Czy członek zarządu może reprezentować wspólnika na zgromadzeniu sp. z o.o.

Udziałowcy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie mają obowiązku osobistego udziału w zgromadzeniach wspólników ani wykonywania prawa głosu. Ustawodawca dopuszcza ich zastępstwo w realizacji tych organizacyjnych czynności przez pełnomocników lub - w odniesieniu do wykonywania prawa głosu - innych przedstawicieli (np. prokurenta czy syndyka masy upadłości). Warunkiem jest jednak, aby nie wyłączała tego umowa spółki bądź kodeks spółek handlowych. Co do zasady pełnomocnictwo obejmuje zarówno prawo do udziału w zgromadzeniu, jak i w akcie głosowania. Nie ma jednak przeszkód, aby było ono ukształtowane dowolnie i obejmowało wyłącznie partycypację w spotkaniu wspólników bądź tylko uczestnictwo w podejmowaniu uchwał (głosowaniu), a w ramach tego ostatniego, aby np. wykluczało możliwość zadawania przez umocowanego pytań w trakcie dyskusji nad daną uchwałą. Przy czym udzielenie pełnomocnictwa do głosowania nie jest równoznaczne z pozbawieniem wspólnika uprawnienia do samodzielnego wykonywania prawa głosu. Jeżeli zatem udziałowiec oświadczy, że mimo obecności reprezentanta zamierza głosować, to ma on przed nim pierwszeństwo.

Pełnomocnictwo to ma charakter szczególny w stosunku do tych unormowanych w kodeksie cywilnym. Powinno być ono udzielone na piśmie pod rygorem nieważności i dołączone do księgi protokołów. Oznacza to, że należy przedłożyć albo poświadczoną np. przez notariusza za zgodność z oryginałem kserokopię dokumentu pełnomocnictwa, albo jego oryginał opatrzony podpisem mocodawcy. Wykluczony jest podpis faksymilą. Nie ma również możliwości dostarczenia pełnomocnictwa faksem, bo wtedy jest to jedynie kopia oryginału. Podobnie jest, gdy pełnomocnictwo zostało przesłane za pośrednictwem poczty elektronicznej, chyba że zawiera ono bezpieczny podpis elektroniczny w rozumieniu ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450 ze zm.).

Jeżeli wspólnik chce dopuścić ustanawianie przez pełnomocnika substytutów, w treści pełnomocnictwa powinien on wskazać jednoznacznie, że pełnomocnik ma prawo ustanowić innego pełnomocnika do wykonywania praw na zgromadzeniu wspólników (Komentarz do Kodeksu spółek handlowych z 2012 r., 5 wydanie, Wydawnictwo C.H. Beck, s. 556).

Pełnomocnikiem nie może być członek zarządu ani pracownik sp. z o.o. Pojęcie pracownik należy zaś odnosić tylko do osób zatrudnionych w podmiocie na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru i mianowania. Z tego kręgu wyłączone są więc osoby świadczące pracę w spółce na innej podstawie prawnej, np. umów cywilnoprawnych. Wspólnik w spółce jednoosobowej, który nie wchodzi w skład zarządu, nie może umocować tego ostatniego. Jeżeli natomiast udziałowiec jest równocześnie członkiem zarządu, nie może on przyjąć pełnomocnictwa od pozostałych wspólników.

Wykluczone jest więc umocowanie przez czytelnika wiceprezesa zarządu sp. z o.o. do uczestnictwa w nadzwyczajnym zgromadzeniu udziałowców i głosowaniu uchwał.

@RY1@i02/2012/056/i02.2012.056.215000300.802.jpg@RY2@

Anna Borysewicz, adwokat

Anna Borysewicz

adwokat

Podstawa prawna

Art. 243 ustawy z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 z późn. zm.).