Na co zwracać uwagę przy transgranicznym łączeniu spółek

Wskutek połączenia transgranicznego, analogicznie jak przy połączeniu spółek krajowych, prawa i obowiązki spółki przejmowanej przechodzą w drodze sukcesji uniwersalnej na spółkę przejmującą. Zazwyczaj po przeprowadzeniu połączenia transgranicznego spółka przejmująca kontynuuje dotychczasową działalność spółki przejmowanej poprzez oddział przedsiębiorcy zagranicznego, do którego alokowany jest dotychczasowy majątek spółki przejmowanej.

Postępowanie rejestrowe w zakresie transgraniczego łączenia przebiega dwutorowo: w kraju, w którym siedzibę ma spółka przejmująca, i w kraju spółki przejmowanej. Procedura połączenia rozpoczyna się od fazy managerskiej – przygotowania przez zarządy spółek biorące udział w łączeniu wspólnego planu połączenia i sprawozdania uzasadniającego połączenie. Następnie plan połączenia wymaga ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Można publikować wersję dwujęzyczną planu połączenia lub też tylko tłumaczenie przysięgłe na język polski.

Jednocześnie plan połączenia należy złożyć w sądzie rejestrowym (opłata 40 zł) i poddać badaniu przez biegłego rewidenta. Spółki uczestniczące w połączeniu transgranicznym mogą wystąpić ze wspólnym wnioskiem o wyznaczenie wspólnego biegłego. Plan połączenia nie będzie wymagać badania jedynie w dwóch przypadkach. Po pierwsze, jeżeli spółka przejmująca jest jedynym wspólnikiem spółki przejmowanej i po drugie, jeżeli wszyscy wspólnicy każdej z łączących się spółek wyrazili zgodę na niebadanie planu.

O planowanym łączeniu transgranicznym należy dwukrotnie zawiadomić wspólników. Dowód zawiadomienia wspólników polskiej spółki biorącej udział w połączeniu dołącza się do wniosku o wydanie zaświadczenia zgodności z prawem polskim. Nie jest wymagane złożenie do polskiego sądu dowodu zawiadomienia wspólnika spółki zagranicznej biorącej udział w łączeniu, gdyż badanie prawidłowości zawiadomienia wspólnika spółki zagranicznej wykracza poza kompetencję polskiego sądu rejestrowego, który powołany jest do kontroli procedury połączeniowej tylko w zakresie prawa polskiego.

W kolejnym etapie połączenia plan połączenia, sprawozdanie zarządu uzasadniające połączenie oraz sprawozdania finansowe za ostatnie trzy lata udostępniane są pracownikom polskiej spółki uczestniczącej w łączeniu. Pracownicy spółki mają prawo sporządzić opinię co do planowanego połączenia, a w razie sporządzenia takiej opinii zarząd zobowiązany jest dołączyć ją do wniosku o wydanie zaświadczenia o zgodności połączenia z prawem polskim.

Dopiero po upływie miesiąca od ogłoszenia planu połączenia w MSiG i dwóch tygodniach od drugiego zawiadomienia wspólnika, polska spółka uczestnicząca w połączeniu może podjąć uchwałę połączeniową. Uchwała taka powinna być umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza. Należy w niej zawrzeć zgodę na plan połączenia i proponowane zmiany w umowie albo statucie spółki przejmującej. Uchwałę połączeniową podejmuje również spółka przejmująca, zgodnie z właściwymi dla niej przepisami prawa.

Po podjęciu uchwały połączeniowej polska spółka przejmowana może wnioskować o wydanie przez sąd rejestrowy zaświadczenia o zgodności z prawem polskiej części połączenia. Do chwili obecnej nie został opracowany odpowiedni formularz wnioskowy, a zatem należy sporządzić pisemny wniosek o wydanie zaświadczenia o zgodności z prawem, a w celu wpisania wzmianki o połączeniu należy złożyć wniosek KRS-Z3 i formularz KRS-ZH. Ponadto trzeba dołączyć dokumenty wymienione w art. 516¹² par. 2 kodeksu spółek handlowych oraz dowód ogłoszenia planu połączenia w MSiG. Inaczej niż przy połączeniu spółek krajowych nie jest natomiast wymagane złożenie uchwały połączeniowej spółki przejmującej.

