawierania w imieniu spółki umów. Jeśli zatem osoba taka nie jest jednocześnie członkiem zarządu spółki, również ona powinna dysponować stosownym pełnomocnictwem.

Szczególnym rodzajem pełnomocnictwa o najszerszym zakresie umocowania jest prokura. Obejmuje ona z mocy prawa upoważnienie do dokonywania czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa i może być ograniczona tylko przepisem ustawy (np. art. 109³ kodeksu cywilnego). Możemy mieć jednak do czynienia z tzw. prokurentem łącznym, który będzie mógł reprezentować spółkę np. wyłącznie z innym prokurentem lub członkiem zarządu.

Co zrobić, gdy okaże się, że osoba zawierająca umowę jako pełnomocnik nie miała umocowania albo przekroczyła jego zakres? Wówczas można wyznaczyć spółce, w której imieniu umowa została zawarta, odpowiedni termin do potwierdzenia umowy. W przypadku gdy takiego potwierdzenia nie otrzymamy, nie jesteśmy związani umową. Możemy natomiast żądać od fałszywego pełnomocnika zwrotu tego, co już od nas otrzymał w wykonaniu umowy, a także naprawienia poniesionej przez nas szkody. Jeżeli natomiast spółka potwierdzi umowę, będzie ona ważna.

ES

Ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 ze zm.).