Prawo prokurenta i pełnomocnika musi określać umowa spółki z o.o.

Co do zasady zgromadzenie wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zwołuje zarząd. Przy tym reguła ta wyrażona w art. 235 par. 1 kodeksu spółek handlowych (k.s.h) dotyczy zarówno zwyczajnych, jak i nadzwyczajnych zebrań udziałowców. Te pierwsze powinny się odbywać w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego.

Rok obrotowy

Pod pojęciem roku obrotowego należy rozumieć rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany również do celów podatkowych. Rok obrotowy lub jego zmiany określa statut bądź umowa, na podstawie której utworzono jednostkę.

Jeżeli jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, to można księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za ten okres połączyć z księgami rachunkowymi i sprawozdaniem finansowym za rok następny. W przypadku zmiany roku obrotowego pierwszy po zmianie rok obrotowy powinien być dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy.

Upoważnieni z ustawy

W sytuacji, w której zarząd uchybi obligowi zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników w ww. terminie (tzn. określonym ustawowo bądź w kontrakcie podmiotu), wówczas uprawnienie do jego zwołania przysługuje radzie nadzorczej albo komisji rewizyjnej. Jeżeli zaś w danej spółce z o.o. występuje zarówno rada nadzorcza, jak i komisja rewizyjna, to opisane uprawienie przysługuje tylko jednemu z tych gremiów, a kwestię któremu się należy powinna rozstrzygać umowa spółki.

W kontrakcie tym, względnie w regulaminie działania rady nadzorczej albo komisji rewizyjnej, należy nadto określić, który z jej członków jest upoważniony do podpisywania zaproszeń na zebrania udziałowców i sporządzania porządku obrad. Organy te mogą jednak zwołać zebranie dopiero po bezskutecznym upływie dwutygodniowego okresu liczonego od daty zgłoszenia przez nie odpowiedniego żądania skierowanego do zarządu.

Warunkiem uzyskania tego szczególnego uprawienia jest zatem niepodjęcie przez zarząd działań zmierzających do zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników w ciągu dwóch tygodni od zgłoszenia przez radę nadzorczą albo komisję rewizyjną konieczności jego odbycia. W świetle natomiast wyroku Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 25 maja 1995 r., I ACr 340/95, uprawnienie rady nadzorczej do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników jest własnym uprawnieniem rady, doznającym ograniczenia tylko w tym znaczeniu, że ustępuje ono pierwszeństwa zarządowi, który powiadomiony o takim żądaniu, może sam zgromadzenie zwołać. Jeśli zaś tego nie uczyni w dwutygodniowym terminie, na kwestię tę pozbawi się wpływu. Oczywiście to pierwszeństwo usankcjonowane musi zostać wówczas, gdy zarząd ma możliwość skorzystania z niego.

Najczęstsze rozwiązanie

Komentowane uprawnienie umowa podmiotu może również przyznać innym niż rada nadzorcza albo komisja rewizyjna osobom, w tym także tym z zewnątrz (np. związanym z działalnością spółki). Ustawodawca pozostawił w tym zakresie całkowitą swobodę. Najczęściej w kontrakcie spółki wymienia się jednak: prokurenta, pełnomocnika (ale nie wspólników) oraz określoną grupę udziałowców. [przykłady 1, 2]

Prawo to może być też przypisane do udziałów, które stają się wówczas uprzywilejowane albo też być uprawnieniem przyznanym osobiście konkretnemu wspólnikowi (wspólnikom). Osoba zwołująca zwyczajne zebranie udziałowców przygotowuje równocześnie porządek obrad i załącza do zaproszeń projekty stosownych uchwał. Treść zaproszenia oraz czas jego wysłania musi odpowiadać treści art. 238 k.s.h. Gdy rada nadzorcza (komisja rewizyjna) podejmie czynności zmierzające do zwołania zwyczajnego zebrania udziałowców, to pozostałe organy (zarząd) i osoby tracą to uprawnienie.

Możliwość odwołania

Pomimo braku w przepisach kodeksu spółek handlowych wyraźnego przyznania uprawnienia do odwołania zgromadzenia wspólników spółki z o.o. jej zarządowi, okoliczności faktyczne sprawy mogą prowadzić do uznania takiej czynności za zgodną z prawem. Jeżeli zatem umowa spółki może przyznać uprawnienie do zwołania zwyczajnego zebrania wspólników innym niż określonym w art. 235 par. 2 k.s.h. osobom, to nie ma przeszkód, aby wyżej przytoczony wyrok Sądu Najwyższego z 3 kwietnia 2009 r., II CSK 604/08, znalazł analogiczne zastosowanie także do nich.

PRZYKŁAD 1

Brak uprawnienia

Prokurent X sp. z o.o., mimo braku odpowiedniego zapisu umowy spółki, 1 czerwca 2011 r. skierował do zarządu pismo, w którym zażądał zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników na 30 czerwca 2011 r. W tej samej dacie przedmiotowe pismo wpłynęło do X sp. z o.o. Pozostało ono bez jakiejkolwiek odpowiedzi. Prokurent nie może jednak wysłać do udziałowców zaproszeń na ich zwyczajne zgromadzenie. Umowa X sp. z o.o. nie przyznaje mu bowiem takiego uprawnienia. Gdyby jej kontrakt zawierał takie postanowienie, wówczas prokurent mógłby najpóźniej 16 czerwca 2011 r. wystosować do wspólników zaproszenia na ich zwyczajne zebranie na 30 czerwca 2011 r. (bo musiałyby być wysłane minimum na dwa tygodnie przed datą zgromadzenia) zawierające szczegółowy porządek obrad oraz załączyć do nich projekty uchwał.

PRZYKŁAD 2

Tylko jedna decyzja

Zgodnie z umową Y sp. z o.o. prawo do zwoływania wszelkich zgromadzeń udziałowców przysługuje pełnomocnikowi spółki. W spółce działa rada nadzorcza. Jej przewodniczący stwierdził natomiast, że z uwagi na treść art. 235 par. 2 k.s.h. w razie gdyby zarząd nie zwołał zwyczajnego zebrania wspólników wówczas tylko on, a nie pełnomocnik, mógłby podpisać i wysłać do wspólników zaproszenia na zgromadzenie i sporządzić agendę obrad. Nie ma on jednak racji. Kontrakt spółki może bowiem przyznać pełnomocnikowi podmiotu ww. uprawnienie. Jeżeli zatem to pełnomocnik zwoła zwyczajne zebranie wspólników, wówczas nie może już tego uczynić upoważniony członek rady nadzorczej i vice versa.

@RY1@i02/2012/031/i02.2012.031.21500060a.802.jpg@RY2@

Anna Borysewicz, adwokat

Anna Borysewicz

adwokat

Podstawa prawna

Art. 231 par. 1, 235 oraz 238 ustawy z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. z 2000 r. nr 94, poz. 1037 ze zm.).

Art. 3 ust. 1 pkt 9 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).