Nie tylko zarząd odpowie za raport

Za obowiązki w zakresie rachunkowości, które nakłada na jednostki prawo bilansowe, odpowiada jej kierownik, czyli np. zarząd. Należy pamiętać, że nie zwalnia z odpowiedzialności przekazanie obowiązków np. głównemu księgowemu. W przypadku bowiem gdy obowiązki w tym zakresie zostały powierzone innej osobie za jej zgodą, wówczas kierownik jednostki odpowiada w tym zakresie z tytułu nadzoru. Przy czym przekazaniu nie podlega odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury. Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. Przepisy zastrzegają również, że jeżeli kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

Jak stanowią cytowane przepisy, przyjęcie odpowiedzialności przez księgowego musi mieć formę pisemną. Nie oznacza to jednak, że jeżeli księgowy nie podpisał takiego dokumentu, będzie bezkarny. Nie można bowiem zapominać, że w razie zaniedbań zastosowanie będą tu miały ogólne normy prawa pracy. Oznacza to, że jeśli księgowy jest zatrudniony na umowę o pracę, to jako pracownik odpowiada za należyte wykonanie obowiązków. Dotyczy to również sytuacji, gdy nie przekazano mu na piśmie określonych obowiązków w zakresie rachunkowości. Nie może się on więc uchylić od odpowiedzialności przykładowo za nieterminowe zamknięcie ksiąg rachunkowych czy nieterminowe sporządzenie sprawozdania finansowego. W przypadku nieumyślnej winy odpowiedzialność ograniczona jest do trzykrotności miesięcznego wynagrodzenia. W przeciwnym przypadku ograniczenie to nie funkcjonuje.

Jeżeli jednak chodzi o kwestię odpowiedzialności za sprawozdanie finansowe, warto zwrócić uwagę na art. 4a ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości. Ważną kwestią jest również fakt, że kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki odpowiadają solidarnie wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie tych obowiązków.

Oznacza to, że za sprawozdanie finansowe spółki odpowiada nie tylko kierownik jednostki, ale również rada nadzorcza lub inne organy nadzorujące. Muszą oni więc podejmować wszystkie czynności - w ramach posiadanych kompetencji - które wynikają z umowy spółki, statutu, kodeksu spółek handlowych lub innych aktów regulujących działalność podmiotu, mających na celu zapewnienie terminowego, rzetelnego i zgodnego z prawem przygotowania sprawozdań.

Dotyczy to przykładowo przygotowania odpowiednich danych, zlecenia sporządzenia sprawozdań kompetentnym osobom, nadzorowania terminowości i ich pracy itd.

Jeżeli odpowiedzialne osoby nie wywiążą się z tych obowiązków, można stosować wobec nich odpowiedzialność zarówno karną, jak i odszkodowawczą.

W tym pierwszym przypadku zastosowanie będzie miał art. 77 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tą regulacją ten, kto wbrew przepisom ustawy o rachunkowości dopuszcza do niesporządzenia sprawozdania finansowego, sporządzenia jego niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych, podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat dwóch albo obu tym karom łącznie.

Jeżeli więc okaże się, że np. nie sporządzono sprawozdania finansowego, członkowie rady nadzorczej będą mogli zostać uznani za współsprawców takiego przestępstwa obok kierownika jednostki, jeżeli nie podejmą - w ramach posiadanych kompetencji - czynności, które miały na celu zapobieżenie takiej nieprawidłowości.

Jak to już zostało wspomniane, poza odpowiedzialnością karną, na kierowniku jednostki, członkach rady nadzorczej lub innym organie nadzorującym spoczywa odpowiedzialność cywilna. Spółka może więc poszukiwać u tych osób możliwości naprawienia szkody, o ile tylko wykazane zostanie, że powstała szkoda ma charakter majątkowy i jest wynikiem działania lub zaniechania działania. Warto pamiętać, że odszkodowanie obejmować może zarówno tzw. rzeczywistą szkodę, jak i utracone korzyści.

W związku z tym, że odpowiedzialność wskazanych osób ma charakter solidarny, odszkodowania można żądać od każdej z tych osób w pełniej wysokości. Tak sformułowany przepis może ułatwić ewentualną egzekucję. Należy jednak pamiętać, że ocena tego, czy doszło do niewykonania obowiązku, musi być dokonywana z uwzględnieniem zapisów umowy spółki, statutu, przepisów kodeksu spółek handlowych lub innych aktów regulujących działalność danej jednostki. Nie można pociągnąć do odpowiedzialności osoby, która nie wykonała czynności, do których nie jest upoważniona.

Podsumujmy więc, że spółka może żądać od zarządu i radcy nadzorczej naprawienia szkody, o ile jest w stanie wykazać, że ma ona charakter majątkowy i jest skutkiem działania lub zaniechania działania. Należy więc udowodnić wysokość szkody oraz winę. Jednym z podstawowych środków dowodowych w tym przypadku może być opinia biegłego sądowego z zakresu rachunkowości. Biegły powinien w niej wskazać wady kwestionowanego sprawozdania finansowego i wyliczyć wysokość szkody poniesionej przez spółkę. Środami dowodowymi mogą też być dokumenty i świadkowie.

W kontekście odpowiedzialności za sprawozdanie warto zwrócić uwagę na przepisy ustawy z 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym. Jak okazuje się w praktyce, powodują one pewne wątpliwości.

Przypomnijmy więc, że do 6 grudnia 2009 r. określone jednostki zainteresowania publicznego, którymi są m.in. spółki giełdowe i banki, musiały utworzyć komitet audytu. Członkowie komitetu audytu to osoby powołane przez radę nadzorczą spośród jej członków. W przypadku gdy rada nadzorcza składa się z nie więcej niż pięciu członków, zadania komitetu audytu mogą zostać powierzone radzie nadzorczej.

Do zadań tego organu należy m.in.:

- monitorowanie procesu sprawozdawczości finansowej,

- monitorowanie skuteczności systemów kontroli wewnętrznej, audytu wewnętrznego oraz zarządzania ryzykiem,

- monitorowanie wykonywania czynności rewizji finansowej,

- monitorowanie niezależności biegłego rewidenta i podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych.

Wśród członków rad nadzorczych w związku z koniecznością utworzenia tego organu pojawiło się mylne przeświadczenie, że funkcjonowanie komitetu zwalnia ich z odpowiedzialności za sprawozdanie finansowe. Takiego zwolnienia z odpowiedzialności nie przewiduje jednak ani ustawa o rachunkowości, ani ustawa o biegłych rewidentach. Należy natomiast pamiętać, że opisywany wcześniej art. 4a ust. 2 ustawy o rachunkowości pozwala na pociągnięcie do odpowiedzialności odszkodowawczej przez spółkę każdej z osób zasiadających w radzie nadzorczej w pełniej wysokości bez względu na to, czy zasiada ona w komitecie audytu czy też nie.

Kierownik jednostki (np. zarząd) oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania ustawy o rachunkowości.

Organy te odpowiadają solidarnie wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem stanowiącym naruszenie tego obowiązku.

Odpowiedzialność:

● karna - zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości grozi grzywna, kara pozbawienia wolności do lat dwóch lub obie te kary łącznie,

● cywilna - możliwość ubiegania się od kierownika jednostki lub organu nadzorczego odszkodowania.

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Art. 4 ust. 5 art. 4a, art. 77 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

Art. 86 ustawy z 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym (Dz.U. z 2009 r. nr 77, poz. 694).