Zgodnie z k.s.h. zaświadczenie o zgodności ma być wydane bezwłocznie. W praktyce na zaświadczenie czeka się ok. trzech tygodni, czyli tyle, ile na rozpatrzenie standardowego wniosku. Zaświadczenie wydawane jest w formie postanowienia.

Od wniosku o wydanie zaświadczenia sądy pobierają opłatę w wysokości 300 zł oraz 250 zł za ogłoszenie wzmianki o połączeniu w MSiG.

Po wydaniu zaświadczenia o zgodności procedura łączeniowa przenosi się za granicę, do kraju, w którym siedzibę ma spółka przejmująca. Tam dokonywana jest weryfikacja czynności połączeniowych przez organ kontrolny wskazany przez przepisy właściwe dla spółki przejmującej (np. przez notariusza lub sąd), a następnie wpis połączenia do właściwego rejestru. Zgodnie z art. 12 Dyrektywy 2005/56/WE połączenie transgraniczne z udziałem spółki polskiej jako spółki przejmowanej stanie się skuteczne z dniem określonym w przepisach właściwych dla spółki przejmującej, np. przy transgranicznym przejęciu spółki polskiej przez holenderską spółkę przejmującą dniem połączenia będzie zgodnie z prawem Królestwa Niderlandów dzień następujący po dniu podpisania przez zarządy łączących się spółek tzw. notarialnego aktu połączenia, w którym notariusz jako organ kontrolny stwierdzi zgodność połączenia transgranicznego z prawem. W takim przypadku wpis połączenia do holenderskiego rejestru handlowego ma jedynie charakter deklaratoryjny.

W ostatnim etapie organ rejestrowy spółki przejmującej zawiadamia organ rejestrowy spółki przejmowanej o dokonaniu połączenia transgranicznego i wnosi o wykreślenie spółki przejmowanej z rejestru. Ponieważ zagraniczny sąd przesyła zawiadomienie o dokonanym połączeniu w języku obcym, zdarza się, że obcojęzyczne pismo zagranicznego organu rejestrowego pozostaje bez rozpoznania w aktach rejestrowych albo przesyłane jest na adres spółki przejmowanej. Aby uniknąć takiej sytuacji i doprowadzić do szybkiego wykreślenia spółki przejmowanej z rejestru, warto włączyć się również w ten etap postępowania rejestrowego i złożyć do sądu tłumaczenie przysięgłe pisma zagranicznego organu rejestrowego, co przyspieszy procedurę wykreślania polskiej spółki z rejestru. Ponadto można wnieść o ujawnienie w KRS dodatkowych informacji na temat połączenia, np. informacji o dniu, w którym transgraniczne połączenie stało się skuteczne. Co do opłat od dokonania wpisu to praktyka nadal nie jest jednolita. Za wykreślenie spółki przejmowanej z rejestru pobierana jest opłata w wysokości 300 zł, którą sąd obciąża albo spółkę przejmowaną, albo spółkę przejmującą. Ogłoszenie w MSiG następuje z urzędu i jest wolne od opłat.

Niestety, do czasu wpisania połączenia transgranicznego do polskiego rejestru spółka przejmowana figuruje nadal w KRS (choć od dnia połączenia już nie istnieje). W praktyce powoduje to różne problemy, w szczególności przy załatwianiu spraw urzędowych związanych z zawiadomieniem o sukcesji generalnej. Urzędnicy bowiem żądają okazania wpisu połączenia transgranicznego do KRS i nie chcą opierać się na zagranicznych dokumentach połączeniowych ani na brzmieniu art. 12 Dyrektywy 2005/56/WE, z którego wynika, że połączenie transgraniczne staje się skuteczne w dniu określonym przez przepisy właściwe dla zagranicznej spółki przejmowanej. W pierwszym roku obowiązywania nowych przepisów na wykreślenie spółki przejmowanej z rejestru czekało się około miesiąca. Miejmy nadzieję, że teraz będzie szybciej.